Как сократить сроки сдачи конъюнктурного анализа: автоматизированная разработка конъюнктурного анализа

Про конъюнктурный анализ сметной документации слышали все, кто имеет дело со снабжением и обоснованием цен в строительстве. После выхода Приказа Министерства строительства РФ № 421/пр от 4 августа 2020 года он стал обязательным. Если вам нужно рассчитать цены товаров и услуг, которых нет в сметных сборниках, придется обратиться к этому способу.

Ниже разберем, что подразумевают под конъюнктурным анализом, каким он должен быть и как этот процесс можно автоматизировать с помощью специальных программ и сервисов.

Под ним понимают расчет сметной стоимости товаров и услуг по максимально экономичной технологии путем анализа информации о текущих рыночных ценах.

Согласно последним требованиям для этого можно использовать:

• Прайс-листы.
• Коммерческие предложения.
• Технико-коммерческие предложения.
• Расчетно-калькуляционные цены.
• Печатные издания и официальные источники.
• Данные из интернета.

При проведении конъюнктурного анализа цен (КА) данные запрашиваются у поставщиков или берутся из открытого доступа при подтверждении их соответствия.

К конъюнктурному анализу предъявляются определенные требования. В частности, Приказ N 421/пр. в пунктах 15-17 указывает, что все технико-коммерческие предложения от поставщиков должны включать данные:

1. Полное официальное наименование.
2. Контакты, сайт при наличии.
3. ИНН/КПП.
4. Данные о составителе предложения (как минимум – ФИО и телефон).
5. Дата составления предложения и срок его действия (время актуальности цены).
6. Единицы измерения (погонные метры, тонны и т.д.).
7. Валюта, в которой указана цена, с уточнением ее курса.
8. Пометки об учете при расчете НДС, доставки, шефмонтажа, шефналадки, складских и заготовительных расходов.
9. Адрес склада или места доставки.

При использовании скриншотов с сайтов или других данных из открытых источников необходимо получить подтверждающую подпись заказчика.

Там же в Приложении 1 можно увидеть форму для оформления конъюнктурного анализа. Рекомендуемый образец включает 20 граф по каждой позиции и выглядит так:

Также нужно опираться на правила мониторинга цен строительных ресурсов. Их можно найти в Постановлении Правительства РФ №1452 и Постановлении Правительства от 15.05.2019 г. №604. Например, при этом обязательно нужно:

• провести анализ отпускной цены;
• учесть данные о перевозке различными видами транспортных средств;
• принять во внимание среднемесячную зарплату рабочих, а также многое другое.

Как правило, при заполнении формы конъюнктурного анализа берут данные минимум 3 поставщиков. Есть и исключения. Так, импортное оборудование можно мониторить по 2 поставщикам или даже только по 1 коммерческому предложению, если у него нет альтернативы и это можно доказать.

Каждой единице оборудования или материалов в КА нужно присваивать шифр.

Утверждением результатов конъюнктурного анализа занимается технический заказчик или сам застройщик.

Нужно иметь в виду, что это достаточно кропотливая работа.

Часто трудности возникают уже на этапе сбора предложений от поставщиков. Производители и их представители обычно мало заинтересованы в том, чтобы тратить время на обмен прайсами, КП и другое общение с людьми, которые, скорее всего, даже ничего у них не закажут.

Нововведения в Приказе N 421/пр. позволяют брать данные и из открытых источников, в том числе делать скриншоты из оферт на сайтах, однако все это довольно трудоемко. А для каждого проекта проводить КА придется заново, что выливается в приличную затрату рабочих часов сметчиков.

Как уже понятно, сбор данных для КА может быть трудным времязатратным процессом, однако его можно автоматизировать с помощью искусственного интеллекта. Сервисы и платформы на его основе:

• Предоставляют базы из поставщиков и оферт.
• Автоматически подбирают новые предложения по запросу.
• Делают скриншоты и собирают обоснования.
• Оформляют КА по рекомендованной форме в виде XLSX, PDF или другом формате.

В среднем это экономит 30% времени сметчиков и заметно сокращает сроки разработки конъюнктурного анализа.

Посмотрим на несколько сервисов, которые помогают сократить подготовку КА, и разберем их основной функционал.

