Управление закупками вручную – распространенная практика, которая может обходится бизнесу дорого. Заявки теряются в почтовых цепочках, счета не видны в гигантских таблицах, поставки срываются из-за упущенных сроков? Отделы закупок сталкиваются с одним и тем же: ручное управление закупками съедает не только время, но и деньги вашего бизнеса. Знакомая ситуация?
Хорошая новость: современные решения позволяют выстроить прозрачный процесс закупки от заявки до получения товара. Мы, команда pickTech, изучили платформы из каталога, проанализировали отзывы реальных пользователей. В этом материале покажем, какие типы решений существуют и поможем составить план выбора для вашей компании.
Что происходит на рынке автоматизации закупок в 2026 году
Российская индустрия меняется стремительно. Если на старте организации мирились с разрозненными таблицами и бесконечными email-цепочками, сейчас запрос изменился. Вы хотите видеть полную картину: что заказано, у кого, на каком этапе находится поставка. И получать эту информацию в реальном времени, а не собирать по крупицам из разных файлов.
Еще несколько лет назад владелец продукта ELMA365 сформулировал главный тренд: «Сквозной процесс закупки и единое окно облегчают жизнь сотрудников и дают контроль. Можно автоматизировать не только бизнес-процесс закупок, но и интегрировать его с другими бизнес-процессами».
Давайте посмотрим, какие конкретные изменения происходят в индустрии прямо сейчас.
5 трендов автоматизации закупок 2026
Искусственный интеллект приходит в снабжение
Еще недавно планирование закупок было полностью ручным делом. Вы смотрели на остатки, вспоминали прошлогодние объемы – и формировали заявку. Человеческий фактор, ошибки, упущенные детали. Сейчас ситуация меняется. Современные платформы встраивают AI-агентов, которые анализируют вашу историю, учитывают сезонность и подсказывают, что и когда заказывать. Например, платформа AGORA использует машинное обучение для скоринга поставщиков, анализа ценовой динамики и определения оптимальных сроков для проведения тендеров. Для компаний с сотнями позиций в месяц – это реальная экономия времени.
Интеграция ERP, CRM и финансов в одну систему
Для тех , кто устал переносить данные из одной программы в другие, доступно новое поколение решений, которые связывают ERP, SRM, CRM, электронные торговые площадки и финансовые инструменты в единый поток. Цель – сквозной цикл от заявки до оплаты счета, где вы видите каждый этап.
Когда все связано, вы видите не только факт покупки, но и видите как она влияет на проект, бюджет, сроки. По нашему опыту, именно это закрывает главную боль руководителей – отсутствие контроля исполнения.
Облачные форматы и мобильность
Облачные ERP – объективно подходит для малого и среднего бизнеса. Почему? Не нужно покупать серверы и держать IT-отдел. Вы подключаетесь через браузер и начинаете работать.
Мобильные приложения – это спасение для тех, кто постоянно на объектах. Ваш прораб может согласовать заявку со стройплощадки, не дожидаясь возвращения в офис. Для организаций, инфраструктура которых распределена по большой площади, это критично.
Импортозамещение меняет ландшафт
Уход зарубежных вендоров (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) заставил российский рынок переориентироваться на отечественные разработки, и это оказалось отличным решением. Такие ПО как Синтека, Майснаб, iTender, AGORA SRM включены в реестр российского ПО, а значит поддержка на русском языке, понимание локальных бизнес-процессов и возможность доработки под ваши задачи.
Интерфейс Синтека
Какие инструменты автоматизации снабжения существуют
На рынке сегодня присутствует несколько категорий решений, и разобраться в них – задача, которая займет немало времени. Например, есть комплексные ERP-комбайны, которые закрывают сразу массу задач. Есть облегченные облачные сервисы для быстрого старта. Есть специализированные SRM-системы (Supplier Relationship Management) для работы с партнерами. А также электронные торговые площадки для конкурентных закупок.
Разберемся, в чем особенность каждого типа и для кого он подходит.
ERP-платформы – это универсалы, которые закрывают весь контур вашего предприятия: производство, финансы, склад, продажи и снабжение. Если вы уже работаете в экосистеме 1С, то 1С:ERP станет логичным выбором. Система сама формирует заказы и следит за исполнением договоров. Для малых предприятий есть облегченная версия – 1С:УНФ.
Облачные сервисы – для тех, кому актуально внедрение по упрощенной схеме. Заходите через браузер, настраиваете и работаете. Например, МойСклад связывает торговлю, склад и снабжение. Модуль смотрит на ваши продажи и остатки товара, подсказывает что закупить. Синтека и Майснаб – прикладные решения для строительной отрасли, объединяющие заявки, финансы и документы в один цифровой процесс.
Интерфейс Майснаб
SRM-системы фокусируются на отношениях с партнерами. iTender, AGORA SRM, Синтека помогают планировать закупки, проводить процедуры, управлять договорами.
