CRM для детского центра: возможности и преимущества

Обычно в CRM-системе ведут клиентскую базу, формируют отчетность, отмечают учеников на занятиях и продлевает абонементы. Но эти же функции может выполнять в центре и администратор. Также он отвечает на звонки, отправляет напоминалки, например, об изменениях в расписании, ведет расписание, следит за остатком занятий на абонементе и состоянием офиса. Какова вероятность, что среди многозадачности и ручного труда «выстрелит» ошибка из-за человеческого фактора? На наш взгляд, довольно высока.

‍Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) уже давно стала основной программой для бизнеса в центрах развития детей, а не просто дополнительным инструментом. Ее использование помогает правильно учитывать всех клиентов, анализировать, какие из направлений наиболее успешны, вовремя замечать окна между занятиями и устранять их, автоматически рассылать информацию, прогнозировать продажи и быть полезными своим клиентам.

CRM для детского центра проста и интуитивно понятна, ее использование не требует больших временных затрат и помогает сократить время рутинных процессов. В случае возникновения вопросов, техническая поддержка всегда готова помочь.

Давайте начнем с того, что определимся с ответом: “Что такое CRM-система?”. Это программа, которая автоматизирует процессы учета образовательного или детского центра, используя четкий алгоритм вместо запоминания информации и Excel-таблиц. Она принимает входные данные от пользователей и работает с ними непосредственно, обеспечивая системный подход к каждой бизнес-задаче.

Существуют три причины, почему CRM необходима:

1. Сотрудники ошибаются, это может привести к потере клиентов и прибыли;
2. Путаница в документах может также привести к упущенной прибыли;
3. Предположения не являются надежным способом принятия решений, поэтому бизнес должен быть управляем системно.

Ведение учета образовательного центра в CRM поможет избежать этих проблем.

Мобильность.

‍Использование облачной CRM-системы для детского центра позволяет иметь доступ к бизнес-активностям в любом месте и время. Руководитель может легко просмотреть отчеты и назначить задачи. Система синхронизирована на всех устройствах, что обеспечивает актуальность информации.

Прозрачность процессов.

Руководитель может также прозрачно видеть все процессы в бизнесе, управлять доступом пользователей и избежать ручных исправлений.

Конкурентоспособность.

Использование CRM-системы помогает повысить конкурентоспособность бизнеса, обеспечить лояльность клиентов, а также оставаться на связи 24/7 благодаря интеграции с мессенджерами.

Применение готовых инструментов CRM-системы для образовательного центра значительно упрощает деятельность и учет в компании.

Чтобы CRM-система действительно автоматизировала процессы и была полезна, необходимо применять все ее функции по максимуму. Благодаря этому темп работы команды ускориться, и можно будет сократить количество ручных действий и переключений между программами.

Что есть в CRM-системе для детских и учебных центров?

• Ведение базы учеников.
• Прозрачный учет оплат.
• Календарь с задачами и оповещениями для сотрудников.
• Личный кабинет для клиента и преподавателя.
• Автоматические оплаты педагогам без ручного подсчета.
• Расписание, статусы посещений, шаблоны абонементов.
• Наглядная статистика в реальном времени.
• Отчеты по компании, клиентам, сотрудникам.
• Инструменты для привлечения клиентов и обработки лидов.
• Интеграции с полезными сервисами: мессенджеры, IP-телефония, Интернет-эквайринг, онлайн-касса, SMS-рассылки и т.д.

Данные модули в CRM задают ритм работы. Сотрудники уже не смогут забыть о задаче или что-то перепутать.‍ CRM-системы имеют специализированные возможности, такие как полезные функции в CRM-системе Параплан для детских центров.

Система помогает автоматизировать учет посетителей центра для детей. Категории клиентов помогают за считанные секунды отфильтровать нужную группу учеников и провести с ней работу. CRM формирует для пользователей список должников, неоплаченных посещений и непродленных абонементов. Администратор может сосредоточиться на работе с клиентами, а не на ручном поиске информации.

Профиль ученика в Параплан CRM.

Предварительная запись на пробное занятие, воронка продаж в виде канбан-доски, автоматический сбор лидов с указанием источника, отчеты по менеджерам по продажам помогут сотрудникам центра не упустить ни одной заявки и вовремя напомнить о себе потенциальным клиентам.

Воронка продаж в Параплан CRM.

