Программное обеспечение для синхронизации файлов - это платформа, на которой несколько пользователей в разных местах работают совместно, обмениваются и редактируют файлы одновременно. Приложение синхронизирует изменения, внесенные пользователем в документ, во всех доступных версиях. Это гарантирует, что у всех есть последняя версия файла с обновленными точками данных, даже если они работают удаленно в разных местах.
Многие предприятия используют мобильные телефоны для официальной работы. Облачные приложения и браузерная доступность усиливают эту тенденцию. Это делает программное обеспечение для синхронизации файлов основным требованием для бизнеса, поскольку оно расширяет возможности совместной работы и позволяет пользователям получать доступ к файлам из любого места и в любое время. Это также позволяет безопасно обмениваться файлами через облако.
Программное обеспечение предлагает различные преимущества, некоторые из которых перечислены ниже:
Лучшее сотрудничество между командами: электронная почта является наиболее предпочтительным способом обмена файлами в организации. Но электронные письма имеют ограничения с точки зрения размера вложения и возможности синхронизации в реальном времени. С другой стороны, программное обеспечение для синхронизации файлов позволяет обмениваться файлами и папками любого размера между пользователями внутри и за пределами организации. Это программное обеспечение предлагает свободу обмена файлами в различных режимах, таких как прямое вложение или обмен ссылками.
Доступ к самой последней информации: с помощью программного обеспечения для синхронизации файлов каждый пользователь имеет самую последнюю версию файла, независимо от его местоположения. Изменения, внесенные любым заинтересованным лицом, будут немедленно видны всем заинтересованным сторонам. Они даже могут восстановить предыдущую версию файла, если они не принимают изменения.
Резервное копирование и восстановление: создание нескольких резервных копий файлов и папок, а также восстановление потерянных или удаенных файлов.
Синхронизация в реальном времени: отслеживайте изменения файлов и папок и синхронизируйте все версии в режиме реального времени.
Шифрование: шифрование данных, находящихся как в состоянии хранения, так и в пути, для защиты информации.
Расписание синхронизации: расписание синхронизации на фиксированное время и дату.
Журнал аудита: ведите последовательную запись всех изменений, внесенных в файлы и папки, а также таких деталей, как внесенные изменения, имя, время и дату.
Стандарты безопасности данных: после установки программное обеспечение для синхронизации файлов можно использовать практически для каждого файла, документа, изображения, контракта и соглашения, которые вы создаете и передаете для внутреннего или внешнего использования. Однако, прежде чем купить инструмент, тщательно оцените его стандарты безопасности и услуги поставщика. Убедитесь, что программное обеспечение шифрует ваши данные во время транспортировки и во время отдыха, особенно если файлы не хранятся на вашем собственном сервере. Мы также рекомендуем проверить дополнительные меры безопасности, такие как многофакторная проверка подлинности и единый вход.
Возможность удаленной очистки данных: сотрудники, покидающие компанию или теряющие офисное оборудование (ноутбуки или мобильные телефоны), создают риск кражи или неправильного использования официальных данных. Мы рекомендуем выбрать инструмент с возможностью удаленного удаления, чтобы вы могли удаленно удалять конфиденциальные бизнес-файлы с устройств сотрудников.
Соответствие: каждый бизнес должен соответствовать различным отраслевым стандартам, которые зависят от типа бизнес-операций, правил отрасли, региона деятельности и норм безопасности данных. При отправке файлов через Интернет программное обеспечение для синхронизации файлов должно соответствовать нормативным стандартам, действующим в вашей организации.
Искусственный интеллект улучшит индексирование и поиск: проблема с общим хранилищем данных состоит в том, что он скоро будет загроможден, потому что сотрудники не всегда регулярно удаляют старые документы или версии. Некоторые поставщики (Google и Box) добавляют возможности искусственного интеллекта (ИИ) для решения этой проблемы. ИИ Google будет угадывать файлы, которые пользователи могут искать, и предложит удалить версию, к которой не обращались в течение определенного периода времени. Инструмент изучает действия пользователя и предлагает рекомендации для файлов, а также для коллег, с которыми пользователи могут захотеть сотрудничать. С такими инновациями, которые оказываются плодотворными, все больше поставщиков будут добавлять ИИ в свой инструмент.
Безопасность данных должна стать решающим фактором для малого бизнеса: поскольку большинство приложений развертываются в облаке, а данные хранятся на удаленных серверах, даже небольшие компании выражают озабоченность по поводу безопасности своих данных.