Программное обеспечение для обмена файлами - это инструмент, предназначенный для хранения и распространения электронных файлов в сети организации или через Интернет. Эти инструменты помогают пользователям поддерживать связь с другими заинтересованными сторонами путем обмена соответствующими данными и файлами.
Снижение затрат: программное обеспечение для обмена файлами устраняет необходимость использования физических файлов / форм и оборудования (например, флэш-накопителей) для хранения и обмена информацией, что снижает накладные расходы, связанные с поддержанием инфраструктуры, необходимой для хранения и распространения печатных копий.
Повышение целостности данных: ПО для обмена файлами обеспечивает безопасность конфиденциальных данных, делая данные менее подверженными манипуляциям и повреждениям. Пользователи могут устанавливать разрешения для файлов, которыми они делятся; получатели могут загружать, просматривать, обмениваться или редактировать файлы, только если это разрешено установленными настройками разрешений.
Совместная работа: программное обеспечение для обмена файлами обеспечивает быструю совместную работу, так как файлы можно обмениваться всего несколькими щелчками мыши.
Видимость в режиме реального времени: информирует пользователей о состоянии файла с помощью уведомлений при каждой загрузке, скачивании или редактировании файла.
Совместная работа: пользователи могут совместно работать над проектами, передавая и обмениваясь информацией о конкретных файлах в системе.
Управление документами: собирайте, храните и делитесь всеми документами на центральной платформе.
Контроль доступа / разрешения: установите уровни авторизации для определенных файлов / папок.
Шифрование: маскировка данных с использованием встроенных алгоритмов для усиления защиты.
Синхронизация в реальном времени: такие обновления, как изменения или редактирование файлов / папок, видны всем пользователям в режиме реального времени.
Безопасность и конфиденциальность: с ростом числа онлайн-инструментов безопасность данных становится серьезной проблемой для предприятий любого масштаба. Оценивая ПО для обмена файлами, обязательно внимательно изучите предложения по безопасности для каждого инструмента (включая контроль разрешений, шифрование, административный контроль над внешними пользователями, поиск данных и аудит входа в систему).
Возможности интеграции: хотя ПО для обмена файлами фактически служит средством распространения файлов среди соответствующих внутренних и внешних заинтересованных сторон, оно не является конечным пунктом назначения, где ваши файлы будут обрабатываться / использоваться. Чтобы упростить обмен данными между системами вашего бизнеса (например, программным обеспечением CRM или ERP), спросите разработчиков программного обеспечения о возможностях интеграции.
Обмен файлами ускоряется: благодаря расширению использования мобильных приложений и веб-приложений пользователи могут обмениваться файлами быстрее, чем когда-либо. В облачной технологии маршрутизации используются виртуальные маршрутизаторы и сетевые измерительные агенты, которые позволяют избегать областей с большим трафиком при загрузке, скачивании и обмене файлами.
Контейнеризация данных обеспечивает безопасность бизнес-данных на личных устройствах: «Принесите свое собственное устройство» (BYOD) становится все более распространенным явлением на рабочем месте, подчеркивая важность отделения рабочих файлов от других данных на личных устройствах сотрудников. При контейнеризации данных корпоративные данные шифруются в виде виртуальных объектов, называемых контейнерами, которые защищают данные от несанкционированного доступа. Этот процесс может быть завершен с использованием уникальных ПИН-кодов, геозонирования и IP-ограждений.