Прозрачность бизнес-процессов = минимизация рисков

Представьте: получен отчет о превышении бюджета, но быстро определить, кто согласовал расход и на каком этапе невозможно. Например, отдел снабжения закупил расходные материалы по цене дороже средней рыночной, но обоснование этому никто из сотрудников предоставить не может. Такая ситуация — классический симптом непрозрачности бизнес-процесса.

Этот феномен создает риски, которые постепенно истощают ресурсы компании. Исправление ситуации возможно с помощью цифровизации каждого элемента операционного процесса, то есть они должны оставлять электронный след. Такой подход позволяет управлять текущей обстановкой, предупреждая возникновение проблем.

Прозрачность строится на четырех принципах:

Наблюдаемость данных. Полная информация о процессе (заявки, платежи, отчеты исполнителей) консолидируется в одном месте и видна руководителям и проверяющим.

Трассировка действий. Каждый шаг, меняющий бизнес-процесс регистрируется в информационной базе или трекере. Там же отображается его исполнитель и время внесения изменений. Благодаря этому, видно какие действия влияют на ход процесса и какой результат может быть достигнут.

Снятие метрик. Каждый процесс оценивается по конкретным KPI: время согласования, процент выполнения сроков, SLA, доля отклонений от плана.

Единая картина. Информация о финансовых, операционных и снабженческих операциях собираются в одну электронную базу (например, ERP), разработанную для бизнеса. Использование такого решения позволяет полноценно, а не фрагментировано видеть текущее положение дел.

Риски концентрируются в четырех ключевых зонах.

Финансы. Менеджер превысил допустимый предел по расходам, а финансисты узнали об этом только в момент оплаты приобретенных услуг. Результат — перерасход запланированных средств. Бесконтрольная и нелимитированная растрата бюджета, в том числе без ежедневного анализа приводит к кассовым разрывам. Автоматизация контроля финансовых трат решает эту проблему.

Операционка. Каждый процесс нацелен на результат, достижение которого зависит от исполнительности персонала. Например, срыв сроков исполнения задачи одним отделом автоматически тормозит деятельность другого, а дальше все "валится" по принципу домино. Как итог — потеря клиентов и снижение выручки. Внедрение четких KPI синхронизирует скорость и качество выполнения работы, что устраняет указанные недостатки.

Комплаенс и проверки. Аудит через выявление нарушений показывает насколько соблюдаются стандарты сервиса. Его качество зависит от осведомленности проверяющего и достоверности собранных им данных. Цифровизация повышает подлинность информации с помощью электронных инструментов: фотофиксации, автоматизированных чек-листов, дашбордов и др.

Снабжение. Уровень материального обеспечения определяется добросовестностью поставщиков, ценовой политикой, отсутствием незаконных схем. Недостаток контроля в этой области приводит к негативным последствиям, например, попаданию на полки просроченного или бракованного товара. Результат — потеря клиентов и репутации. Автоматизация подачи заявок повысит прозрачность указанного бизнес-процесса, что непременно отразится на качестве остальных, зависящих от него процедур.

1. Продуктивность управления зависит от применяемых методов. Например, "ручной" подход положителен в плане жесткости и прямоты контроля, но в то же время отрицателен, так как сильно зависит от человеческого фактора. Внедрение прозрачности избавляет от необходимости "вручную" управлять бизнесом, устраняя типичные операционные проблемы.
2. Отклонение «план-факт» в бюджете. При использовании метода "железной руки" менеджер тратит больше средств, чем это запланировано, выходя за установленные границы. Отследить это в режиме онлайн невозможно, поэтому финансовый отдел узнает об этом только по факту. Польза от прозрачности — цифровизация прогнозирования бюджета и утверждение лимитов. Программа автоматически блокирует операции, которые ведут к перерасходу средств.
3. Несоблюдение сроков выполнения задач. Каждое рабочее поручение руководителя направлено на приведение текущей обстановки к требованиям стандарта сервиса. Если они вовремя не выполнены, значит эти несоответствия заметит клиент, что скажется на его лояльности и приведет к возможной потере прибыли. В этом процессе прозрачность выражается в виде автоматизированного аудита с инструментами фотофиксации, контролем SLA, передачи обстановки руководителю в режиме онлайн.
4. Проблема "единственного поставщика". Качество товаров и услуг повышается только в конкурентной среде. Соответственно, закупка материальных ценностей у одного продавца не всегда выгодна. Прозрачность решает эту проблему через внедрение цифровых торгов с электронными заявками. В итоге заказ получает поставщик с более выгодным предложением по цене.
5. Потеря информации об внесенных изменениях и произошедших событиях. Из-за некоторых из них происходят ошибки в операционке. Важно определить кто из работников и когда внес те или иные изменения в процесс. Поиски виновного отнимают много времени у руководителя. Электронный журнал регистрации повышает прозрачность рабочей процедуры, что сокращает время поиска нарушителя и устранения проблемы.

