Справка от pickTech:

Upservice — российская платформа для управления проектами, задачами и клиентскими обращениями со встроенным AI-ассистентом. В одном контуре закрывает связку «задачи + проекты + клиенты + первичная обработка лидов».

Компания «Плюс Лид» работает как маркетинговое агентство полного цикла. Подбор CRM для маркетингового агентства такого формата — задача с двойным дном. Команда состоит из 35 специалистов (15 штатных и 20 фрилансеров — копирайтеры, верстальщики, дизайнеры), которые параллельно ведут 15 активных проектов. До перехода в Upservice коммуникации по задачам велись в разных каналах. ТЗ отправляли в Telegram-чаты, статусы отмечали в Google Таблицах. А заявки от новых клиентов приходили или на почту, или руководителю в WhatsApp.

Подбор CRM для маркетингового агентства такого формата — задача с двойным дном. Команда состоит из 35 специалистов (15 штатных и 20 фрилансеров - копирайтеры, верстальщики, дизайнеры), которые параллельно ведут 15 активных проектов. До перехода в Upservice коммуникации по задачам велись в разных каналах. ТЗ отправляли в Telegram-чаты, статусы отмечали в Google Таблицах. А заявки от новых клиентов приходили или на почту, или руководителю в WhatsApp.

В итоге, менеджеры проектов тратили до 30% времени только на выяснение статусов, и на каком этапе сейчас задача остановилась - макет или таргетинг. Фрилансеры часто теряли техзадания в переписках, а согласование одного макета могло длиться неделю. Заявки, которые приходили в нерабочее время, обрабатывались позже конкурентов, поэтому агентство теряло часть клиентов. Чтобы подсчитать рентабельность проекта и увидеть загрузку команды, руководство вручную сводило цифры из различных таблиц.

По словам руководителя «Плюс Лид» Дианы Милашевской, агентство уперлось в потолок. Новые проекты практически не брали, потому что старые подвисали из-за бесконечных согласований, боялись подвести клиента. И для удержания позиции на рынке встал вопрос о единой системе для маркетинга и продаж.

Команда pickTech прошлась по кейсу с собственным чек-листом. CRM для маркетингового агентства — особая ниша на стыке управления проектами, обработки входящих лидов и работы с внешними исполнителями. То же справедливо и для смежного класса задач: CRM для рекламного агентства должна одновременно вести воронку продаж и проектные доски. Универсальная CRM закрывает воронку, но проваливается на проектной части. Таск-трекер хорошо ведет проекты, но не понимает логику лидов. Агентству нужен инструмент, в котором эти две механики сшиты без зазоров.

После аудита процессов в «Плюс Лиде» развернули единый контур в Upservice. На обучение команды работе в новой CRM понадобилось около недели, отдельных корпоративных тренингов не потребовалось.

Канбан для проектов клиентов. Теперь под каждого заказчика появилась своя доска со статусами обработки заказа: «отправлено к выполнению» → «принято в работу» → «на проверке» → «выполнено». Теперь менеджеру проектов легко понять, на какой стадии находится запуск рекламной кампании и кто из исполнителей задерживает задачу. Для квалификации, сегментации и внутренних задач команда настроила метки.

Гостевой доступ для 20 фрилансеров. Внешним исполнителям выдали гостевые роли, где каждый видит только свои карточки. В них фрилансер может прочитать ТЗ, прикрепить файлы и задать вопрос в комментариях. Теперь никакие сообщения не потеряются, в отличие от переписки в рабочих чатах.

Единая воронка входящих. Все запросы с сайта, из мессенджеров, почты теперь автоматически попадают в одну воронку, а карточка сделки создается сама. Благодаря этому, клиент не потеряется в нерабочее время.

AI-ассистент 24/7. На первой линии — встроенный AI-ассистент Upservice. Он работает с заказчиками круглосуточно, задает уточняющие вопросы по сценарию (о теме проекта, об услуге), квалифицирует лид, и к утру формулирует задачу определенному менеджеру. По сути, Upservice взял на себя автоматизацию обработки лидов в той части процесса, где раньше терялось больше всего обращений.

Тут важная деталь, на которую стоит обратить внимание. AI-ассистент в Upservice — это не отдельный чат-бот, прикрученный сбоку к таск-трекеру. Это часть единой цепочки «лид → задача → проект». Таким образом квалифицированный лид сразу попадает в ту же систему, где его дальше ведут менеджеры и фрилансеры. Не приходится перебивать данные между сервисами и поддерживать интеграции — все остается в одном контуре. Подробнее о возможностях системы — на upservice.com.

Активную настройку Upservice провели за неделю. Сначала перевели проекты на канбан-доски, потом подключили фрилансеров через гостевой доступ. После этого собрали входящие в единую воронку, и в финале подняли AI-ассистента. Сейчас системой пользуются уже 2 года. Новые функции добавлялись постепенно, по мере того как агентство нащупывало свою механику работы.

Для рекламных агентств с большим количеством фрилансеров быстрое освоение новой CRM — обязательное условие. Подрядчик не будет учить «корпоративный» интерфейс ради одного клиента. Он просто откажется от заказа, и узкое горлышко вернется на прежнее место.

Через 3 месяца после внедрения Диана зафиксировала такие изменения. Время, потраченное на выполнение заказа, от брифинга клиента до запуска рекламной кампании, сократилось на 50%. Доля потерянных лидов упала до нуля. Благодаря AI-ассистенту и единой воронке ответ на заявку формируется в течение одной минуты в любое время суток. Рутинные вопросы сократились в рабочих чатах на 40%, так как вся коммуникация по проектам ушла в канбан. У руководителя появилась прозрачная аналитика загрузки команды и прогресса в реальном времени.

Как рассказала Диана, сейчас агентство ведет 30 проектов одновременно вместо прежних 15, при том же штате сотрудников. По ее оценке, Upservice заменил сразу три инструмента: трекер задач, CRM для агентства и мессенджеры для рабочих коммуникаций. А первичную работу в цепочке полностью забрал AI-ассистент.

По факту, увеличение количества проектов вдвое при том же штате сотрудников означает устранение трех проблем в коммуникации, из-за которых агентство теряло заказчиков. Первая — выяснение статусов задач, на которое уходило 30% времени проджектов. Вторая — утекающие в нерабочее время лиды. Третья — недельные согласования с фрилансерами на разорванных переписках. Если устранить эти три проблемы, эффективность команды вырастает вдвое без расширения штата.

В Upservice уточняют, что их продукт – это не очередной таск-менеджер и не CRM в чистом виде. Это сшитая связка задач, проектов, клиентов и AI-обработки лидов в одной системе. По логике вендора, агентскому и сервисному бизнесу нужен не отдельный инструмент, а единый контур, в котором лид, проект и исполнитель живут в одной координатной сетке.