Как принять на работу сотрудника удаленно

Удаленка давно стала привычным форматом работы. Она активно используется программистами, дизайнерами, копирайтерами, контент-менеджерами, переводчиками. Больше всего удаленщиков работает над стартапами и в IT-сфере. Разберемся, что подразумевает под этим понятием ТК РФ и как работодателю правильно оформить сотрудников на удаленную работу.

8 декабря 2020 года вышел Федеральный закон № 407. После него в Трудовом кодексе РФ появилась новая глава 49.1, посвященная дистанционной работе и тому, как работодателям оформлять удаленных сотрудников. С 1 января 2021 года все эти изменения вступили в силу.

Главные отличия дистанционной работы от обычной в том, что сотрудник работает из дома, а не на территории работодателя, и использует интернет, чтобы выполнять свои обязанности, обмениваться документами и коммуницировать с руководителем. Живое общение и посещение офиса заменяют электронная почта, мессенджеры, телефония и средства видеосвязи.

Часто такой труд ассоциируется со свободной занятостью, сотрудничеством на полставки или по совместительству. Не всегда так. На деле это может быть основным местом работы со строгим графиком. Зависит от специфики выполняемых обязанностей и договоренностей между работодателем и сотрудником.

Удаленку не нужно путать с надомной работой. В первом случае труд будет интеллектуальным, а во втором физическим. Так, менеджер по обзвону клиентской базы работает удаленно, а кондитер уже будет считаться надомником. Важно это понимать, потому что дистанционного и надомного работника в РФ оформляют по-разному. Права и подходы к организации рабочего места у этих людей тоже будут различаться.

Ниже мы будем говорить только о том, как оформить сотрудника на удаленную работу.

Зачем разбираться, как оформить дистанционного сотрудника и провести онлайн-собеседование, когда можно набирать персонал только в офис и работать как раньше? Многим работодателям выгоден прием таких специалистов, особенно проживающих в других регионах.

Удаленщик не занимает место в офисе. Если собрать из таких сотрудников целую команду, можно сэкономить на аренде или вообще избавиться от этой статьи расходов. Кроме того, скиллованный специалист из региона будет стоить работодателю меньше, чем сотрудник того же уровня из Москвы.

Важно, что по ТК взять на удалённую работу гражданина другой страны вы при этом не можете. Не получится сотрудничать дистанционно и с россиянином, который живет за границей. Правоведы объясняют это тем, что законы РФ действуют только на ее территории. Поэтому имейте в виду, что работать с такими сотрудниками нужно по договору ГПХ.

Еще один плюс удаленки в том, что это часто спасает от конфликтов в коллективе. В чате не получится косо посмотреть на коллегу и невозможно никому помешать запахом рыбы, разогретой в микроволновке. Оформленные задачи всегда не виду и их сложно истолковать двояко. А все обсуждения можно вести прямо в комментариях или корпоративном чате. Общение коллег становится более функциональным и контролируемым.

Если же вам как работодателю кажется, что дистанционка не поддерживает корпоративный дух или дает персоналу возможность вольно тратить рабочее время, то для этого уже придуманы свои решения. Для отслеживания активности на мониторе компьютера удаленщика есть специальный софт. Это может быть самостоятельное ПО или функция на платформе типа СБИС и аналогичных.

Собраться на корпоратив можно и видеосвязи. Принципиально хотите живого общения – организуйте традиционную вечеринку в офисе и позовите на нее удаленных сотрудников. К слову, их расходы на дорогу из другого города работодателю нужно будет оплатить и выделить им суточные, так как ТК считает такие сборы служебной командировкой.

Столько же, сколько за работу в офисе. Урезать зарплату персоналу, мотивируя это переходом на дистант, нельзя. Здесь действуют те же цифры МРОТ и надбавки за районный коэффициент.

Обратите внимание, что по ТК работодателю при расчете зарплаты нужно учитывать не только льготы региона РФ, где зарегистрирована организация-наниматель. Если фирма находится в городе, где таких надбавок нет, а сотрудник живет, например, в Челябинской области и работает оттуда, нужно будет прибавлять к сумме коэффициент этой местности.

Та же история с отпусками. По ТК это минимум 28 дней в год, больше для районов Крайнего Севера и приравненных к ним по условиям.

