Системы управления контрактами

Повышение производительности: составление контрактов - это утомительная и трудоемкая задача, требующая редактирования и юридического надзора на каждом этапе. У большинства предприятий нет свободного времени, и ПО для управления контрактами может повысить эффективность создания контрактов с помощью предварительно созданных шаблонов контрактов, которые можно использовать с минимальными изменениями для удовлетворения потребностей вашего бизнеса. Это экономит время и усилия и позволяет компаниям быстрее переходить к этапам обмена и подписания.

Организованное хранилище: предприятия должны хранить, управлять и извлекать множество контрактов, что может стать кошмаром, если вы храните и просматриваете печатные копии. ПО для управления контрактами облегчает эту нагрузку, храня контракты в цифровом, организованном хранилище. Пользователи могут выполнять поиск по всему хранилищу несколькими нажатиями клавиш и щелчков, и даже фильтровать по имени, дате, участнику, региону, стоимости сделки и многому другому.

Снижение рисков: по данным Gartner, от 60 до 80 % сделок в сфере B2B в настоящее время осуществляются через контракты. Это означает, что нарушение контракта или несоблюдение сроков не только приводит к потере дохода, но и наносит ущерб имиджу бренда. Другие исследования показывают, что неэффективное управление контрактами может привести к потере до 9,2 % годового дохода, что является существенной потерей, независимо от размера вашего бизнеса. Хорошо внедренная система управления контрактами помогает всем заинтересованным сторонам соблюдать все согласованные условия и отслеживать ключевые этапы / сроки контракта. Эти системы также могут снизить непредвиденные риски, предупреждая заинтересованные стороны о возобновлении контрактов до истечения срока их действия и во избежание прерывания обслуживания.

Составление контракта: установите общие условия контракта.

Управление документами: управляйте контрактами и связанными документами в упорядоченном порядке.

Управление рабочим процессом: установка, назначение, выполнение и мониторинг бизнес-операций в последовательном порядке.

Управление жизненным циклом контракта: управляйте всеми рабочими процессами, вовлеченными в жизненный цикл контракта, от составления проекта до переговоров и подписания, вплоть до истечения срока действия или продления.

Отслеживание выполнения: следите за всеми этапами контракта и проверяйте, были ли выполнены все условия в соответствии с контрактом.

Полнотекстовый поиск: поиск договоров и связанных с ними документов (а также содержимого внутри) с использованием текстовой строки.

Безопасность данных контракта: контракты являются важными активами любого бизнеса, поэтому их защищенность и безопасность имеют первостепенное значение для вашей организации. Большая часть ПО для управления контрактами на рынке является облачной, то есть важно оценивать стандарты безопасности данных любого инструмента, которое вы включили в список, а также стандарты безопасности разработчика ПО. Оцените, соответствует ли программное обеспечение соответствующим отраслевым стандартам, и определите, поддерживает ли разработчик облачные службы и работает с адекватными службами резервного копирования и восстановления.

Возможности полнотекстового поиска и уровни отчетности: усовершенствованные инструменты для управления контрактами должны иметь возможность поиска не только по контрактам и связанным с ними документам, но и по содержимому этих документов с помощью полнотекстовых запросов. Ищите инструмент, который может анализировать данные о контрактах и представлять соответствующую информацию с помощью аналитической панели, которая не только отображает ключевые условия контрактов, но также отслеживает сроки и критически важные этапы. В идеале система должна иметь возможность уведомлять пользователей, если она выявляет какие-либо отклонения в исполнении контракта.

Искусственный интеллект и машинное обучение улучшат контракты: разработчики программного обеспечения для управления контрактами начали добавлять в свои инструменты поддержки искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения. ИИ может анализировать общие условия, перечисленные в черновике, и придумывать более умные обороты и фразы для создания более сильных контрактов. ИИ также может помочь улучшить поиск контрактов и данных о контрактах, когда нужно просмотреть тысячи контрактов.

Контракты становятся все более сложными, чем когда-либо прежде: предприятия расширяются в новые регионы, ломая давние традиции ведения бизнеса и предпринимая дополнительные шаги для заключения сделок. Это увеличило спрос на более персонализированные контракты с различными моделями контрактов и вариантами лицензирования. Ожидайте, что эта тенденция выхода за рамки традиционных "универсальных" контрактных моделей сохранится.