Сервис по автоматическому формированию отчетов по Приказу Минстроя РФ №421/пр. Предлагает базу из 460 поставщиков, которая периодически обновляется.

COSTX умеет:

• Автоматически делать скриншот оферты и добавлять к нему обоснование в виде ссылки.
• Подставлять полученные данные в форму.
• Подбирать предложения, исходя из региона и товара, который вы вносите вручную в готовый шаблон.
• Формировать отчет для отправки в форматах XLSX и PDF.

У сервиса есть демодоступ для ознакомления с функционалом. Специалисты COSTX помогают с настройкой и оказывают техподдержку.

Сервис конъюнктурного анализа цен для сметной документации с базовым функционалом, который включает:

• Импорт перечней ресурсов.
• Идентификацию по КСР.
• Формирование книги прайсов.
• Создание отчетов по Приказам Минстроя РФ №421/пр и № 326/пр.
• Возможности для формирования справочников и внесения поставщиков в базу.

В priceQ можно хранить созданные документы. Есть возможность проконсультироваться с техническими специалистами сервиса по телефону, а также запросить инструкцию пользователя на электронную почту, указанную при регистрации.

Сервис по автоматизации конъюнктурного анализа цен для составления смет, который доступен в веб-версии на одноименном сайте.

Порядок работы с ним такой:

• Выбираете нужные материалы из позиций уже собранных каталогов.
• Отмечаете подходящие регионы и интересующих поставщиков.
• Формируете отчет (в форматах XLSX и PDF).

Он частично упрощает работу сметчиков по конъюнктурному анализу проектной документации, однако очень ограничен в функционале и возможных настройках.

Работа над проектом началась в 2021 году. Сейчас это система автоматизации конъюнктурного анализа цен строительных ресурсов, которая позволяет:

• Подставить в форму реквизиты поставщиков.
• Загрузить цены из КП или интернета.
• Сформировать нужные таблицы и отчеты.
• Обеспечить архивное хранение документов.
• Распределять задачи и контролировать исполнителей.
• Сохранять своих поставщиков в базе.

В КонАн можно создать пространство для совместной работы нескольких человек. Сервис умеет делать скриншоты оферт.

КонАн на стадии разработки и ищет партнеров для создания полезных интеграций.

Сервис полностью автоматизирует процесс работы над конъюнктурным анализом, начиная от распознавания файлов с позициями и автоматического формирования спецификации для последующего сбора предложений и заканчивая формированием отчетов по Приказам Минстроя РФ №421/пр. и № 557/пр, в том числе в форматах GGE и XML.

Для вас уже подготовлена база из 12000+ проверенных поставщиков.

Система позволит:

• Добавить позиции в спецификации с помощью функции автоматического распознавания файлов, которая позволит избавиться от ручного заполнения таблицы отчета.

• Автоматически расставить актуальные КСР для каждой позиции с учетом последних изменений в приказах Минстроя благодаря интеграции с ФГИС ЦС.

• Создать рассылку с запросами цен у поставщиков. Система позволяет запросить в письме сразу несколько позиций – их определит и автоматически подставит в шаблон искусственный интеллект, который анализирует ваши действия в процессе работы. Это не только удобно, но и повышает шансы на быстрый ответ поставщика. Ведь запросы с большим количеством позиций всегда будут приоритетнее единичных.

• Обрабатывать ответы от поставщиков: система считывает полученные коммерческие предложения и подставляет в спецификации цены, контакты и другие нужные данные.
• Сформировать повторные запросы и делать это до тех пор, пока полностью не заполнится отчет.
• Добавить своих поставщиков в базу системы.

• Корректировать отчеты и Книгу прайсов – автозамена данных при смене поставщика.
• Сдать отчет в экспертизу.

СметаПлан работает с задействованием технологий искусственного интеллекта, который позволяет, в том числе, автоматически подбирать к позициям в спецификации продукцию из прейскурантов поставщика. Это удобно не только для вас, но и для контрагента, который отвечает на ваш запрос. Ведь ему не нужно тратить много времени на поиски нужной позиции – достаточно просто подтвердить КП.

