Цифровизация бизнес-процессов: как выбрать правильные инструменты
Сегодня 9 из 10 российских предпринимателей внедряют цифровые решения в бизнес-процессы. Однако только 16% из них достигли зрелости в вопросах трансформации бизнеса. Проблема, вероятно, в том, что компании используют инструменты без четкой цели, создавая «зоопарк» несовместимых систем. В то же время грамотная автоматизация сокращает операционные издержки в среднем на 20%, повышая скорость, прозрачность и контроль.
pickTech предоставляет доступ к крупнейшей в рунете базе ПО. Мы изучаем, систематизируем и составляем рейтинги, чтобы вы могли сравнить и выбрать оптимальное решение для своих задач.
В этой статье рассказываем о методике выбора софта для цифровизация бизнеса в современных условиях — от диагностики процессов до пилота и оценки эффекта.
С чего начать: инвентаризация процессов и целей
Успех трансформации бизнеса — в системном подходе к выбору программ для бизнеса. Прежде всего для автоматизации и цифровизации бизнеса определите текущий уровень цифровизации бизнеса вашей компании, проведите аудит бизнес-процессов в функциональных блоках:
- Продажи и CRM
- Закупки и логистика
- Производство и услуги
- Маркетинг и реклама
- Управление персоналом
- Финансы и бухгалтерия
- Клиентский сервис
- Управление проектами
Создайте схематичную карту бизнес-процессов. Например, опишите процесс от приема заказа до отгрузки товара, от найма сотрудника до его онбординга. Это поможет обнаружить «узкие места»: задержки, ошибки, перерасход ресурсов, потеря клиентов. К ним обычно приводят ручной ввод данных, многоступенчатое согласование или некорректное взаимодействие между отделами.
Затем определите измеримые цели и зафиксируйте метрики «до», чтобы оценить эффект.
Проанализируйте потенциальные направления цифровизации бизнеса и выберите 1-2 процесса, создающих наибольшие помехи в работе.
Карта задач → карта инструментов
После диагностики процессов переходите к поиску решений. Мы проанализировали российский рынок B2B-ПО и отобрали инструменты, которые стабильно показывают результаты в независимых отраслевых рейтингах, например, pickTech, CNews, Tadviser.
На основе отзывов и экспертизы мы собрали в таблице примеры систем цифровизации бизнеса под разные задачи. Для каждой указали критерии выбора софта.
| Бизнес-функция | Ключевые бизнес-задачи | Обязательный функционал ПО | Примеры ПО |
|---|---|---|---|
| Финансы | Бюджетирование, план-факт анализ, прогнозирование | Совместная работа над бюджетами, вариативность сценариев, консолидация данных | Планум |
| Управление персоналом | Автоматизация HR-процессов, онбординг, кадровый учет, учет документов и рабочего времени | Кадровый электронный документооборот, личные кабинеты сотрудников, интеграция с бухгалтерией | МояКоманда |
| Корпоративное обучение | Онбординг, курсы, тестирование, аттестация, LMS | Конструктор курсов, система тестирования, трекинг прогресса | iSpring |
| Мотивация персонала | Нематериальная мотивация, геймификация | Гибкость программ поощрений, интеграция с задачами и KPI, вовлекающий UX для пользователей | Пряники |
| Телефония | IP-телефония, колл-центр, аналитика разговоров | Качество связи, функционал для операторов (маршрутизация, шаблоны действий и т.п.), детальная аналитика и запись | Novofon |
| Клиентский сервис | Омниканальная поддержка, чат-платформы | Объединение всех каналов связи в один интерфейс, конструктор ботов, шаблоны ответов | Chat2Desk |
| Лояльность клиентов | Бонусные программы, акции, триггерные коммуникации | Гибкость настроек программ, сегментация базы, инструменты аналитики ROI цифровизации | RX Loyalty |
| Репутация | Мониторинг отзывов, аналитика упоминаний | Мониторинг значимых каналов, автоматизация сбора, анализ тональности и формирование отчетов | Brand Analytics |
| Аудит процессов | Внутренний и внешний контроль качества, соблюдение стандартов | Адаптивность чек-листов, мобильность, фотофиксация, аналитика нарушений | MDAudit, Imredi |
| Управление бизнесом | Простота внедрения CRM, автоматизация процессов, управление задачами | Гибкость настройки под процессы, low-code платформа, масштабируемость, поддержка разных моделей развертывания (облако/коробка/гибрид) | Aspro.Cloud |
| Продажи (B2B) | Поиск клиентов через госзакупки и коммерческие тендеры | Актуальность и полнота базы торгов, система аналитики и уведомлений, поиск по параметрам | Контур.Закупки |
Методика подбора бизнес-инструментов: от диагностики до внедрения
Автоматизация и цифровизация бизнеса начинается с четкого понимания, как выбрать ПО, которое соответствует задачам цифровизации малого бизнеса.
