Как выбрать систему учета рабочего времени сотрудников

По запросу «система учета рабочего времени сотрудников» поисковые системы часто выдают статьи о программах, которые следят за рабочим экраном сотрудника и записывают сколько времени и в каких приложениях он работал. Но есть у этого термина и другой смысл, например в ритейле или на производстве так называют процесс учета отработанных смен для сотрудников. Наша статья посвящена второму варианту: она о том, зачем нужен автоматизированный учет рабочего времени сотрудников, какие инструменты для этого использовать и почему система MD Audit предлагает одно из наиболее выгодных решений этой задачи.

На этот вопрос ответ очевиден: чтобы понимать, сколько сотрудник отработал и, соответственно, произвести верный расчет заработной платы. Также учет помогает дисциплинировать персонал, повышать эффективность работы сотрудников, балансировать фонд оплаты труда.

При этом немаловажно ответить и на другой вопрос: зачем нужен именно автоматизированный учет рабочего времени сотрудников?

Дело в том, что контролировать рабочее время сотрудников вручную весьма трудоемко, так как это связано с большим объемом рутинной работы: заполнение бумажных форм или электронных таблиц и последующая оцифровка этих данных для расчета заработной платы. Помимо большого объема ручного труда, такой подход связан с риском возникновения ошибок и последующих конфликтов с персоналом.

Внедрение же IT-системы для учета времени позволит не только минимизировать количество ошибок и облегчить труд директорам магазинов или начальникам смен, но также предоставит массу других преимуществ. Например, автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников помогают планировать графики выходов / рабочие смены, оперативно вносить в них изменения и, что наиболее полезно, помогают сравнивать фактические данные (данные табеля) с запланированными (сменами по графику), проводить анализ выработки лимитированных часов, контролировать трудовую дисциплину персонала: приходы, уходы, опоздания.

1. Повышение рабочей дисциплины. Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников дисциплинирует и помогает повышать КПД персонала.
2. Точность расчета оплаты труда. Автоматизированные системы учета рабочего времени обеспечивают точность расчета заработной платы.
3. Упрощение планирования. Подобные системы упрощают процесс планирования смен, сокращают время на составление рабочих графиков, позволяя руководителям сосредоточиться на важных операционных процессах магазина.
4. Оптимизация общей административной нагрузки служб компании. Программы учета рабочего времени снижают нагрузку не только на директоров магазинов, но и кадровые службы, бухгалтерию, обеспечивая автоматизацию процессов, связанных с планированием, учетом рабочего времени персонала, расчетом заработной платы.
5. Соблюдение законодательства. Системы учета рабочего времени сотрудников помогают компаниям соблюдать требования законодательства.
6. Мотивация сотрудников. Системы учета рабочего времени предоставляют данные для анализа трудовой дисциплины сотрудников, что позволяет руководству гибко строить мотивационные программы.
7. Оптимизация и балансировка ФОТ. Имея в арсенале компании систему автоматического учета рабочего времени легко получать достоверные данные по отработанным часам сотрудников, использовать их для бюджетирования, работать с ФОТ.

1. Затраты на внедрение. Внедрение таких систем может потребовать значительных инвестиций в оборудование, программное обеспечение и обучение персонала.
2. Проблемы конфиденциальности. В случае, если учет рабочего времени ведется такими методами, как считывание биометрических данных или с помощью видеомониторинга, это может вызывать опасения сотрудников относительно своей конфиденциальности.
3. Сопротивление сотрудников. Некоторые сотрудники могут воспринимать автоматизированные системы учета рабочего времени как инструмент микроконтроля, что неизбежно вызовет негативную реакцию.

Наиболее распространены следующие методы контроля рабочего времени:

• электронные карты;
• датчики для считывания биометрических данных;
• видеофиксация с системами распознавания образов;
• идентификация по логину / паролю в программе учета рабочего времени.

Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

В самом простом случае «работа» подобных систем заключается в записи времени начала смены сотрудника и времени окончания смены. Разница между этими значениями и будет количеством отработанных часов. В более сложных вариантах автоматизированного учета из общего времени исключаются обеденные перерывы, перекуры и т.д. Однако это лишь малая часть того, что «умеют» автоматизированные системы учета рабочего времени.

1. Планирование смен. Эту работу директор магазина или начальник смены выполняет в любом случае, но с помощью IT-инструмента ее делать удобнее, проще, быстрее. Также каждый сотрудник сразу получает наглядную информацию о своих запланированных сменах.
2. Анализ фактически отработанных часов. Автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников помогают сравнить запланированные смены с фактически отработанными часами. Таким образом видна не только дисциплинированность сотрудников, но также ошибки в планировании.
3. Автоматический расчет заработной платы — это одно из главных преимуществ автоматизированного учета рабочего времени сотрудников. Потому что именно эта часть работы при «ручном» учете требует больше всего времени и внимательности.