Электронные торговые площадки нужны, если вы проводите аукционы, конкурсы или работаете по 223-ФЗ. Как пример, Торги223, Bidzaar дают площадку для торгов онлайн.
Обзор инструментов: кому что подходит
Хорошо, с типами систем разобрались. Но какую выбрать именно вам? Универсального «лучшего» продукта не существует. То, что идеально для строительной компании с десятками объектов, не подойдет небольшому интернет-магазину.
Строительство и производство
Если у вас десятки площадок, присмотритесь к Синтека и Майснаб. Обе платформы заточены под проекты и финансы именно в этой отрасли. Ключевое отличие: у Майснаба полноценное мобильное приложение – критично, если ваши люди постоянно в полях. Синтека сильнее в интеграциях для сложных процессов.
Малый бизнес и ритейл
Небольшим компаниям подойдут облегченные варианты – МойСклад и 1С:УНФ. МойСклад удобен, если вы работаете с маркетплейсами (Wildberries, Ozon, Яндекс): интеграция настраивается за пару кликов. 1С:УНФ – если вы уже в экосистеме 1С. Внедрение этих решений займет ориентировочно 2 недели.
Средний бизнес со сложными процессами
Для компаний с многоэтапными согласованиями и десятками поставщиков нужны SRM. iTender предлагает гибкость настройки без программирования. Вы сами выстраиваете маршруты согласования, создаете шаблоны документов, определяете правила выбора поставщика.
Интерфейс iTender
Крупный бизнес и производство
Промышленным предприятиям нужна глубокая интеграция между снабжением, производством, складом и финансами. 1С:ERP связывает все в единую систему. Внедрение системы займет определенное время, но в результате вы получаете контроль над всеми процессами.
Конкурентные торги
Если вы проводите аукционы по 223-ФЗ, вам нужна электронная торговая площадка. AGORA SRM и Bidzaar – для корпоративного сегмента с AI-подбором партнеров. Торги223 – для госсектора.
Таблица ниже поможет вам сравнить ключевые параметры топ-10 программ для автоматизации закупок и снабжения. Обратите внимание на мобильные приложения – критично, если ваши люди работают на объектах. Сервис Майснаб – лидер систем управления закупками в том числе и благодаря мобильности. Полный каталог решений доступен здесь.
| Система | Тип решения | Для кого | Мобильное приложение | Интеграция с 1С |
|---|---|---|---|---|
|
Синтека ⭐ Лидер шорт-листа для SRM для строительства |
SRM для строительства | Средний и крупный бизнес | ✅ Да | ✅ Да |
|
Майснаб ⭐ Лидер шорт-листа систем управления закупками |
Облачная платформа для систем управления закупками | Малый и средний бизнес | ✅ Да | ✅ Да |
| МойСклад | Облачный сервис учета | Малый бизнес, ритейл | ✅ Да | ✅ Да |
| 1С:УНФ | ERP-система облегченная | Малый бизнес | ⚠️ Частично (через веб) | ✅ Да (нативно) |
| iTender SRM | SRM-система | Средний и крупный бизнес | ❌ Нет | ✅ Да |
| AGORA | Электронная торговая площадка + SRM | Крупный бизнес, госсектор | ⚠️ Частично (личный кабинет) | ✅ Да |
| ПУСК.Снабжение | Онлайн-сервис для строительной отрасли | Малый, средний и крупный бизнес | ✅ Да | ❌ Нет |
| Istock Link | SRM со встроенной ЭТП | Малый и средний бизнес | ✅ Да | ✅ Да |
| NORBIT SRM | SRM | Средний и крупный бизнес | ✅ Да | ✅ Да |
| ELMA365 Закупки | SRM | Малый, средний и крупный бизнес |
⚠️ Да (Общее для ELMA365) | ✅ Да |
Как выбрать систему для закупок в 2026: пошаговый алгоритм
Выбор системы автоматизации закупок – это разумеется не спонтанное решение на основе красивой презентации. Мы исследовали, как работают компании, и на основе этого составили четкий план действий. Пройдите эти пять шагов последовательно, прежде, чем принять решение окончательно. Каждый даст важную информацию для правильного выбора.
Шаг 1. Аудит текущих процессов
Начните с честного описания того, как сейчас функционирует снабжение у вас. Все в Excel? Запросы ходят по почте? Зафиксируйте текущее состояние – без этого не понять, куда двигаться.
Посчитайте ключевые цифры: объем закупок в месяц, количество активных поставщиков, среднее количество позиций в заявке. Проанализируйте, сколько времени занимают разные этапы – от подачи до получения товара на склад.
Выявите узкие места: где теряется время, где возникают ошибки, какую информацию приходится вводить многократно. Учтите существующий ландшафт: какая конфигурация 1С используется, есть ли CRM, финансовые инструменты, электронный документооборот.
Ключевые вопросы для аудита закупок
Шаг 2. Чек-лист требований
Сформируйте список функций, которые действительно нужны вашему бизнесу. Разделите на обязательные и желательные – это поможет не перегрузить проект.
