Minerva Knowledge: система управления знаниями - российский аналог Confluence

В связи с изменениями на фоне политической ситуации в мире, приостановкой продаж и поддержки ряда программных продуктов в 2022 году многие компании столкнулись с необходимостью найти им замену на российском рынке.

В сфере управления знаниями одну из лидирующих позиций на российском рынке занимает продукт Confluence компании Atlassian. Это программная система корпоративного уровня, которая помогает командам организовывать свою работу централизованно и доступно. Настраиваемое программное обеспечение за годы работы приобрело множество функций с широкими возможности, однако Confluence не является универсальной системой и не так прост в использовании. Часто пользователи говорят о том, что функционал поиска не всегда оправдывает ожидания, информация при поиске в системе не актуальна, поэтому люди предпочитают работать с каким-либо другим инструментом, прежде чем передавать информацию в Confluence. Процесс редактирования может быть медленным и сложным. Таким образом все больше команд считают Confluence слишком перегруженным и медленным для эффективного использования, что приводит к устаревшему контенту и низкой вовлеченности пользователей.

Atlassian также приостановили работу на территории России, а значит компании, внедрившие системы управления знаниями, нуждаются в подборе подходящих альтернатив зарубежному продукту, который будет гарантированно продолжать работать без проблем с оплатой и продолжать оказывать техническую поддержку в случае возникновения каких-либо проблем. Сегодня организации ищут программную систему для совместной работы над проектами, которая выходит за рамки обычных функциональных возможностей.

Такие альтернативы на нашем рынке есть, одна из которых Minerva Knowledge - система управления знаниями, признанная лучшей на российском рынке по версии CCG.

• Миграция контента

Одной из самых больших сложностей при замене программного обеспечения является процесс миграции контента. Переносить вручную тысячи страниц трудозатратно, эту проблему поможет решить автоматическая миграция с Confluence. Minerva Knowledge обладает опытом успешного переезда с Confluence и осуществляет его уже несколько лет, в том числе для крупных компаний с большим количеством данных. Например, в 2020-м году миграцию осуществлялась для большого подразделения компании Qiwi (АО Киви Банк).

Для замены связки Jira + Confluence Minerva Knowledge может обеспечить интеграцию со стабильными и проверенными временем системами проектного управления и трекерами задач. Например, Naumen Project Ruler.

• Поиск знаний в системе

Точечный поиск необходимой информации и аналитика поиска крайне важны клиентам, так как мало собрать знания в системе, нужно обеспечить легкий доступ к ответам на возникшие вопросы. В отличие от зачастую проблемного и неактуального итога поиска в Confluence, Minerva имеет оптимизированный и самый совершенный поиск и отчетность по нему, от исправления опечаток до представления готовых ответов на вопросы, как это делает Яндекс и Google.

• Обеспечение поддержки

На сегодняшний день одним из главных факторов при выборе программных продуктов и систем является их независимость от импорта. Например, на рынке есть решения, основанные на зарубежном opensource Liferay, который в свою очередь на своем сайте прямо пишет о поддержке экспортного контроля США. Это означает, что при наличии проблем авторы большей части кода приложения откажут в поддержке.

Именно поэтому ключевым отличием Minerva Knowledge является использование полностью импортонезависимых технологий.

• Высокая производительность

В 2022 года на рынке появляется много новых систем, которые обещают заменить Confluence. Они хаотично копируют из него различный функционал, в основном не задумываясь об обеспечении стабильной работы такой многофункциональной системы. Из-за отсутствия большого количества клиентов и установок качество таких продуктов крайне низкое, в связи с чем возникают большие сложности при высокой нагрузке или большом объеме контента, а значит для крупных компаний такие решения точно не подойдут.

Minerva Knowledge позаботилась, чтобы пользователи таких проблем не испытывали - система способна выдерживать большой объем нагрузки без возникновения затруднений. Например, продукт стабильно работает при нагрузке в 25 000 пользователей в группе компаний Совкомбанк.