Есть 3 варианта:

1. Оформляется стандартный бессрочный трудовой договор для работы на постоянной основе. Как вариант – такой же на срок до полугода.
2. По согласию сторон заключается дополнительное соглашение к основному договору. Оно также может действовать бессрочно или до 6 месяцев. Офис с дистанционкой можно чередовать. В понедельник, среду и пятницу работник трудится удаленно, а по вторникам и четвергам приходит в офис, который считается стационарным рабочим местом.
3. Третий способ того, как по ТК можно оформить перевод на удаленную работу, связан с форс-мажором. Если на территории РФ или региона возникли чрезвычайные обстоятельства вроде пандемии или стихийного бедствия, работодатель может выпустить приказ или другой ЛНА о введении временной дистанционки в организации. Когда режим ЧС будет снят, нужно будет вернуться к офисному типу работы.

Имейте в виду, что перевести на дистант в случае ЧС можно не всех. Если у сотрудника совсем неудаленная профессия, такой приказ будет нарушением ТК. Клининг-специалист или повар в этом случае уходят в простой, который нужно оплачивать суммой не менее 2/3 от официального оклада.

Работодателю с удаленщиком необязательно обмениваться физическими документами. Часть взаимодействия можно перенести в систему кадрового электронного документооборота. КЭДО снимает часть вопросов о том, как оформить трудовые отношения при удаленной работе. Здесь можно вести табель рабочего времени, заполнять сведения о трудовой деятельности. К документам, которые работодателю придется оформлять в бумажной форме, относятся приказы об увольнении, журналы инструктажей, Акты по форме № Н1. Их перевод в цифру запрещен ТК РФ. Только бумага и живые подписи.

Для электронного заключения договоров и дополнительных соглашений нужные электронные цифровые подписи.

Они бывают разными:

• Простая ЭЦП. Для ее создания используют коды и пароли.
• Неквалифицированная ЭЦП. Она формируется методом криптографии с использованием специального ключа.

Усиленная ЭЦП – это аналог неквалифицированного вида, но:

• У нее есть квалифицированный сертификат, где указан ключ проверки;
• Создание, проверка такой подписи проходят строго по требованиям соответствующего ФЗ.

Работодатель чаще пользуется усиленной квалифицированной ЭЦП. Сотрудник может ставить ее же или аналогичную неквалифицированную подпись. Для ряда документов достаточно простой ЭЦП.

Выпустите ЛНА или дополнения к ПВТР. Распишите, как будете оформлять дистанционную работу сотрудников.

В документе важно указать:

• какие бумаги переводятся в цифру и какие ЭЦП будут использоваться в каждом случае;
• как будут взаимодействовать работник и работодатель, включая средства связи, время и порядок созвонов, признаки состоявшейся и несостоявшейся коммуникации;
• срок, в течение которого удаленщик должен согласовать условия и подписать документ;
• на какому оборудовании будет работать сотрудник, как работодатель его доставит на место, как компенсирует затраты работника на покупку лицензионного ПО.

В трудовом договоре указывают место работы удаленщика. Здесь пишут название и адрес организации. Домашний адрес дистанционного сотрудника его местом работы не считается.

Рабочие часы и время отдыха могут назначаться, исходя из пожеланий обеих сторон. Это при приеме указывается в ЛНА или дополнительном соглашении. Иначе дело обстоит, если режим уже прописан в коллективном трудовом договоре, утвержденном с участием Профсоюза. В любом случае обговорите это на собеседовании.

Также обстоят дела с вызовом на стационарное рабочее место.

Перед тем как оформить приказ на перевод сотрудника на удаленную работу, учтите, что по ТК вам как работодателю по-прежнему нужно будет обеспечить:

• Медицинское и санитарно-бытовое обслуживание, включая доставку в медучреждения при неотложных состояниях.
• Социальное страхование, которое защищает от несчастных случаев на производстве и заболеваний, вызванных условиями труда.
• Ознакомление с условиями охраны труда, электро- и пожаробезопасности. Проведение инструктажей для персонала.

В главе 13 ТК РФ прописаны все обоснования расторжения трудового договора. Однако для удаленщиков предусмотрены дополнительные условия.