Также максимально оптимизирован расчет стоимости доставки, причем сделать это можно 3 способами:

• Локально – беря ее как 3% от цены товара.
• По общему алгоритму, когда сумма доставки равномерно распределяется по всему объему продукции в счете.
• По индивидуальному алгоритму, когда все расчеты происходят через калькуляторы транспортных компаний с учетом региона, километража и объема груза.

СметаПлан бережно хранит все данные по проекту. Искусственный интеллект адаптируется под ваши действия в процессе работы, а значит, процессы будут постоянно становиться комфортнее, оптимизированнее и результативнее. Систему можно интегрировать с другими программами.

Для легкой настройки и быстрого обучения работе в программе мы предлагаем тщательно разработанные инструкции, «живую» помощь экспертов, а также техподдержку по телефону и электронной почте.

Как видно из небольшой подборки выше, сейчас на рынке не так много полнофункциональных сервисов, которые могут качественно и всесторонне автоматизировать конъюнктурный анализ в строительстве. Сервис является одним из пионеров этой сферы, поэтому далее мы будем подробнее говорить об его возможностях.

В системе СметаПлан можно выделить базовый и настраиваемый функционал. К первому относятся возможности, разработанные для сметного отдела, т.е. специалистов, которые имеют дело с оформлением конъюнктурного анализа, формированием сметной стоимости материалов с опорой на предложения поставщиков.

С помощью настраиваемых и интегрируемых функций можно проводить оценку строящихся объектов, а также консолидировать закупки материально-технических ресурсов, включая прием заявок, запрос цен, определение победителя и запуск самой процедуры.

Посмотрим детальнее на отдельные важные функции.

Полезный функционал для руководителей проектных групп и самих проектировщиков, которые имеют дело с составлением спецификаций. Алгоритм работы при этом выглядит так:

• Специалист загружает позиции из САПР.
• Система находит подходящую карточку в справочнике МТР и подставляет оттуда нужные данные.
• Специалист выгружает готовую спецификацию в нужном ему формате.

Карточка товара в справочнике МТР выглядит так:

Позиции могут быть в формате XLS, XLSX, GGE, XML, DOC, DOCX, DXF. Если подходящей позиции в справочнике нет, ее можно создать. В целом это сокращает временные затраты на работу в 5 раз.

СметаПлан умеет распознавать спецификации из файлов в формате XLSX, PDF, DOC, DWG, а также повышать их качество путем выгрузки в форматы СПДС\ЕСКД, XLSX. Наполнять спецификации однотипными позициями можно через кнопку «Дублирование».

Система интегрирована с нормативной базой, что позволяет оставаться в курсе актуальных изменений нормативных документов и оперативно учитывать их при работе. Вручную подгружать новые ГОСТы не придется.

Вид наименований товаров нормализуется так, чтобы быть реально существующим и максимально полным. Это повышает вероятность ответа поставщика.

При постоянном наполнении Справочника МТР вы, можно сказать, получаете готовый КА по нужным позициям, так как здесь содержатся уже нормализованные наименования, сразу предлагаются поставщики, а также есть банк коммерческих предложений – просто берете 3 КП со всей нужной информацией и используете для отчёта. Это максимально оптимизированный конъюнктурный анализ в два клика.

СметаПлан подбирает поставщиков под нужные запросы, находя их в базе. Здесь их более 12000 и становится все больше по мере обновления. Всегда можно добавить свои организации в ручном режиме – достаточно указать наименование, сайт, почту.

Примечательно, что искусственный интеллект анализирует ассортимент позиций, предлагаемых поставщиками, а затем категоризирует организации с помощью встроенному рубрикатора, учитывающего КСР. Это позволяет проводить автоподбор быстрее и эффективнее.

Кроме того, СметаПлан запоминает все полученные коммерческие предложения и формирует из них банк – в течение следующих 6 месяцев программа будет вам предлагать их при похожих запросах.

Поставщиков можно отбирать по региону, количеству закрываемых позиций, рейтингу. Удобно, что работать с ними можно как в CRM-системе. Система сохраняет историю запросов, а также позволяет добавлять пользовательские комментарии по звонкам и отправленным сообщениям. Все это собирается в модуле «Запросы и предложения».