Согласно исследованию ICT.Moscow результативная цифровизация начинается с создания цифровой стратегии и поэтапного внедрения решений. Мы предлагаем методику из 6 этапов цифровизации, основанную на анализе успешных практик российских компаний.
1. Диагностика процессов и постановка целей
После детального аудита процессов сформулируйте измеримые цели. Пример: «Сократить время обработки заявки с 3 часов до 30 минут за счет автоматизации».
2. Формирование требований к системе
Составьте детальную спецификацию требований, разделив их на 3 категории:
- Критически важные функции
- Желательные возможности
- Необходимые интеграции с текущей IT-инфраструктурой
3. Анализ рынка и составление шорт-листа
Изучите рынок ПО, ориентируясь на уровень цифровизации бизнеса. Отберите 3-5 релевантных решений на основе:
- Отраслевых рейтингов и обзоров
- Кейсов компаний вашего профиля
- Рекомендаций отраслевых экспертов
4. Глубокая оценка решений
Проверьте каждый вариант на:
- Соответствие функциональным требованиям
- Общую стоимость владения (TCO)
- Сроки внедрения и окупаемости
- Масштабируемость и гибкость платформы
- Наличие шины данных для интеграции
5. Практическое тестирование в пилоте ПО
Организуйте пробное внедрение с четкими параметрами:
- Ограниченная группа пользователей, например 1 отдел или процесс
- Конкретные тестируемые сценарии работы
- Измеримые показатели
Чек-лист оценки демо-версии и пилотного проекта
Во время тестирования системы цифровизации бизнеса проверьте:
- Возможность интеграции с текущими системами
- Удобство интерфейса для рядовых пользователей
- Гибкость настройки ролей и прав доступа
- Скорость работы системы с вашими данными
- Соответствие требованиям безопасности и 152-ФЗ
- Процесс миграции данных из старых систем
- Наличие развернутой понятной документации и обучения сотрудников
- Условия технической поддержки и SLA поддержки
- Наличие офлайн-режима и мобильного приложения
- Кастомизацию под ваши процессы
- Качество отчетности и аналитики
- Прозрачность условий лицензирования и отсутствие скрытых платежей
- Наличие журнала изменений для отслеживания доработок
- Возможность проведения приемочных испытаний перед запуском
- Оценка динамики метрик до → после внедрения
6. Принятие взвешенного решения
Проанализируйте результаты пилота ПО по комплексной схеме:
- Удалось ли решить задачу?
- Удобно ли ПО в использовании?
- Соответствует бюджету и срокам внедрения?
- Довольны ли вы работой технической поддержки?
11 бизнес-функций: гайд по IT-решениям
Финансы
Что важно: возможность строить прогнозы, консолидировать данные из разных источников и настроить совместную работу над бюджетами.
Как проверить: запросите на демо построить план-фактный анализ за последний квартал и создать прогнозный отчет на основе ваших данных.
Что может пойти не так? В системе отсутствует инструмент прогнозирования и готовая интеграция с учетными программами (1С).
Пример IT-решения: платформа Планум предлагает готовые коннекторы для SQL, Excel, CSV, TXT и сохраняет привычный многим Excel-интерфейс. А также обеспечивает автоматическое согласование бюджетов, контроль версий и интеграцию с 1С.
HR
Что важно: КЭДО, управление онбордингом и упрощение учета отпусков и больничных.
Как проверить: попросите в демо-версии показать процесс оформления нового сотрудника и формирования отчетов для бухгалтерии.