Соглашение с дистанционными сотрудниками также расторгается:

• По инициативе нанимателя. Если сотрудник больше 2 рабочих дней не выходит на связь с работодателем, договор можно расторгнуть. Исключение – вы изначально договорились, что срок ответа может быть больше.
• Работник переехал в другой регион РФ. Условия труда меняются, а значит продолжать сотрудничество на прежних условиях не получится. Соглашение расторгается для перезаключения, если сотрудник готов продолжать работать.

Напоминаем, что по ТК можно уволить удаленщика, если он игнорирует нанимателя 2 рабочих дня. Это будет считаться разрывом трудовых отношений по инициативе работодателя. Здесь следует помнить про дисциплинарный порядок процедуры. Сотрудник должен иметь возможность объяснить причины своего молчания, они могут оказаться уважительными.

Все важные моменты того, как оформить работника на дистанционную работу, прописаны в статье 312.9 ТК РФ. Здесь же указано, какие сведения обязательно должны быть в ЛНА. Руководитель компании обязан ознакомить удаленщика с актом. Подписывать ЛНА не требуется. При временном переводе на дистанционную работу соглашение длится до 6 месяцев или пока не перестанут действовать чрезвычайные обстоятельства.

Есть специальные программные решения для сотрудников Отдела кадров. Они позволяют работодателю контролировать бизнес-процессы, вести бухгалтерию и переговоры с персоналом, оформлять в штат новых сотрудников.

Рассмотрим 8 программ для этих целей.

В СБИС работодатель может фиксировать начало и окончание рабочего дня сотрудников, анализируя активность на их мониторах. В мобильном приложении СБИС можно включить определение геолокации. Это позволяет контролировать перемещения специалистов, работающих вне офиса. Софт покажет, был ли сотрудник на месте в выбранное время. В программе можно производить расчет заработной платы, работать с больничными, отпусками, премированием.

Через СБИС работодатель может проводить видеосовещания, обучающие семинары, контролировать продажи и исполнение задач. Есть встроенный корпоративный мессенджер, хранилище файлов, возможности облачной телефонии и совместной работы через трансляцию экрана.

В КОМПАС можно оформить штатное расписание, отпуска, служебные поездки, работать с приказами и кадровым документооборотом. Программа позволяет работодателю автоматизировать часть рутинных задач.

Среди функций:

• Автоматизированный расчет зарплаты
• Управление персоналом
• Рекрутинг
• Кадровый учет
• Сдача отчетности
• Настраиваемая аналитика
• Информирование об изменениях законодательства РФ

КОМПАС поможет с оформлением штатного расписания, оценкой навыков и управлением карьерой, аттестацией, учетом рабочего времени. Также программа позволит работодателю сократить численность Кадрового отдела. Большая часть процессов автоматизирована, один специалист сможет вести десятки и даже сотни сотрудников.

Через программу можно работать одновременно с несколькими фирмами. Софт позволяет организованно хранить различные сведения о штатных сотрудниках. Это удобное решение для расчета отпускных, пособий, создания кадровых документов, ведения журналов и реестров. Подходящий вариант для малого и среднего бизнеса.

Преимущества программы:

• облачная и десктопная версии;
• можно контролировать доступ сотрудников по ролям, есть четыре настраиваемых уровня;
• встроенная система уведомлений о событиях и откликах на вакансии;
• импорт, экспорт данных для отчетности;
• создание кадровых документов с возможностью их сканирования;
• техподдержка через онлайн-тикеты или по телефону;
• программа формирует приказы, табели, графики, отчеты и запоминает выбранные пользователем шаблоны;
• есть отправка сообщений на электронную почту, можно прикладывать файлы.

Софт подскажет работодателю, как оформить договор для удаленной работы, предложив шаблон из базы. Можно вести журналы и выгружать их в формате MS Excel. Возможностей софта хватает, чтобы работать с любым количеством сотрудников в компании.

Многофункциональное ПО, которое может конкурировать с 1С. Есть бесплатная версия программы. Имеет большое количество функций. В том числе:

• создание отдельных карточек сотрудников;
• импорт и экспорт данных из 1С;
• формирование кадровых бумаг;
• составление штатного расписания;
• расчёт рабочего стажа;
• подключение различных классификаторов;
• работа с отпусками и служебными поездками;
• отправка сведений в ПФР.