Для рассылок писем по поставщикам можно создавать неограниченное количество шаблонов. В них можно задать нужный текст и реквизиты для выставления счета. По каждому поставщику СметаПлан формирует запрос для дальнейшей отправки.

СметаПлан позволяет задать четкий диапазон цен. Вы вводите его вручную самостоятельно, а система подбирает только те позиции, которые точно в него вписываются.

Данные, выходящие за пределы диапазона, никогда не попадут в отчет. Это невероятно удобно и позволяет сэкономить огромное количество времени на фильтрации подходящих и неподходящих позиций. Вам останется лишь выбрать наиболее экономичный вариант.

СметаПлан формирует отчеты по Приказам Минстроя РФ №421/пр. и № 557/пр. в форматах XLSX, GGE и XML. Последний формат обязателен к предоставлению в Главгосэкспертизу с 14 декабря 2022 года. Отметим, что по умолчанию отчеты формируются автоматически с опорой на требования «ФАУ Главгосэкспертиза». Таким же образом создается Книга прайсов. При необходимости вы можете изменить форму выгружаемого отчета и настроить его так, как вам нужно.

Также можно экспортировать спецификации с минимальным ценовым предложением по каждой позиции для составления локальной сметы.

Кроме того, система имеет возможности для внутренней аналитики. Чтобы получить текущие операционные отчеты, вы можете отметить интересные вам параметры и сформировать документ, пригодный для дальнейшего ручного редактирования.

Еще раз отметим, что вы получите, воспользовавшись системой. В вашем распоряжении будет функционал для:

1. Рассылки по поставщикам, в том числе с использованием шаблонов и индивидуализированной, с включением сразу нескольких позиций в одном письме.
2. Расчета доставки 3 способами: локальным, транспортным и общим.
3. Формирования запросов с учетом прайс-листов поставщиков.
4. Управления разбросом цен.
5. Выгрузки отчета в нескольких форматах, в том числе обязательных, а также возможности для настройки его вида.
6. Отправки запросов по нажатию одной кнопки.
7. Хранения всех проектов даже после окончания подписки на сервис.
8. Автоподбора КСР и ЗСР по наименованию позиции.

Искусственный интеллект автоматически заменит данные во всех формах при смене поставщика.

Также у СметаПлан есть ряд других достоинств:

• Это облачная платформа. Не нужно ничего устанавливать – вся работа может осуществляться из любой точки, в том числе удаленно. Просто заходите под своими учетными данными на платформу с помощью веб-браузера и делаете все, что нужно.

• Нет ограничений по количеству специалистов, которых можно подключить к проекту. Это может быть сколько угодно большая команда, а также несколько подразделений с разными задачами. Добавить новых специалистов можно в любое время.
• Нет необходимости вручную вносить данные в таблицы – система умеет автоматически распознавать файлы. На сегодняшний день такое может предложить только СметаПлан.
• Можно создавать связанные спецификации – формировать на основе проектной также сметную и закупочную. Все это нажатием одной кнопки буквально за считанные секунды.

• Постоянно обновляемая база поставщиков. Уже сейчас там более 12000 организаций. Можно добавить свои.
• Широкие интеграционные возможности. 1С, Битрикс24, а также другие системы. СметаПлан сможет встроиться в IT контур наиболее эффективно.
• Отдел сервиса, готовый помочь с настройкой и адаптацией искусственного интеллекта под ваши нужды. Мы обучим команду и подскажем, как системе плавно и безболезненно встроиться в ваши рабочие процессы. Клиентам доступна бесплатная техническая поддержка, персональный консультант, а также помощь экспертов.

К конъюнктурному анализу цен для сметной документации предъявляется целый ряд нормативных требований, которые могут меняться с течением времени. Работа с запросами предложений и формированием отчетов на экспертизу может быть довольно трудоемкой.

Лучшее решение – автоматизировать КА и за счет этого ускорить сроки его сдачи. Для этого можно воспользоваться сервисом СметаПлан, который учитывает все актуальные требования Главгосэкспертизы, имеет быстро обучаемый искусственный интеллект и способен заметно упростить работу сметчиков, снабженцев и проектировщиков.

С нами составление конъюнктурного анализа – это совсем не страшно.