Что может пойти не так? У сотрудников не будет доступа к личным HR-данным через мобильное приложение или веб-кабинет.
Пример IT-решения: в личном кабинете облачной HR-платформы МояКоманда сотрудники могут самостоятельно оформлять заявления и получать справки. А HR команда автоматизирует кадровый документооборот и формирование отчетности.
Обучение
Что важно: интуитивно понятный редактор курсов, чтобы методист мог собрать программу без помощи программиста, система тестирования и отслеживание прогресса сотрудников.
Как проверить: создайте пробный 15-минутный курс на актуальную тему и протестируйте функцию отслеживания прогресса обучения.
Что может пойти не так? Без мобильной версии и геймификации компания теряет ключевой инструмент мотивации: 83% сотрудников проявляют большую активность в обучении с игровыми элементами.
Пример IT-решения: в LMS системе iSpring вы сможете создавать интерактивные презентации в PowerPoint с тестами и тренажерами, а также отслеживать прогресс каждого сотрудника. iSpring — полнофункциональная платформа для обучения с мобильным доступом и элементами геймификации.
Мотивация сотрудников
Что важно: гибкая настройка правил поощрений (например, начислять баллы за менторство или решение сложных задач) и автоматически получать данные о KPI из других систем.
Как проверить: Протестируйте настройку мотивационной программы, например, «500 баллов за нового клиента».
Что может пойти не так? Выбор системы, где будут доступны только стандартные программы поощрений, например «лучший сотрудник месяца», без учета специфики вашего бизнеса.
Пример IT-решения: для создания корпоративного портала, управления идеями сотрудников, организации онлайн-обучения и внедрения системы нематериальной мотивации, рассмотрите платформу для внутренних коммуникаций Пряники. Пряники 5 лет подряд признают геймификатором №1 в России.
IP-телефония
Что важно: качество связи, настройка маршрутизации и приоритизации, детальная аналитика звонков.
Как проверить: протестируйте работу панели оператора и запросите примеры отчетов по пропущенным звонкам.
Что может пойти не так? Выбор системы с урезанным функционалом для операторов сводит на нет преимущества автоматизации бизнеса — сотрудники продолжат работать вручную.
Пример IT-решения: интеграция CRM с IP-телефонией Novofon автоматизирует клиентские коммуникации: все звонки, SMS и записи разговоров автоматически фиксируются в карточках контактов. Такой подход сокращает необходимость ручного ввода данных и снижает вероятность потери контактов клиентов. Компания на рынке более 14 лет и лидирует в списке лучших решений в категории IP-телефония (VoIP).
Чаты
Что важно: объединение каналов коммуникации, конструктор ботов и шаблоны ответов.
Как проверить: убедитесь, что оператор видит историю общения с клиентом независимо от канала обращения.
Что может пойти не так? Если система не объединяет все каналы связи, омниканальный подход не будет работать: клиентам придется повторять информацию при смене канала, а операторы не увидят целостную картину общения.
Пример IT-решения: после обновления у Chat2Desk появились новый функционал для омниканальной поддержки: объединять чаты с сайта, мессенджеры и социальные сети в единой карточке клиента и автоматически назначать чат на последнего оператора.
Программы лояльности
Что важно: гибкость настроек программ, например, разные уровни скидок для новых и постоянных клиентов, сегментация базы и инструменты аналитики ROI.
Как проверить: попросите настроить триггерную рассылку с персональным предложением для клиентов, которые не делали покупки более 30 дней, и продемонстрировать отчет по конверсии в повторные продажи.
Что может пойти не так? Отсутствие персональных настроек под нужды бизнеса. Например, когда нет возможности начислять дополнительные бонусы покупателям с высокой средней суммой чека.
Пример IT-решения: в RX Loyalty можно настроить акции под специфику вашего бизнеса, сегментировать клиентов по истории покупок и рассчитывать ROI программ лояльности.
Репутация и мониторинг отзывов
Что важно: максимальный охват источников, анализ тональности.
Как проверить: запросите пробный мониторинг упоминаний вашего бренда за последнюю неделю.
Что может пойти не так? Вы упустите мнение активной аудитории, если мониторинг будет только на основных площадках. Именно в нишевых площадках содержатся самые детальные и полезные отзывы.