Разместите ссылку с расписанием на сайте или в соц.сетях. Далее клиент выбирает нужное занятие, доступное время и оставляет контактные данные. Без участия администратора. Расписание ведется онлайн, что позволяет избежать конфликтов записи клиентов и занятий.

Виджет онлайн-расписания в Параплан CRM.

Параплан CRM автоматически формирует все базовые отчеты, нужные для бизнес-анализа, ручной труд больше не потребуется. Аналитика поможет правильно оценивать свой бизнес и выстраивать стратегия развития.

Раздел “Аналитика” в Параплан CRM.

Владельцу бизнеса или администратору нужно будет только указать форму выплаты сотруднику: за проведенный урок или за количество посетивших его учеников, а дальше система рассчитает все сама. Нет необходимости вести дополнительные таблицы или переживать, что какое-то занятие не учтено.

Сотрудникам центра больше не нужно открывать каждое приложение в отдельном окне, путаясь что и где вы ответили. Встроенные мессенджеры WhatsApp и Telegram позволяют вести все переписки с клиентами только из CRM.

Переписка в мессенджерах через CRM-систему Параплан.

В Личном кабинете клиент может пополнить счет с банковской карты. Больше никаких срочных поисков банкоматов или возможностей у недобросовестных сотрудников собрать за абонементы непрозрачным способом. Потребуется только подключить к своему аккаунту интеграцию с Интернет-эквайрингом.

Онлайн оплата через Личный кабинет ученика в Параплан CRM.

Интеграция с онлайн-кассой позволяет формировать чек после каждой финансовой операции, затем моментально отправлять его покупателям и в налоговую. Клиент автоматически получает чек на свою электронную почту. Минимум бумажных документов.

Триггерные сообщения по электронной почте или смс помогут напомнить о посещении, проинформируют об изменениях, сообщат о необходимости оплаты за абонемент в автоматическом режиме. Эта функциональность помогает уменьшить число опозданий и переносов. Сотрудники также получат уведомление о действиях клиентов или предстоящих именинниках.

Таск-менеджер содержит основные типы задач, которые помогают в работе: звонок, письмо, встреча, напоминание и пр. Также можно добавить необходимую задачу в произвольной форме, установить ограничение по времени и отслеживать изменение статусов задачи.

Планировщик задач в Параплан CRM.

Теперь, когда цели, возможности и преимущества CRM стали прозрачнее, необходимо понять, как выбрать систему, максимально подходящую для конкретного бизнеса. Должна ли это быть специализированная система или СРМ широкого профиля?

CRM широкого профиля не подразумевает специальные готовые инструменты для учета работы детского центра. Такие программы ориентированы на все виды бизнеса, поэтому блоки и разделы выглядят максимально обобщенными. Подобные CRM предлагают широкие возможности, однако многие из них могут не использоваться бизнесами из сферы образования, а платить за это все равно придется.

Кроме этого, руководителю учебного центра потребуются время и деньги на внедрение системы и обучение сотрудников работе в ней. Зачастую, настроить CRM и перенести в нее информацию самостоятельно затруднительно для обычного пользователя, поэтому необходимо сразу закладывать бюджет на помощь IT-специалистов.

В результате, попытки перестроить систему под бизнес-процессы компании “съедают” драгоценные часы, которые руководитель центра может использовать для стратегического планирования, разработки способов увеличения (получения) прибыли.

А спустя некоторое время, сотрудники могут дать обратную связь, что в CRM-системе они путаются, постоянно вынуждены обращаться за помощью в техническую поддержку, программа им кажется неудобной, а каждый администратор ведет ее по-своему, как запомнил. В итоге, руководитель получает недовольство от команды и снова возвращается к вопросу поиска подходящей CRM.

Все этого можно избежать, если изначально обратить свое внимание на CRM для образования. Такие системы включают в себя только те функциональности, которые закрывают потребности конкретной сферы. Без громоздких лишних блоков и разделов, сложных интеграций, что только путают педагогов во время работы в CRM. В системе используется прозрачная и привычная логика для быстрого расчета зарплаты педагога, отметки посещений ученика, записи лида на пробный урок или списания занятия с абонемента. Зачем придумывать сложные алгоритмы, когда в специализированной системе уже все реализовано под сферу образования, спорта и творчества?

В подобных CRM-системах владелец учебного центра может вести учет от и до, используя специфические разделы и функции. С их помощью руководитель может освободиться от рутины, упростить контроль сотрудников, получить обзор бизнеса на 360.