Единый контур

Трансформация в прозрачность происходит с помощью запуска кратковременного пилота.

Шаг 1: Инвентаризация процессов. Выберите самые проблемные из них. Например, «согласование заявок на закупку», «контроль за работой в филиалах», «анализ исполнения бюджета». Опишите их текущее состояние.

Шаг 2: Определяем метрики и роли. Для каждого процесса задайте конкретные и измеримые KPI. Для закупок — «время согласования заявки», для бюджета — «отклонение план-факт». Назначьте работников, которые будут контролировать соблюдение этих показателей.

Шаг 3: Внедряем регламенты и настраиваем права. Создайте новый или исправьте действующий стандарт работы, который будет содержать свежие требования. При запуске платформы настройте роли и доступ. Например, менеджеру делегируйте создание заявки, а руководителю — право утверждения.

Шаг 4: Запускаем пилот и собираем фидбек. Для этого достаточно «снять пробу» обновленной операционки в одном подразделении или филиале. Настройте получение обратной связи с персонала и клиентов, так как важны одновременно изменения в самих процессах и в их результатах. Далее — корректировка и готовность к масштабированию.

До → После

Выбор решения зависит от конкретной бизнес-задачи.

Критерии выбора: интеграция с действующей системой учета (например, 1С) и IT-платформой (при наличии), возможность гибкого планирования, автоматического формирования отчетов.

Что искать: программу с функцией прогнозирования и контроля бюджета, благодаря которой можно автоматически сопоставлять плановые и фактические показатели. В 2025 году мы составили шорт-лист, посвященный таким системам, в котором выделили лучшие из них, в том числе платформу Планум.

Критерии выбора:

• фиксация отклонений от стандартов, полноценной хранение и архивирование изменений процессов с указанием работника, который их внес, а также формирование отчетов для руководителя;
• контроль работы внешних исполнителей и полевых команд с помощью фото- и видеофиксации, по показателям соблюдения сроков и SLA;
• мониторинг операционной эффективности во всех точках сети.

Что искать: программы для цифровизации внутреннего аудита качества работы полевых сотрудников и внешнего, ориентированного на проверку деятельности подрядчиков. Пример — Imredi и MDAudit.

Критерии выбора: создание центра управления информацией, объединяющего финансовую, CRM, закупочную и другие стороны операционной деятельности.

Что искать: ERP-программа для бизнеса, которая становится центральным узлом для консолидации, анализа и распределения всех категорий данных. Пример — Aspro.Cloud.

Критерии выбора: внедрение сквозного процесса — от электронных заявок до сверки цен поставщиков, контроль их по рейтинга, автоматизация договорной работы.

Что искать: платформы для цифровизации снабжения, предоставляющие возможность контроля открытости тендерных сделок. Например, для строительной сферы подходят системы Cynteka или Майснаб.

Важный этап при внедрении прозрачности — это восприятие нововведений со стороны персонала. Часто среди работников проявляется отторжение новых методов работы, а некоторые из них вовсе считают, что цифровизация несет под собой цель слежки за ними. В реальности все наоборот: автоматизация операционки избавляет сотрудника от рабочей рутины и защищает в случае неправомерных обвинений.