Пример IT-решения: Brand Analytics отслеживает упоминания бренда в значимых соцсетях, на форумах, в СМИ и на отзовиках. Автоматически определяет тональность и формирует сводные отчеты.
Аудит качества процессов
Что важно: адаптивность аудиторских чек-листов, мобильность и фотофиксация результатов.
Как проверить: попробуйте добавить поля для фото и изменить структуру чек-листа без помощи технического специалиста.
Что может пойти не так? Если система не работает в оффлайн режиме, аудиторы не смогут работать в местах без стабильного интернета — на производствах, в удаленных складах, торговых залах. Это приведет к пропуску проверок и неполным данным.
Пример IT-решения: Компании MD Audit и Imredi предлагают софт для внутреннего и внешнего аудита. Можно настраивать аудиторские чек-листы под конкретные задачи, работать офлайн и фиксировать нарушения с помощью фото в мобильном приложении. Обе платформы используют искусственный интеллект: технологии компьютерного зрения автоматически распознают нарушения на фотографиях, а алгоритмы машинного обучения выявляют рискованные объекты для выборочной проверки.
CRM для бизнеса: управление задачами и процессами
Что важно: возможность самостоятельно настраивать поля, этапы воронок, статусы и роли без программирования, используя визуальный конструктор, масштабируемость.
Как проверить: попросите настроить базовый бизнес-процесс под вашу задачу во время демо, например обработку входящей заявки.
Что может пойти не так? Система не подстроится под ваши бизнес-процессы. Вам придется менять рабочие схемы под логику CRM, а не наоборот.
Пример IT-решения: Aspro.Cloud — это CRM с гибкой настройкой воронок продаж, автоматизацией рутинных операций и с интуитивно понятным интерфейсом, где разобраться в управлении можно за 10 минут. С помощью сервиса тимлиды управляют проектами и бюджетами, сотрудники планируют задачи, а топ-менеджеры получают аналитику финансового состояния компании.
Закупки через торги
Что важно: актуальность базы торгов, аналитика для оценки перспективности закупок и настройка мгновенных уведомлений о новых тендерах по заданным критериям.
Как проверить: настройте во время демо алерт по вашему профилю.
Что может пойти не так? Вы будете тратить время на устаревшие торги, упуская актуальные возможности и принимая неверные решения на основе нерелевантной аналитики.
Пример IT-решения: Контур.Закупки дает доступ к актуальной базе из 440+ площадок, систему аналитики для оценки шансов на победу и персонализированные алерты.
Риски цифровизации: как их избежать на старте
Цифровизация бизнеса компании для управления задачами — это не только про технологии, но и про людей. Важно готовить к изменениям как IT-инфраструктуру, так и вовлекать сотрудников в процесс. В таблице ниже вы найдете список частых проблем при цифровизации и решения для каждой из них.
| Риск | Как проявляется | Профилактика | Метрика контроля |
|---|---|---|---|
| Сопротивление сотрудников | Снижение производительности, саботаж нововведений | Вовлечение пользователей на этапе выбора, назначение ответственных за внедрение из числа сотрудников | Доля сотрудников, прошедших обучение; индекс удовлетворенности пользователей (USS) |
| Завышенная общая стоимость владения IT-решением на протяжении всего жизненного цикла (TCO) | Превышение бюджета на лицензии, доработки и поддержку | Предварительный расчет TCO, учет скрытых затрат на интеграцию и кастомизацию | Отклонение фактических затрат от плана; коэффициент использования лицензий ПО |
| Проблемы с интеграцией | Дублирование данных, ручной ввод информации | Технический аудит API/коннекторов, проверка совместимости шины данных на этапе демо | Отношение автоматизированных операций к общему числу межсистемных взаимодействий |
| Несоответствие требованиям безопасности | Нарушения 152-ФЗ, утечки данных | Проверка действующих сертификатов (например, ФСТЭК, ISO 27001) и архитектуры, аудит вендора | Результаты тестирования на проникновение (PTR); количество зафиксированных нарушений безопасности |
| Техническая зависимость (lock-in) | Рост затрат на поддержку, сложности миграции | Выбор систем с открытыми API и возможностью экспорта данных | Затраты на переход к новому вендору; время миграции данных |
| Срыв сроков пилота | Невыполнение KPI из-за неподготовленности команды и технических недоработок | Четкий план пилота с измеримыми целями, контрольными точками и назначением ответственных за каждый этап | Процент выполнения плана пилота; достижение целевых KPI |
| Некорректные данные | Ошибки в отчетности, неверные бизнес-решения | Проведение пробной миграции и сверки данных на этапе тестирования | Качество данных после миграции копий; количество ошибок в отчетах |
| Недостаточная производительность | Задержки в работе системы, простой сотрудников, сбои при одновременной работе | Нагрузочное тестирование на пилоте с реальными данными, например моделирование пиковых нагрузок | Время отклика; количество инцидентов производительности |
Экономика цифровизации: считаем TCO и ROI «на салфетке»
Более того, будем честными: при выборе IT-решения недостаточно ориентироваться только на стоимость лицензии. Кроме прямых платежей за лицензии и внедрение, существуют скрытые затраты. Их совокупность формирует полную стоимость владения - TCO.