Разберем наглядный пример на самом важном процессе для детского и учебного центра - отметки посещаемости учеников.

Как видно на скриншоте ниже, в специализированной CRM-системе есть отдельный раздел “Посещения” для работы с занятиями.

Владельцу центра не нужно придумывать, как организовать учет. Педагог или администратор видит расписание групповых или индивидуальных занятий на текущую дату, выбирает конкретное занятие и отмечает учеников готовыми статусами “Посетил”, “Болел”, “Пропустил” и прочими. Педагог может здесь же добавить домашнее задание к занятию, которые будет разослано ученикам по почте. Кроме этого система автоматически рассчитает зарплату педагогу, исходя из проставленных статусов посещения учеников.

Если у ученика закончился абонемент или образовался долг, система сообщит об этом. Новый абонемент можно оформить здесь же, не покидая данного раздела.

Внешний вид блока “Посещения” максимально упрощен для сотрудников с небольшим пользовательским опытом.

Раздел “Посещения” в CRM-системе Параплан.

Готовые рабочие инструменты, лаконичность, простота использования, логичная связь процессов внутри CRM - главные преимущества системы, разработанной с учетом специфики детских и учебных центров. Многие клиенты приходят к внедрению CRM-системы после работы в облачных документах или классических инструментах учета (Word, Excel и подобные). Это правильный шаг. В следующей части статьи разберемся, почему мы не рекомендуем полностью вести учет в Google-документах или Excel.

На начальном этапе развития детского центра руководители часто фиксируют работу с учениками в Excel и Google-документах. Кажется, что CRM-система пока не нужна, пусть сначала увеличится выручка и количество учеников. Этот подход, наоборот, затормаживает рост и подвергает риску всю компанию.

Что может произойти при использовании альтернативных бесплатных сервисов?

• Удаление информации без возможности восстановления.
• Потеря доступа к папкам и файлам.
• Невозможность вычислить сотрудника, внесшего корректировки в файл.
• Скачивание и передача третьим лицам любых данных, в том числе базы клиентов и лидов.
• Отсутствие единообразия в документах и папках.
• Неверный подсчет в отчетных таблицах из-за случайного повреждения формул.

CRM для детских и учебных центров полностью снимает эти риски.

• Настройка доступов пользователей.

Администратор, педагог, маркетолог - каждый видит то, что нужно для его работы. Остальную информацию владелец CRM может скрыть. Пользователи заходят в систему под индивидуальным логином и паролем. Когда требуется закрыть доступ к аккаунту, нужно просто удалить сотрудника из системы. Он больше не попадет в CRM под старыми данными для входа.

• Ограничение прав на просмотр и скачивание базы клиентов.

В правах доступа владелец может ограничить не только просмотр контактов клиентов или отчетов, но и запретить их скачивание. Например, в Параплан CRM клиентская база дополнительно защищена от удаления. Пользователям доступен только перенос учеников в архив.

• Возможность проследить внесенные изменения.

При возникновении подозрительных ситуаций владелец CRM-аккаунта может обратиться в техническую поддержку системы для проверки действий пользователей. В таком случае будет предоставлена полная история: что и когда было добавлено, удалено и кем это сделано. В Excel или Google-документах такой возможности нет, как и персональных помощников.

И самое важное.

В CRM-системе для детских центров Параплан ценная информация не потеряется, так как она надежно шифруется и резервно копируется. Сломать что-то невозможно, так как облачная CRM работает через Интернет. Изменения в системе вносятся в режиме онлайн и данные всегда актуальны.

Напротив, при использовании Google-инструментов не избежать разных папок, ссылок, отдельных документов. Чем больше пользователей и учеников, тем больше увеличивается объем таблиц, данные спутываются и наступает хаос. В какой-то момент руководителю бизнеса придется реорганизовать ведение учета. По опыту некоторых компаний из образовательной сферы, этот процесс может быть длительным и болезненным из-за большого количества разрозненной документации.

Сосредоточьтесь на масштабировании бизнеса, а не на ручном контроле информации и команды - работайте в CRM-системе с открытия центра. Обеспечьте рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов. И напоследок дадим подсказки, как выбрать и внедрить CRM-систему в работу конкретного бизнеса без потери времени зря.

