Программное обеспечение для управления предложениями помогает компаниям создавать и обмениваться предложениями, а также управлять входящими запросами предложений (RFP). Это упрощает процесс создания предложения, чтобы помочь маркетологам и менеджерам по продажам в разработке индивидуальных ответов на запросы предложений.
Этот тип программного обеспечения также позволяет компаниям управлять другими важными документами, такими как приветственные письма, контракты, соглашения, цитаты и маркетинговое обеспечение.
Готовые шаблоны: создание предложений с нуля утомительно и отнимает много времени. Программное обеспечение для управления предложениями предлагает несколько готовых шаблонов для различных потребностей предложений. Пользователи могут редактировать соответствующие разделы выбранного ими шаблона, чтобы создать окончательное предложение. Они также могут повторно использовать контент из ранее созданных предложений.
Функция поиска: решения для управления предложениями предлагают централизованные архивы данных для хранения предложений и связанных документов. Эти архивы данных оснащены возможностями поиска, которые позволяют пользователям легко находить предложения. Они также облегчают автоматическую пометку и категоризацию документов, экономя время, которое в противном случае было бы потрачено на ручную обработку документов.
Безопасность: предложения, созданные с использованием этих решений, более безопасны, чем предложения на бумажном носителе. Пользователи могут устанавливать пароли и шифровать цифровые файлы, чтобы обеспечить конфиденциальность информации и доступ к ней только авторизованному персоналу.
Библиотека контента: Храните и организуйте предложения в централизованном хранилище.
Управление документами: Создание, хранение, совместное использование и категоризация предложений и связанных с ними документов.
Шаблоны: Создавайте предложения, используя редактируемые шаблоны, которые можно использовать повторно.
Управление контактами: Создавайте и храните деловые контакты в централизованном месте в упорядоченном порядке.
Электронная подпись: Используйте юридически обязательные цифровые подписи для ваших документов.
Многоотраслевые потребности: Cоздание предложений - это сотрудничество между командами - писателями, редакторами, специалистами по маркетингу, продажам, обеспечению качества и т. Д. У каждой команды разные функции и, соответственно, разные требования. Поэтому перед покупкой рекомендуется рассмотреть потребности всех участвующих отделов. Ваше предпочтительное программное обеспечение должно быть в состоянии обслуживать все команды. Невыполнение этого требования может привести к проблемам с версиями и значительным задержкам проекта.
Интеграция: Для создания предложений информация поступает из других бизнес-приложений, таких как CRM, управление документами и электронная подпись. Таким образом, важно, чтобы вы выбрали решение, которое хорошо интегрируется с вашими существующими бизнес-приложениями. Интегрированный инструмент синхронизирует бизнес-данные между приложениями, избавляя вас от необходимости повторного ввода данных.
Отраслевые шаблоны: Требования к оформлению предложений значительно различаются в зависимости от отрасли. Хотя большинство решений для управления предложениями предлагают стандартизированные шаблоны для различных отраслей, всегда полезно проверить, что в вашем предпочтительном программном обеспечении есть шаблоны, специфичные для вашей отрасли.
Увеличение числа облачных решений для управления предложениями: Предприятия во всем мире начали применять облачное программное обеспечение для управления предложениями, чтобы снизить расходы на доставку. Облачные решения устраняют необходимость в расширенных платформах доставки, таких как электронная почта и системы обмена файлами, поскольку они позволяют компаниям напрямую обмениваться предложениями и связанными документами через облачные ссылки, что способствует лучшему сотрудничеству и более быстрой доставке.