Программное обеспечение для управления рабочими процессами координирует выполнение ежедневных рабочих задач и обеспечивает правильную реализацию бизнес-процессов. Эти системы предоставляют среду для совместной работы, которая позволяет пользователям легко отслеживать и оценивать свои процессы.
Системы управления рабочими процессами помогают предприятиям:
- координировать несколько проектов и членов команды.
- поддерживать точные и актуальные данные проекта и производительности.
- синхронизировать изменения между несколькими календарями (такими как Outlook, Google Calendar и iCal).
- проверять эффективность бизнес-стратегий.
Эффективное управление утверждениями: в современной совместной бизнес-среде практически все процессы включают управление утверждениями. Это означает, что задержки в процессе утверждения приводят к задержкам процесса и снижению эффективности. ПО для управления рабочими процессами автоматизирует различные этапы процесса утверждения, позволяя пользователям отправлять запросы на утверждение, назначать утверждающих и устанавливать сроки. После создания запросов на утверждение эти системы автоматически отправляют уведомления по электронной почте соответственным сторонам.
Эффективное взаимодействие процессов: большинство рабочих процессов включают коллективное сотрудничество, межведомственное и межорганизационное сотрудничество. Ручное управление этими комплексными процессами совместной работы занимает много времени и обременительно. Системы управления рабочими процессами помогают пользователям проектировать, настраивать и контролировать свои процессы совместной работы с помощью пользовательских форм, потоков процессов, порталов для запросов на изменение процессов и управления утверждениями.
Улучшенная наглядность работы команды: ПО для управления рабочими процессами служит централизованным хранилищем для данных, связанных с процессами, включая текущие задачи, ожидающие и завершенные утверждения и завершенные задачи. Используя эту информацию, системы управления рабочими процессами создают отчеты о производительности процессов в рамках бизнеса. Менеджеры также могут внедрять KPI для своих членов команды и оценивать сотрудников по заранее определенным атрибутам, таким как своевременность и эффективность.
Автоматизация бизнес-процессов: проектирование рабочих процессов с использованием интерфейса перетаскивания. Пользователи могут добавлять формы для сбора данных для каждого шага процесса.
Управление задачами: создание стандартных списков задач и контрольных списков для разных этапов процесса и отслеживание хода выполнения задач в режиме реального времени.
Конфигурация рабочего процесса: этапы последовательности (например, утверждение, проверка и т. д.) внутри процесса и процессы проектирования.
Контроль доступа / разрешения: управление доступом к данным для отдельных лиц или групп на основе их иерархии или отдела.
Контроль процесса утверждения: управление утверждениями на различных этапах; ответственные стороны уведомляются, когда генерируются запросы на одобрение.
Управление календарем: отслеживание сроков выполнения работ и задач с использованием календаря. Пользователи могут синхронизировать эту информацию с календарными инструментами, такими как Outlook и Google Calendar.
Отчеты и аналитика: программное обеспечение для управления рабочими процессами облегчает управленческие рабочие нагрузки, предоставляя отчеты о производительности в режиме реального времени на различных этапах процесса, таких как в работе, проверка и утверждение. Эти системы также могут дать представление об улучшении процессов, помогая пользователям выявлять проблемные места. Сгенерированные ПО отчеты также отслеживают и показывают индивидуальную и командную производительность, помогая менеджерам разрабатывать планы обучения. Предприятия должны четко определить свои потребности в отчетности и аналитике, и соответствующим образом выбирать инструменты управления рабочим процессом.
Конструктор форм WYSIWYG: данные процесса лежат в основе систем управления рабочим процессом. Эти данные не только обеспечивают качество результатов на каждом этапе, но также предоставляют пользователям значимые сведения об улучшении производительности. Это означает, что эффективный сбор данных жизненно необходим для программного обеспечения управления рабочими процессами. Дизайнеры форм WYSIWYG (то, что вы видите, это то, что вы получаете) позволяют пользователям создавать формы с настраиваемыми полями, шрифтами, форматами и макетами. Эта функциональность также позволяет пользователям реализовывать логику выполнения (например, на основе конкретного выбора формы) и обеспечивает заполнение обязательных полей на каждом этапе. Предприятия с возможностями неполного сбора данных должны искать системы управления рабочими процессами, которые предлагают эту функцию.
Машинное обучение является движущей силой автоматизации в управлении рабочими процессами: машинное обучение помогает пользователям разрабатывать рабочие процессы с минимальным участием человека. Инструменты с поддержкой машинного обучения помогают маркетологам создавать автоматизированные рабочие процессы для своих кампаний и позволяют другим пользователям создавать автоматизированные списки задач и формы процессов для каждого этапа. Внедрение машинного обучения среди малых и средних предприятий (SMB) растет. Наше исследование показало, что 53 % малых и средних предприятий в настоящее время используют или планируют использовать эту технологию на своих предприятиях.
Чат-боты будут играть более важную роль в ПО для управления рабочими процессами: чат-боты - это диалоговые интерфейсы, которые имитируют человеческое общение и помогают пользователям с основными функциями. Чат-боты позволяют пользователям автоматизировать задачи с помощью письменных инструкций. Например, пользователи могут поручить чат-боту создать новый рабочий процесс или задачу в процессе без ручной навигации по программе. Ожидается, что в ближайшие несколько лет в системах управления рабочими процессами появится больше возможностей для использования чат-ботов в системах управления рабочими процессами.
Есть видеоотзывы