• Поддержка актуальности учебных материалов

Собрав базу знаний в Minerva Knowledge можно создавать учебные курсы на их основе, используя другой продукт компании — система обучения Minerva Learn. Проблема других систем обучения в том, что созданные курсы быстро теряют свою актуальность в связи с изменениями информации, которую нужно менять не только в исходных данных, но и в самих курсах отдельно. Магия системы Minerva в том, что при изменении знаний все обучающие материалы курса автоматически актуализируются и не нужно тратить время на их обновление. Таким образом у вас всегда будет актуальные обучающие материалы, которые не нуждается в постоянных исправлениях. Доступна также интеграция с внешними ресурсами.

• Размещение в облаке и на сервере

Можно организовать работу на защищенном сервере с доступом ко всем функциям или установка Minerva Knowledge на свой сервер в соответствии с любыми стандартами безопасности.

• Обеспечение безопасности

Minerva Knowledge использует микро сервисный и безопасный enterprise stack основанный на Java, что является большим плюсом. На нашем рынке есть компании, которые раньше занимались созданием сайтов, а теперь перешли к созданию баз знаний для хранения конфиденциальной информации. Сайты делали на PHP, соответственно и продукт решили делать на PHP. Такой выбор можно объяснить тем, что кадры со знанием PHP на рынке сильно дешевле, но вот при сравнении PHP проигрывает Java в безопасности.

Когда мы говорим о хранении знаний компании, часто речь идет о конфиденциальности. Безопасность решения Minerva Knowledge на практике часто тестируется самими заказчиками и она на высоком уровне. Благодаря этому продукт сейчас внедрен в более чем 10 финансовых организациях, включая “банк всех банков России”

Что касается возможной потери данных при блокировке аккаунта, Minerva гарантирует их сохранность в случае возникновения таких проблем.

• Вопросы оплаты

Использование многих зарубежных продуктов, которые остались доступными на рынке, затруднено не только ограничением технической поддержки, но и проблемами с оплатой. Чтобы обеспечить постоянный доступ к системам управления знаниями без ограничений функционала и без опасений потерять доступ к данным, компаниям нужна возможность вовремя оплачивать работы программного продукта. К сожалению, сегодня многим приходится обращаться за помощью или подбирать альтернативу системе в связи с невозможностью оплаты российскими картами. Так как Minerva Knowledge является отечественным продуктом, таких проблем не возникает.

С тарифами системы можно ознакомиться здесь (Тарифы Minerva Knowledge).

На рынке существует большое количество аналогов - популярных и не очень, с широким функционалом и для более узких задач. Часть из них бесплатны для использования, рассмотрим некоторые из них, которые часто рассматривают как альтернативу Confluence:

• xWiki - это мощная платформа для совместной работы с открытым исходным кодом, позволяющая компаниям любого размера экономить время и деньги, одновременно улучшая сотрудничество как на командном, так и на организационном уровне. Благодаря более чем 600 доступным расширениям, приложениям, макросам, оболочкам и плагинам XWiki является одной из самых гибких и универсальных платформ для совместной работы. Более того, приложение в считанные минуты позволяет даже пользователям, не имеющим достаточного технического опыта, создавать свои собственные расширения и продолжать эффективное сотрудничество. XWiki поддерживает полную настройку и доступна как в облачной, так и в локальной версиях, чтобы соответствовать потребностям каждого.

• Wiki.js - одна из самых мощных бесплатных систем с открытым исходным кодом, доступных на рынке с более чем 2 миллионами установок. Это автономное программное обеспечение. Можно внести свой вклад в Wiki.js просто предложив какую-либо функцию или выявив какие-либо ошибки. Корпоративная аутентификация и двухфакторная аутентификация для обеспечения дополнительного уровня безопасности. Установить Wiki.js можно на любом устройстве - работает практически на любой платформе. Управление функционалом с помощью персональной админки и настройка внешнего вида. Система Wiki.js построена на Node.js, что обеспечивает высокую производительность. Есть возможность сделать данные общедоступными или защищенными. Благодаря современному интерфейсу это отличный вариант как для внутренней, так и для внешней документации.