Эксперты Параплан CRM подготовили короткую шпаргалку для руководителей сферы образования, как выбрать лучшую CRM-систему учета клиентов и быстро внедрить ее в работу центра.

Активно тестируйте CRM во время бесплатного периода.

Ниже ключевые задачи бизнеса, которые система автоматизирует и ускоряет. То, что руководители детских центров точно не должны вести вручную.

На демо-версии нужно проверить:

1. Абонементную систему: особенности оформления абонементов и правила списания занятий.
2. Внешний вид расписания и удобство его ведения.
3. Зарплатные ставки педагогов.
4. Настройки автоматических действий.
5. Видимость данных для сотрудников.
6. Доступные отчеты и аналитику.
7. Интеграции, входящие в разные тарифные пакеты.
8. Возможность переноса данных из документов в систему.

Определите наиболее важные функциональности в системе и проверьте их адаптивность под свои процессы.

Используйте инструкции.

База знаний с подробными инструкциями по работе в системе - палочка-выручалочка пользователя. Не игнорируйте обучающие видео и текстовые материалы для решения вопросов. Это максимально короткий путь построения логики работы CRM. Во время самостоятельного изучения системы обязательно фиксируйте свои вопросы. Потом будет проще объяснить проблемы менеджерам сервиса и понять, как перенести учет бизнеса в CRM.

Пройдите бесплатное обучение по системе.

Не отказывайтесь от прохождения обучения по системе уже на пробном периоде. Это самый короткий путь к полному погружению в новую программу. Один час онлайн с менеджером убережет от ошибок и поможет с нуля вести систему максимально корректно. Менеджеры расскажут, какие показатели в системе являются ключевыми, как на них влиять, через какие инструменты контролировать сотрудников. Приглашайте на обучение коллег, которые будут работать в CRM. Это позволит сэкономить время на объяснение команде принципов работы системы.

Сравните стоимость подписки.

В первую очередь выясните, есть ли ограничения по пользователям, количеству клиентов или группам учеников.

Далее определитесь с набором необходимых опций и интеграций. Учитывайте, что есть интеграции, подключение которых бесплатно в самой CRM-системе, но интегрируемый сервис требует отдельной платы своих услуг (например, IP-телефония).

В последнюю очередь выберите период подписки. Чаще всего, здесь работает принцип - чем длиннее подписка, тем выгоднее получается стоимость месяца.

Дополнительно рекомендуем уточнить способ оплаты подписки, а также возможность предоставления закрывающих документов в случае необходимости.

CRM-система будет полезна компании только в том случае, если использовать ее возможности по максимуму. Ведь нет плохих или хороших систем, есть подходящая бизнесу и нет.

• Ведение CRM-системы для детского и учебного центра не требует больших временных ресурсов. Совсем наоборот - это помогает сократить рутинные процессы. Если возникнут вопросы, техническая поддержка всегда рядом.
• Детский или учебный центр станет более управляемой, прибыль прогнозируемой, цифры реальными. Руководитель бизнеса перестанет заниматься контролем сотрудников и сможет сфокусироваться на стратегическом управлении. Процессы будут работать без постоянного участия менеджеров, и все благодаря CRM.
• Программа учета детского центра сама считает финансовые показатели и показывает динамику. В режиме реального времени увидите, какие дополнительные группы можно открыть, а в какие приостановить набор.
• CRM-система освобождает сотрудников от ручного труда и дает возможность сосредоточиться на улучшении клиентского сервиса и увеличении продаж.

Если готовы протестировать новую CRM-систему или сменить используемое решение, то предлагаем попробовать Параплан CRM. Это система, разработанная с учетом специфики детских и учебных центров.

Для новых клиентов Параплан CRM действует скидка до 25% на оплату подписки для одного филиала, и до 10% для сетей и франшиз.

Команда Параплан CRM гарантирует:

• Бесперебойную работу CRM-системы.
• Защиту и сохранность данных.
• Ведение большой клиентской базы без рисков и ограничений.
• Стабильное функционирование интеграций.
• Грамотную техподдержку.
• Бесплатную презентацию системы до покупки.

В течение 10 бесплатных тестовых дней доступна вся функциональность системы. Сориентироваться поможет персональный менеджер. Он консультирует по телефону, в удобном клиенту мессенджере, проводит бесплатное обучение по работе в Параплан CRM.

Откройте возможности своей команды вместе с Параплан CRM!