Кейсы ведущих вендоров цифровизации, в том числе коммуникативных процессов наглядно демонстрируют ее результативность в улучшении мотивации персонала.

Кейс 1: Майснаб помог компании «ToolHex» оптимизировать работу с данными и организацию процесса поставок.

Цели:

• автоматизировать хранение и обработку информации по снабжению;
• настроить командную работу при согласовании отчетных документов и контроле поставок.

Что сделали специалисты Mайснаб?

• оцифровали процесс согласования счетов;
• построили сквозной поток данных;
• внедрили оперативную отчетность в снабжении.

Результаты проекта:

• исключена ручная работа с информацией;
• обработка документов стала прозрачнее, благодаря автоматизации;
• время согласования отчетов сократилось на 8 часов за счет упрощения коммуникации между сотрудниками.

Кейс 2: Аспро.Cloud помогла оптимизировать работу сотрудников Panda Ads.

Цели:

• сократить время на выполнение и контроль рабочих операций;
• внедрить удобный и понятный в использовании цифровой инструмент.

Что сделали специалисты Аспро.Cloud?

• Внедрили программу, которая:
• автоматизирует процесс постановки задач;
• упрощает импорт данных из других систем;
• использует цифровые инструменты финансового учета.

Результаты:

• исключили ручной подход в процедуре заключения сделок;
• настроили сбор заявок в программе с возможностью просмотра журнала взаимодейтсвия с карточками клиентов;
• оцифровали фиксацию доходов, расходов, прогнозирование финансовых затрат, выставление счетов.

Кейс 3: MD Audit помогла Саратовской кондитерской мануфактуре снизить количество нарушений на производстве и долю бракованной продукции.

Цели:

• Автоматизация контроля качества готовой продукции.
• Снижение количества нарушений стандартов на производстве.
• Уменьшение затрат на ремонт и обслуживание оборудования.
• Оптимизация системы мотивации персонала.

Что сделали специалисты MD Audit?

• Перевели чек-листы в электронный формат для контроля качества готовой продукции с автоматической генерацией проверок.
• Создали чек-листы для ежедневного контроля технического состояния оборудования в начале и конце смены и назначением ответственных работников.
• Внедрили систему мотивации мастеров смены — установили зависимость размера их зарплаты от результатов проверок.

Результаты проекта:

• Регулярные автоматизированные проверки уменьшили число нарушений стандартов снизилось в 10 раз, а количество брака — на 80%.
• Ежедневный контроль состояния оборудования по чек-листам практически полностью ликвидировал внезапные поломки, что привело к снижению расходов на ремонт.
• Внедрение проверок по чек-листам значительно улучшило санитарные условия на производстве.

Кейс 4: Imredi помогла остановить текучку кадров в сети «Винлаб».

Цели:

• Решение проблемы с нехваткой персонала.
• Остановка увольнений действующих работников по причине низкой оплаты труда.

Что сделали специалисты “Imredi”?

• Внедрили мобильное приложение системы Imredi WFM с модулем «Биржа смен», которое:
• показывает работникам дополнительные вакантные смены, чтобы они могли выйти на работу;
• указывает количество часов отработки и размер соответствующий размер оплаты.

Результаты:

• 94% свободных смены были закрыты;
• на 6% повысилась укомплектованность торговых точек персоналом;
• на 0,8% оптимизирован фонд оплаты труда с одновременным увеличением товарооборота.

Результативность включения прозрачности оценивается по ключевым артефактам: отчет о старте пилота, сводная информация по выбранным KPI, протоколы опросов участвующих в процессе.

Риск → Как закрываем → Метрика/порог

Он складывается из сокращения прямых потерь и высвобождения остальных ресурсов.

Методика расчета:

• Оценка среднемесячных потерь по выбранным процессам (перерасход бюджета, штрафы, убытки от остановки работы).
• Подсчет доли оценённых потерь, которую поможет снизить прозрачность. К ним прибавляют экономию времени руководителей на сборе информации и работе с отчетами.