Главный принцип: исходите из того, какие задачи вы планируете решать с помощью данной системы. Если хотите только отслеживать опоздания, возможно, будет достаточно простой системы, которая будет фиксировать исключительно время прихода / ухода. Если необходим более детальный контроль, например, необходимо отслеживать в каких приложениях специалисты сколько проходит времени, то понадобится программа учета рабочего времени.

Можно, конечно, использовать оба вида систем сразу, но учтите: сотрудники не доверяют руководству, которое склонно к гиперконтролю. Если в компании все в порядке с дисциплиной, можно обойтись и без жестких систем учета. В остальном же, при выборе можно руководствоваться следующими правилами.

1. Определите потребности компании. Разработайте список требований к автоматизированной системе учета рабочего времени. Это могут быть определенные функции, такие как поддержка разных видов графиков, интеграция с существующими корпоративными системами или возможность работы с определенными технологиями идентификации.
2. Исследуйте рынок. Изучите доступные на рынке программы для учета рабочего времени, сравните их функциональные возможности, стоимость, надежность и масштабируемость. Прочтите отзывы пользователей и обратите внимание на опыт других компаний в вашей отрасли.
3. Обратите внимание на пользовательский опыт. Система учета рабочего времени должна быть простой и понятной для сотрудников всех уровней. Убедитесь, что выбранная система предлагает интуитивный интерфейс и возможность быстрого доступа к функциям. Лучшим вариантом будет протестировать систему в течение некоторого времени.
4. Законодательные нормы. Выбирайте систему, которая учитывает требования законодательства вашей страны и соблюдает нормы по рабочему времени, отпускам, сверхурочным, требованиям по хранению персональных данных и т.д.
5. Техническая поддержка и обучение. Выбирайте поставщика, который предлагает качественную техническую поддержку и помощь во время внедрения системы. Убедитесь, что поставщик предоставляет обучение для сотрудников, которые будут использовать систему.

В бизнесе все взаимосвязано: один процесс влияет на другой, следовательно, управлять каждым отдельным процессом независимо от остальных неэффективно. Необходимо формировать комплексный подход к управлению, переходя от микросервисов к единой системе, сочетающей в себе инструменты управления всеми важными для вас процессами и операциями.

Интерфейс блока планирования смен модуля учета рабочего времени в веб-версии MD Audit.

MD Audit предоставляет возможность комплексного подхода к управлению компании, благодаря единой IT-инфраструктуре сервисов для пользователей разного уровня, начиная от простых сотрудников, заканчивая высшим менеджментом компании, объединяя всех участников в рамках общего информационного и рабочего пространства.

Интерфейс блока редактирования смены модуля учета рабочего времени в веб-версии MD Audit. Интерфейс начала смены в мобильном приложении MD Audit.

Главной особенностью MD Audit можно назвать возможность объединения данных автоматизированной системы учета рабочего времени с модулем нормирования операций. Таким образом в процессе планирования смен директор магазина или начальник смены будет руководствоваться не собственным опытом и интуицией, а точными данными о том, сколько времени и сколько сотрудников потребуется для выполнения каждой операции.

Интерфейс графика смен модуля учета рабочего времени в веб-версии MD Audit и список «История смен» в мобильном приложении MD Audit.

Помимо этого глобального преимущества автоматизированная система учета рабочего времени MD Audit имеет следующие возможности:

1. Мобильное приложение, в котором сотрудник отмечает начало и конец смены (возможность авторизации по отпечатку пальца или по фотографии).
2. Модуль для планирования смен.
3. Возможность вручную исправить время фактического прихода / ухода сотрудника (пометка о редактировании будет отображаться в табеле сотрудника).
4. Модуль аналитики, в котором в наглядном виде показано сравнение запланированных смен и фактически отработанных часов.
5. Возможность интеграции модуля по API с прочими корпоративными системами.

Интерфейс аналитического блока модуля учета рабочего времени веб-версии MD Audit.

У современных автоматизированных систем учета рабочего времени сотрудников есть несколько слабых мест, позволяющих персоналу мягко говоря «хитрить». Перечислим некоторые из них:

Конечно, идеальную защиту от махинаций создать невозможно, всегда найдутся «умельцы», которые смогут обмануть систему. Поэтому лучший способ для предотвращения обмана — создать корпоративную культуру, основанную на прозрачности, честности и ответственности.

Благодаря тому, что система MD Audit представляет собой облачный сервис, она не требует большого времени для внедрения — около одной рабочей недели. За это время нужно сформировать в системе структуру компании, внести данные пользователей и провести обучение сотрудников, которые будут пользоваться системой учета рабочего времени сотрудников MD Audit.

Стоимость системы MD Audit стартует от 150 рублей за одного пользователя.

Для тестирования системы учета рабочего времени сотрудников MD Audit оставьте заявку на сайте.