• Nuclino. Несмотря на то, что Nuclino не так богат функциями, как Confluence, он фокусируется на основных функциях, таких как поиск, организация контента и совместное редактирование, и сводит к минимуму время обучения для новых пользователей. Это отличный вариант для команд, которые ищут быструю, простую и легкую альтернативу Confluence. В дополнение к возможности организовать свою внутреннюю документацию в виде знакомого вложенного списка, пользователи могут визуализировать свои данные в виде доски Канбан, таблицы или графики с помощью mindmap. Это делает Nuclino отличным решением для широкого спектра вариантов использования, включая обмен знаниями, создание справочников для сотрудников, адаптацию сотрудников, планирование спринтов, документирование процессов и многое другое.

Несмотря на достаточно обширный функционал и возможность решения множество задач бесплатными системами компании всё равно отдают предпочтение платным аналогам, которые обеспечивают стабильную работу продукта, персональную поддержку и персональный подход к проектам в зависимости от размера компаний и необходимых для них решений. База знаний внутри многофункциональных систем, таких как Битрикс24, Platrum, Weeek также не могут стать полноценной альтернативой Confluence, потому что первостепенно решают совсем другие задачи, а значит функционал данных систем не вполне соответствует всем требованиям компаний, для которых важна многофункциональная система управления знаниями.

Если вы являетесь компанией, у которой в планах заменить Confluence высокопроизводительной автономной альтернативой, Minerva Knowledge отличный вариант для решения ваших задач.

Minerva Knowledge - это система управления знаниями для оптимизации компании разного размера и типа, которая является отличной альтернативой для замены Confluence.

• Minerva Knowledge поможет в оптимизации управления персоналом с помощью эффективных инструментов адаптации сотрудников, автоматизации кадрового делопроизводства. База знаний системы может стать превосходным источником контента для LMS системы Minerva Learn.
• Быстрый оптимизированный поиск информации по всем типам контента, уведомления о всех видах изменений в данных, создание единого источника контента и встроенные сценарии обслуживания для улучшения качества работы клиентского сервиса.
• Ведение каталога товаров и услуг с информацией обо всех изменениях и функционалом персонализированной настройки доступа к информации, сбор обратной связи для коммерческих служб, делопроизводства и бизнес-процессов.
• Автоматическое обновление изменений на сторонних ресурсах и возможность интеграции с внешними ресурсами, точечный поиск и поиск по тегам, работа с любым видом контента и доступ для групп пользователей для автоматизации маркетинга и PR отдела.
• Поиск не только по базе знаний, но и внутри документов, создание единого пространства для всех подразделений и ограничение доступа к информации для групп пользователей, уведомления о внесении изменениях или массовые изменения для юридических служб.
• Упрощение работы офисных сотрудников с помощью использования конструктора пошаговых скриптов действий и создания наглядных пошаговых инструкций. Сбор комментариев и замечаний в едином пространстве, подсказки во время работы и простой импорт информации в систему.

Всё это и много другое становится доступным с Minerva Knowledge.

Продукт Minerva Knowledge еще в 2021 был выделен как лидер в нише систем управления знаниями / баз знаний в независимых рейтингах.

Проект для Совкомбанк стал проектом года по версии Global CIO (изначально внедряли только в контактный центр на 5 000 сотрудников, но сегодня это вся группа компаний на 25 000 сотрудников);

Компания ведет регулярную просветительскую деятельность (участие в конференциях, публичных дискуссиях, совместно с партнером Naumen организовали Академию, авторы главы про управление знаниями в учебнике для директоров по цифровой трансформации 4CDTO). Сам продукт это лишь 50% успеха, важно уметь управлять знаниями — делать комплексные проекты, где настраиваются и оптимизируются процессы, происходит обучение менеджменту знаний и переработка контента клиентов.

90% крупных проектов реализуется без необходимости доработки, это говорит о высоком соответствии продукта рынку.

До 2022 года продукт активно внедрялся в крупных компаниях, так как превосходит Confluence по части качества поиска, информирования и других факторов.

Если у вас остались какие-либо вопросы, мы готовы на них ответить, задайте их на официальном сайте Minerva Knowledge.