Обязательные:
- Планирование потребностей и формирование заявок.
- База поставщиков с историей взаимодействия.
- Маршруты согласования с автоматическими напоминаниями.
- Финансовый контроль и учет расходов по проектам.
- Базовая аналитика и отчёты.
- Интеграция с 1С (при наличии).
- Отслеживание сроков поставки и исполнения договоров.
Желательные:
- Процедуры проведения тендеров.
- Электронный документооборот и УКЭП.
- Мобильные приложения для работы с объектов.
- AI-функции и предиктивная аналитика.
- OCR для распознавания документов.
- Интеграция с маркетплейсами (для торговых компаний).
- Рейтингование поставщиков.
Шаг 3. Оценка бюджета (TCO)
При оценке стоимости рассчитывайте полную стоимость владения, а не только цену лицензии.
Компоненты TCO:
- Лицензии или подписка – единовременная покупка или ежемесячные/годовые платежи
- Внедрение – установка и настройка под ваши процессы
- Интеграции – обмен данными с 1С, CRM, документооборотом
- Миграция – перенос справочников поставщиков, договоров, истории
- Обучение – тренинги для сотрудников, создание инструкций
- Техподдержка – ежегодные затраты на обновления, консультации
- Доработки – расходы на дополнительные функции и развитие
Для точной оценки обращайтесь к вендорам или их партнерам-интеграторам из каталога интеграторов.
Шаг 4. Анализ и демо
Изучите кейсы вендоров, проверьте отзывы пользователей. Особенно ценны, конечно, будут отзывы из вашей сферы. Они помогают понять реальные плюсы и минусы каждой платформы.
На демонстрации проверьте: удобство интерфейса (будут ли ваши сотрудники действительно им пользоваться), сценарий подачи запросов, качество интеграции с 1С, возможности аналитики, мобильные приложения.
Шаг 5. План внедрения
Внедрение системы – это изменение ваших бизнес-процессов, обучение людей, миграция данных. Типовые этапы:
- Подготовка – формирование команды проекта, детализация требований (1-2 недели)
- Конфигурация – настройка справочников, маршрутов, интеграций (2-8 недель)
- Миграция данных (1-2 недели)
- Обучение сотрудников (1-2 недели)
- Пилот на ограниченной группе пользователей (2-4 недели)
- Масштабирование на всю компанию
Не торопитесь сразу запускать на всю компанию. Начните с пилота на одном подразделении. Соберите обратную связь, внесите корректировки.
Частые ошибки при выборе ПО
Выбор ПО для автоматизации закупок — это стратегическое решение, где ошибки могут стоить не только денег, но и доверия команды. Часто компании фокусируются на функционале системы, упуская из виду ключевые организационные моменты. В результате внедрение не приносит ожидаемой эффективности, а лишь дублирует старые проблемы в новом интерфейсе. На основе нашего опыта изучения вопроса мы выделили четыре частые и дорогостоящие ошибки, которых можно избежать.
Цифровизация без реинжиниринга
Одна строительная компания внедрила систему за 2 месяца, а потом обнаружила, что заявки по-прежнему идут 2 недели – просто теперь в электронном виде. Почему? Потому что никто не убрал лишние этапы согласования. Если ваш процесс закупок сейчас занимает 2 недели из-за избыточных согласований, автоматизация «как есть» просто переносит проблему в систему. Поэтому наша рекомендация такая: сначала оптимизируйте, потом автоматизируйте.
Недооценка интеграции
Отсутствие связи между системой закупок и 1С приводит к тому, что вы вводите данные дважды. Информацию о партнерах, договорах и счетах приходится копировать вручную. Это не только лишняя нагрузка для вашего отдела закупок, но и риск ошибок. Выбирайте варианты с готовыми интеграциями.
Игнорирование пользователей
Без обучения ваш персонал продолжит работать по-старому – в Excel и почте, а автоматизированная система будет использоваться только для формальных отчетов. Знакомая история? Вовлекайте ключевых пользователей на начальной стадии, собирайте их обратную связь, проводите качественное обучение.
Проблемы миграции
Дубли партнеров, потеря истории, неправильное сопоставление номенклатуры – все это сильно снижает доверие к системе. Ваши сотрудники видят «мусор» в справочниках и перестают верить в платформу. Миграция требует отдельного плана: очистка информации, создание правил сопоставления, тестирование.
Главное – выбирайте под свои задачи
Как видите, выбор зависит от масштаба вашей компании и сложности процессов. Нет одного универсального решения для всех.
Начинайте с аудита ваших процессов, формирования четких требований и оценки финансов. Тестируйте на демо, изучайте кейсы компаний из вашей отрасли. Учитывайте тренды 2026: интеграцию платформ, аналитику, ИИ и мобильность.
Грамотный выбор поможет вам повысить эффективность вашего отдела закупок, снизить затраты и обеспечить прозрачность на каждом этапе.