В программе можно вести СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, а также хранить документы во встроенном архиве. ПО умеет обмениваться данными со СБИС, 1С, Excel, имеет большую библиотеку шаблонов. Есть возможность кастомизации софта под запросы предприятия.

Обеспечивает работодателю полный кадровый учет, в том числе:

• формирование карточек сотрудников с данными об образовании, стаже, семейном положении, выслуге;
• разграничение рабочих пространств по подразделениям и отделам;
• сбор отчетов по больничным листам и трудовым книжкам;
• ведение табеля и штатного расписания;
• есть функция интеллектуального мастера рекрутинга и перевода сотрудников на другие должности.

Среди дополнительных возможностей есть производственный календарь РФ с уведомлениями о днях рождения сотрудников, настраиваемый будильник. С Кадры SB можно вести учет сразу для нескольких организаций в одном месте.

Софт отличается большим набором функций для работы с персоналом, включая делопроизводство, печать и архивирование документов. Собирает статистику, формирует отчеты по кадровым операциями, высчитывает рабочее время.

Функционал:

• доступ настраивается и разграничивается по ролям;
• простой интерфейс, доступный для самостоятельного освоения;
• умеет собирать данные о сотрудниках из различных источников и кадровых документов;
• импорт, экспорт и распечатка документов.

Софт позволяет вести учет одновременно для нескольких организаций. Есть классификатор должностей, можно настроить автоподготовку приказов. Программа умеет формировать кадровую статистику и рассчитывать трудовой стаж.

Многофункциональная платформа, которая автоматизирует и роботизирует бизнес-процессы, упрощая сотрудничество в дистанционном формате.

ECM-модуль включает все возможности для документооборота, в том числе кадрового. Здесь можно оформлять:

• Договора
• Служебные записки
• Дополнительные соглашения

Статус и путь каждого документа отслеживаются. Есть поддержка работы с электронными цифровыми подписями и встроенный архив с удобным поиском. Работодатель может настроить автоформирование документов при запуске определенного бизнес-процесса.

Кроме этого, в ELMA ECM+ сотрудникам можно ставить задачи, а все вопросы решать в корпоративном чате. Платформа кастомизируется под нужды команды.

Цифровой офис, для работы в котором нужен только интернет. На платформе можно создать рабочее пространство для фирмы или команды.

Софт позволяет работодателю:

• Проводить совещания, планерки, семинары, тренинги, собеседования, онлайн-корпоративы в видеоформате
• Совместно с коллегами работать над одним документом
• Настраивать конфиденциальность трансляций
• Работать и совещаться за компьютером или через смартфон
• Транслировать видео на YouTube или стриминговый сервис
• Персонализировать интерфейс рабочего пространства под запросы команды

Софт не подскажет, как оформить сотрудника, который работает удаленно, но создаст все условия для комфортной и эффективной коммуникации.

С 1 января 2021 года дистанционная работа стала официальным понятием. Работать так можно, это легально и регулируется Трудовым кодексом РФ.

Удаленная и надомная работа – это не одно и то же. В первом случае речь об интеллектуальном труде, а во втором – о физическом. У удаленщиков и надомников разные права. Требования для работодателя к их официальному оформлению тоже различаются.

Есть категории сотрудников, которых совсем нельзя перевести на удаленку из-за специфики их обязанностей. Зарплата на дистанционке не может быть меньше офисной. В оплату труда работодатель включает все районные коэффициенты и льготы. Отпуска, больничные, социальное страхование и инструктажи как при обычном режиме работы.

Среди вариантов того, как правильно оформить дистанционную работу, можно выбирать срочный или бессрочный трудовой договор, а также просто заключить дополнительное соглашение с указанием условий и особенностей труда удаленщика.

С дистанционным сотрудниками удобнее вести электронный документооборот, в том числе кадровый. В этом случае для подписания "цифровых бумаг" нужно будет оформить ЭЦП.

Основания для расторжения трудового договора с удаленщиком стандартные. Также дистанционного сотрудника можно уволить, если он игнорирует работодателя больше 2 рабочих дней и такое долгое молчание не было оговорено в соглашении.

Для контроля удаленщика и коммуникации с ним можно использовать любые средства связи, в том числе электронную почту и чаты. Есть специальные программные решения, которые позволяют обеспечить прозрачность такой работы и облегчают кадровый учет.