За что возможно придется платить сверх стоимости лицензии:
- Обучение сотрудников работе с новым ПО
- Техническое сопровождение и регулярные обновления
- Интеграцию с существующей IT-инфраструктурой
- Время ваших сотрудников,
- Рабочие часы сотрудников, которые занимаются внедрением вместо основной работы
Ниже мы приводим упрощенный пример, чтобы проиллюстрировать методику расчета.
Пример расчета TCO:
- Лицензия CRM: 120 000 ₽/год (условно)
- Внедрение: 80 000 ₽
- 70 часов работы вашего IT (≈35 000 ₽)
- 40 часов обучения менеджеров (≈60 000 ₽)
Итоговый за первый год: ≈295 000 ₽
Пример расчета ROI цифровизации:
Допустим, внедряем CRM за 295 000 ₽/год (TCO из примера выше). Считаем эффект за год:
Что экономим/зарабатываем:
- Сокращение времени менеджеров на 2 часа/день → 400 000 ₽
- Увеличение конверсии на 5% → 250 000 ₽
- Снижение маркетинговых затрат на 15% → 150 000 ₽
Итого годовой эффект: 800 000 ₽
ROI = (Эффект - Затраты) / Затраты × 100%
(800 000 - 295 000) / 295 000 × 100% = 171%
Вывод: В нашем примере каждый вложенный рубль приносит 1.71 рубль прибыли уже в первый год. Ваша задача — подставить в эту формулу собственные прогнозы.
Мини-кейсы
Грамотный подход к решению проблемы цифровизации бизнеса приведет вас к измеримым результатами. Мы собрали 3 мини-кейса на основе данных с сайтов вендоров для демонстрации возможностей софта..
Кейс 1: Удаленная HR-автоматизация
Боль: Несинхронизированные данные в 1С, таблицах и мессенджерах усложняли кадровый учет в компании, где 80% сотрудников работают удаленно.
Решение: Полный переход на электронный документооборот с автоматизацией кадровых процессов.
Эффект: Внедрен модуль КЭДО для подписания документов, укреплен имидж IT-компании
Кейс 2: Оптимизация клиентского сервиса
Боль: Высокие затраты на содержание контакт-центра и долгое ожидание ответа для клиентов.
Решение: Перевод обращений в чаты и мессенджеры с единой панелью оператора и интеграцией с CRM.
Эффект: 56% трафика переведено из звонков в чаты, операционные издержки сократились в 4 раза.
Кейс 3: Снижение потерь в ритейле
Боль: Неучтенные потери в розничной сети и неконтролируемые расходы на охрану.
Решение: Разработка чек-листов для сотрудников и контроля работы ЧОП на основе регламентов сохранности ТМЦ.
Эффект: Объемы потерь снижены на 5%, издержки на охрану сокращены на 7,5%, NPS вырос с 46% до 53%.
Мнение интегратора
Чтобы получить взгляд изнутри на процессы цифровизации, мы попросили комментарии у Александра Рошаля, генерального директора компании RDV, которая специализируется на интеграции бизнес-систем.