Входные параметры:

• Среднемесячный перерасход бюджета (руб.): 100 000
• Количество рабочих часов, потраченных на ручную сводку отчетов в месяц: 40
• Средняя стоимость часа работы руководителя (руб.): 2 500

Формула: (Перерасход * 0.7) + (Часы на отчеты * Стоимость часа) = Эффект

Пример: (100 000 * 0,7) + (40 * 2500) = 70 000 + 100 000 = 170 000 руб./мес.

Отметьте выполнение или невыполнение следующих пунктов, чтобы оценить готовность к внедрению прозрачности бизнес-процессов:

✅❌Выделен работник, отвечающий за результат проекта с правом принимать решения.

✅❌Проведена инвентаризация процессов.

✅❌Составлен список из приоритетных задач для внедрения прозрачности.

✅❌Определены контролеры этих процессов, утверждены их полномочия и обязанности.

✅❌В наличии доступ к актуальной информации (бюджеты, отчеты, графики).

✅❌Сформулированы конкретные метрики (KPI) для оценки результативности.

✅❌Команда понимает, зачем нужны изменения.

✅❌Выделен бюджет на пилот.

✅❌Проведена оценка текущих рисков в бизнесе по каждому процессу.

✅❌Определены стоп-факторы, при появлении которых проект будет остановлен.

✅❌Руководство готово поддерживать проект внедрения прозрачности.

1. С чего начать, если процессов много?

   Начните с одного, но самого болезненного. Например, с согласования заявок на закупку. Успех в одной точке даст пример положительной результативности и мотивацию для продолженияе.

2. Как подготовить команду к переменам?

   Покажите личную выгоду: меньше беспорядка, меньше несправедливых обвинений, понятные критерии оценки работы. Автоматизация рутины освободит время для более целевых рабочих задач.

3. Можно ли обойтись без дорогих ERP-программ?

   Да. Начните со специализированных сервисов, которые решают самую острую проблему (Aspro Cloud). Масштабировать их на остальные процессы можно позже.

4. Какие метрики относятся к критическим на старте?

   Это те, которые напрямую влияют на прибыль или лояльность клиентов: «время от заявки до оплаты», «отклонение план-факт», «доля поставок вовремя». Их нужно замерять в начале внедрения.

5. Что учитывать при расчете внедрения платформы?

   Стоимость IT-продуктов вендоры указывают на своих сайтах. Это базовая цена, обозначающая цену только программного обеспечения. Сопутствующие услуги (расширения, обслуживание, техническая поддержка, интеграция и др.) или дополнительные функции могут предоставляться за отдельную плату. Их нужно включать в окончательный расчет на внедрение системы. О том, как узнать полную стоимость владения программным продуктом читайте в нашем материале.

Внедрение прозрачности в операционные процессы — это последовательность практических шагов. Это нововведение меняет структуру управления рисками и создает условия для разработки решений на основе корректной информации. Вот краткий план действий:

1. Сфокусируйтесь на главном. Не пытайтесь объять необъятное. Выберите самые болезненные процессы, где непрозрачность влетает бизнесу «в копеечку».
2. Автоматизируйте контроль. Используйте специализированные инструменты для решения конкретных задач, например, Планум для управления бюджетом, MDAudit или Imredi для автоматизации аудита, Cynteka или Майснаб для цифровизации снабжения. Не определились с выбором? Обратитесь к нам за бесплатной консультацией для подбора ИТ-решения, подходящего под ваши задачи.
3. Запустите пилот. Начните с одного отдела или филиала, отработайте методику, исправьте ошибки и масштабируйте внедрение.
4. Действуйте на основе метрик. Внедрите ключевые KPI, которые покажут реальный эффект от внедренных изменений.

Не откладывайте. Выберите процесс, который вызывает большое количество вопросов и сделайте его эффективным через внедрение прозрачности. С этого начинается путь к управляемому и прибыльному бизнесу.