Программное обеспечение для расчетов с поставщиками автоматизирует управление деньгами, которые причитаются другим сторонам, и помогает бухгалтерам управлять расходами и счетами. Это программное обеспечение предоставляет функции, которые выявляют ошибки, отслеживают счета и генерируют отчеты, которые улучшают общее управление фондами и сокращают ручные операции. Как правило, инструменты кредиторской задолженности предназначены для работы с приложениями Главной книги и / или бухгалтерского учета и могут быть включены в основные инструменты для бухгалтерского учета.
Оптимизированный процесс кредиторской задолженности: это программное обеспечение автоматизирует учетные функции, что в конечном итоге устраняет такие ошибки, как переплаты и дубликаты платежей. Он автоматически помечает любые исключения, которые требуют ручного рассмотрения, утверждающим платеж, упрощая весь процесс кредиторской задолженности, и приводя к эффективному и точному составлению отчетов по счетам.
Отчеты в режиме реального времени: ПО для расчетов с поставщиками в режиме реального времени предоставляет исчерпывающий обзор процесса оплаты, вовлеченные стороны и каждую транзакцию, способствуя лучшему мониторингу всего цикла платежей. Наличие динамической информации также помогает пользователям оперативно реагировать на попытки мошенничества.
Централизованная система: это ПО объединяет всю информацию о кредиторской задолженности из всех бизнес-подразделений и отделов в одно центральное место, улучшая доступность данных и обеспечивая наглядность резервов наличности и потока платежей, которые имеют решающее значение для аудита и соответствия требованиям.
Контроль процесса подтверждения: упрощение и управление процессом предоставления разрешений соответствующим пользователям на протяжении всего процесса выполнения задачи.
Обработка счетов: создание, обработка и управление счетами поставщиков до тех пор, пока оплата не будет произведена.
Управление поставщиками: храните и отслеживайте всю связанную с поставщиками информацию, такую как контактные данные, предлагаемые услуги и согласованные условия.
Управление денежными средствами: управление различными видами деятельности, связанными с фондами организации, включая сбор и использование.
Извлечение данных: автоматическое извлечение информации из документов или веб-сайтов и ввод в базу данных.
Дубликат оповещения о платеже: автоматическое уведомление о определенном платеже, если он сделан более одного раза.
Электронный перевод средств: надежно переводите деньги между банковскими счетами в электронном виде.
1099 подготовка: создание и распространение 1099 налоговых форм для поставщиков.
Возможности интеграции: если у вас уже есть другие бизнес-приложения, в частности финансовые, размещенные в вашей организации, убедитесь, что ПО для расчетов с поставщиками, которое вы выбираете, может общаться с ними. Интеграция избавит вас от ручного согласования записей в каждой системе. Узнайте у разработчика обо всех сторонних интеграциях, поддерживаемых его инструментом.
Настраиваемость правил рабочих процессов: как правило, рабочие процессы в инструментах для расчетов с поставщиками основаны на общих принципах бухгалтерского учета. Подобные шаблоны рабочих процессов могут сэкономить ваше время и усилия, но жесткость или отсутствие настройки могут сделать инструмент неэффективным, если ваши учетные процессы имеют уникальные требования. Обсудите ваши требования к процессу с поставщиками и изучите возможность настройки инструмента перед покупкой.
Автоматизация расчетов с поставщиками поможет предприятиям предотвратить мошенничество: по данным Ассоциации финансовых специалистов, в 2018 году 82 % организаций стали жертвами фактического мошенничества или его попытки. Это число вполне может увеличиться, если меры контроля не будут реализованы в процессах кредиторской задолженности. Автоматизация расчетов с поставщиками может помочь за счет централизации всех операций расчетов с поставщиками и встраивания контроля платежей в процесс.
Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение превращают данные в бизнес-аналитику: по некоторым оценкам, мир эффективно использует только один процент доступных данных. Ожидается, что с помощью ИИ и машинного обучения, этот показатель увеличится примерно до четырех процентов в 2020 году. С точки зрения расчетов с поставщиками, ожидайте, что эти технологии будут использованы для более интеллектуального сбора данных по счетам и анализу эффективности процессов.