С чего начинается цифровизация
«Запросы всегда звучат по-разному, однако многие ассоциируют трансформацию с ERP-системами. Мы всегда начинаем с аудита, или, как мы его называем, «ИТ-консалтинга». Его цель — сформировать правильные ожидания до заключения договора, оценить текущую ситуацию и найти стратегические точки роста»
О трендах: Архитектура против точечных решений
«К нам приходят как за точечными задачами повышения операционной эффективности, так и за комплексными проектами изменения архитектуры. Например, для консолидации отчётности, нормализации справочников или реализации высокопроизводительных интеграций. Универсального решения нет, так как всё зависит от масштаба компании и отрасли».
О метрике успеха после внедрения
«Помимо сокращения трудозатрат, ключевой метрикой успеха в крупных ERP-проектах для нас является стабильное формирование управленческой отчётности уже к 5-му рабочему дню месяца. Достичь этого значит поменять не только ИТ-компоненты, но и процессы, методологию и мышление в компании».
О человеческом факторе и видении будущего
«Любая трансформация — это выход из зоны комфорта. Линейный персонал часто боится увольнений, изменений или необходимости изучать новое, и наша задача — работать с этими страхами. При этом собственники и топ-менеджеры являются нашими главными союзниками.
Мы работаем с ними в тесной связке, помогая компании перейти в «другое состояние», то есть стратегическое видение будущего. Оно отвечает на ключевые вопросы: «Какими мы хотим быть через 5–10 лет?», «Как мы переиграем конкурентов в кризис?», «Каким образом заберем долю рынка, пока остальные бездействуют?». Цифровизация — это не просто установка софта, а инструмент для достижения этих амбициозных целей».
FAQ: Частые вопросы о цифровизации
С чего начать цифровизацию малого бизнеса и кому поручить вопросы трансформации бизнеса?
Начните с аудита процессов. Назначить ответственным можно руководителя отдела, который лучше всех знает процессы — например, начальника отдела продаж или операционного директора. Некоторые поставщики ПО предлагают бесплатный аудит процессов.
Какой срок пилота считается нормальным?
Оптимальный срок — 2-4 недели. Этого достаточно, чтобы проверить работу ПО на реальных задачах, но не затягивать процесс внедрения. Для сложных ERP-систем выбор программ для бизнеса может занять 1-2 месяца.
Нужно ли менять текущую ERP/CRM?
Не всегда. Часто эффективнее донастроить текущую систему или добавить к ней специализированные модули. Меняйте платформу только если она принципиально не отвечает бизнес-задачам или стоимость ее поддержки превышает TCO новой.
Как проверить интеграцию с 1С?
Запросите у вендора:
1. Готовые коннекторы для вашей версии 1С
2. Примеры успешных интеграций
3. Тестовый доступ для проверки передачи данных
Как обучить сотрудников без остановки работы?
Используйте комбинированный подход:
1. Онлайн-курсы и вебинары в нерабочее время
2. Назначьте «чемпионов» внедрения в каждом отделе для мотивации
3. Поэтапное корпоративное обучение параллельно с пилотом ПО
Как избежать перегруза инструментами?
Придерживайтесь правила «1 функция = 1 система». Если новая система дублирует 70% функционала существующей — лучше донастроить старую. Регулярно проводите аудит используемого ПО и отказывайтесь от непрофильных инструментов.
Как избежать потерь и сбоев при переносе данных?
Создайте полную резервную копию перед началом миграции и проведите пробный перенос на тестовой среде. Начните перенос со справочников, затем архив, далее текущие операции.
Дорожная карта цифровизации
План действий: с чего начать цифровизацию на следующей неделе
Получить первые результаты трансформации бизнеса можно уже в этом месяце. Предлагаем план выбора программ для бизнеса на ближайшие 2 недели.
Первая неделя: определяем цели
- Аудит процессов (2 дня) — находим 3 ключевые точки роста
- Техническое задание (2 дня) — фиксируем обязательный функционал
- Подбор решений (1 день) — формируем шорт-лист из 3-5 систем. Воспользуйтесь нашим каталогом для поиска.
Вторая неделя: принимаем решение
- Тест-драйв ПО (3 дня) — проводим демо с нашими данными
- Старт пилота (2 дня) — запускаем пробное внедрение