Программное обеспечение для управления проектами в настоящее время является общим термином, охватывающим ряд решений от более легких инструментов управления работой до надежных инструментов для управления портфелем проектов. Важно понимать различия между этими типами программного обеспечения, чтобы вы могли выбрать инструмент, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.
Программное обеспечение для управления работой помогает управлять рабочими процессами, организовывать задачи и действия, и совместно работать в общем рабочем пространстве. Эти инструменты фиксируют выполнение работы, облегчают совместную работу и предоставляют обновления статуса и представления, относящиеся к различным заинтересованным сторонам. Их целевой пользователь - нетехнические менеджеры-профессионалы.
ПО для управления проектами помогает менеджерам проектов и организациям выполнять проекты - уникальные инициативы с заданным объемом, сроками, бюджетом и / или ресурсами. Эти инструменты помогают предприятиям планировать, отслеживать и контролировать расходы, графики и ресурсы, чтобы они могли приносить прибыль и соответствовать критериям успеха проекта. Их целевой пользователь - технические специалисты, то есть руководители проектов.
В каталоге управления проектами перечислены как инструменты управления совместной работой, так и более традиционные решения для управления проектами, а также, в каждой из этих категорий, лучшие в своем классе инструменты (например, управление задачами, управление ресурсами и т. д.).
Лучшее сотрудничество: проекты часто требуют сотрудничества между несколькими заинтересованными сторонами, включая членов команды, другие команды и внешних клиентов. Программное обеспечение для управления проектами обеспечивает эффективное сотрудничество, позволяя командам быстро реагировать на вызовы и запросы проекта, а также проводить мозговые штурмы по улучшению процессов.
Оптимизированные процессы управления проектами: программное обеспечение для управления проектами позволяет создавать задачи, назначать их людям и отслеживать состояние с помощью панелей мониторинга. Инструменты для обмена файлами и совместной работы в режиме реального времени экономят время. Бизнес-лидеры лучше контролируют свои процессы и могут отслеживать эффективность проектов в разных отделах.
Точное управление бюджетом: программное обеспечение для управления проектами помогает компаниям отслеживать оценочные и фактические бюджеты, чтобы они могли заранее определять области, которые превышают бюджет.
Инструменты совместной работы: управляйте коммуникацией как внутри команды, так и за ее пределами. Некоторые системы также предоставляют встроенные средства обмена сообщениями.
Совместное использование файлов: загружайте файлы различных типов, такие как документы, изображения и электронные таблицы, и делитесь ими с товарищами по команде.
Отслеживание проекта: отслеживайте ход выполнения проекта в режиме реального времени на панелях мониторинга. В некоторых программах имеются диаграммы Ганта для отслеживания нескольких этапов проекта.
Планирование продукта: создание и внедрение стратегий продукта.
Управление задачами: создавайте задачи, назначайте их людям и работайте вместе над элементами их действий.
Отслеживание показателей завершения: вручную регистрируйте процент выполнения задачи, что помогает пользователям рассчитать общее время, необходимое для выполнения.
Управление ресурсами: распределите ресурсы в проекте, включая работников команды, подрядчиков и материальные запасы.
Отслеживание времени и расходов: регистрируйте общее время и деньги, потраченные на проект, и сравнивайте его с выделенными бюжетами.
Облачные и локальные: облачные и локальные инструменты управления проектами могут быть разными. Локальная система несет капитальные затраты, которые включают единовременные затраты на установку и обновление. С другой стороны, облачное программное обеспечение предлагает модель платной подписки, которая обычно включает ежемесячные или годовые расходы. Кроме того, облачное решение обеспечивает легкий доступ, поскольку пользователи могут удаленно входить со своих устройств с помощью веб-браузеров или мобильных приложений. Покупатели должны оценить свои потребности и принять решение о покупке соответственно им.
Общая стоимость владения: помимо цены, указанной на веб-сайте продукта, часто возникают дополнительные расходы, связанные с приобретением системы управления проектами. Они могут включать обучение, внедрение и будущие обновления. Перед покупкой программного обеспечения покупатели должны учитывать общую стоимость владения.
Требования к функциям: некоторые функции системы управления проектами соответствуют конкретным потребностям бизнеса. Например, диаграмма Ганта - это инструмент планирования и отслеживания проекта, который помогает пользователям отслеживать состояние задач на нескольких этапах проекта. Отслеживание проблем - еще одна полезная функция, которая помогает пользователям отслеживать проблемы клиентов, технические ошибки и отчеты об ошибках. Пользователи с такими потребностями должны оценить продукты, которые включают эти функции. Каталог программного обеспечения для управления проектами позволяет выполнять поиск программного обеспечения по требуемым функциям, таким как Agile-методологии, доски Kanban и отслеживание этапов.
Чат-боты входят в пространство программного обеспечения для управления проектами: чат-боты - это технологии диалогового пользовательского интерфейса , которые помогают пользователям автоматизировать процессы системы управления проектами, такие как планирование встреч и составление отчетов. Это позволяет пользователям автоматизировать повторяющиеся административные задачи, делая процессы более эффективными.
Инструменты социального сотрудничества находятся на подъеме: с учетом растущих потребностей клиентов предприятия постоянно ищут инновационные способы работы. Средство социального сотрудничества предлагает такие функции, как хэштеги и упоминания "@", которые позволяют членам команды взаимодействовать быстрее и лучше. В отчете Gartner говорится, что «сотрудники все чаще используют инструменты социального сотрудничества, а не формальные продукты для управления проектами, чтобы держать свои проекты в правильном направлении».