Анализ пробелов в навыках сотрудников: как провести проверку знаний и оценку умений работников

Даже используя Excel или ручку с бумагой, данный метод покажет вам способы улучшения вашей организации.

На макроуровне идет жаркая дискуссия о том, действительно ли существует разрыв между навыками, необходимыми работодателям, и теми, которые могут предложить работники.

Однако, как менеджер по персоналу или корпоративный тренер, вы не должны заботиться о макроуровне. Вы обязаны заботиться о компании в целом. Возможно, вам нужно немедленно устранить серьезный пробел в навыках, чтобы конкурировать, или вы просто хотите научиться расставлять приоритеты в своих бюджетах обучения и найма. В любом случае стоит провести анализ.

Мы объясним, что такое анализ пробелов в навыках, а затем покажем вам, как провести его самостоятельно. 

Это разница между навыками, необходимыми вашей организации для успешного выполнения стратегии, и теми, которые присутствуют в вашей текущей рабочей силе. Проведение регулярного анализа поможет вашей организации несколькими способами:

• Поможет наилучшим образом использовать свой учебный бюджет на развитие персонала.Оценка потребностей в подготовке персонала может подсказать вам, каким образом стоит расставить приоритеты в расходах на обучение, для максимального результата.
• Улучшает удержание работников и производительность труда. Согласно исследованию LinkedIn, 94% сотрудников остались бы в компании дольше, если бы она просто инвестировала в то, чтобы помочь им учиться. Анализ пробелов в навыках может ознаменовать начало этих инвестиций, одновременно давая работникам навыки, необходимые им для лучшей работы на своей должности.
• Подготовит вашу компанию к неожиданным улучшениям. Опережая основные навыки, необходимые вашей организации для выживания - будь то разработка искусственного интеллекта или анализ данных, вы сможете быстро адаптироваться.
• 5 шагов для анализа
• Какие бы навыки вы не смогли развить внутри компании, вам придется нанимать внешних сотрудников. Анализ пробелов в навыках может помочь вам обновить эти должностные инструкции и требования к навыкам, чтобы вы смогли привлечь в организацию нужных людей.

Анализ разрыва в уровнях квалификации может быть расширен или уменьшен по мере необходимости, в зависимости от имеющихся ресурсов и потребностей. Вы можете выполнить его для всей организации, отдельного отдела или отдельного работника.

Наш метод анализа пробелов в навыках похож на многие другие методы, но с одним важным отличием, которое, по нашему мнению, дает более действенные результаты. Я объясню, в чем заключается эта критическая разница, когда станет заметна в процессе, так что пока просто следуйте за ней.

Хотя мы и предлагаем делать это в Microsoft Excel, чтобы автоматизировать некоторые математические вычисления, это не обязательно. Вы можете проделать весь этот процесс с бумагой ручкой. Для простоты мы также действуем так, как если бы вы выполняли этот анализ для всей команды или отдела, а не для отдельного человека.

Шаг 1: определите потребности в навыках группы, которую вы анализируете

Первым шагом при анализе пробелов в навыках является встреча с заинтересованными сторонами анализируемой группы—скорее всего, с руководителем отдела или руководителем группы—чтобы выяснить, какие навыки необходимы этой группе для достижения успеха.

Навыки, которые вы выбираете, могут исходить из нескольких источников. Вы можете ознакомиться с должностными инструкциями или миссией организации. Вы можете анализировать отраслевые тенденции и отзывы клиентов. Не имеет значения, являются ли они мягкими навыками (например, эмоциональный интеллект) или жесткими навыками (например, программирование ИИ).

Важно иметь в виду, что сейчас не время оценивать, какими навыками обладает или не обладает эта группа. Это как раз то, что нужно для долгосрочного процветания. После того, как вы определились с 5-10 навыками, которые вы хотите расставить по приоритетам, вы можете перейти к следующему шагу.

Шаг 2: Загрузите наш бесплатный шаблон анализа пробелов в навыках

Остальные последующие шаги будут использовать этот шаблон Excel.

Шаг 3: оцените важность каждого навыка, который вы определили

В то время как каждый метод анализа пробелов в навыках влияет на компетентность сотрудников в отношении различных навыков, ни один из них также не влияет на приоритет каждого навыка. Какое имеет значение, если у сотрудника отсутствует навык, который является не особо важным для отдела? И наоборот, какой пробел действительно имеет большое значение, когда этот навык имеет первостепенное значение для успеха компании? Вот где этот шаг играет ключевую роль.

Когда вы откроете файл Excel, вы увидите это на первой вкладке:

Возьмите навыки, которые вы определили на первом шаге, и добавьте их в раздел " имя навыка.” Затем в разделе “важность навыка” оцените каждый навык по шкале от 1 до 5, где 5-самый важный навык для команды или отдела, а 1-наименее важный.

Подумайте хорошенько и, если нужно, сначала оцените навыки на бумаге. Если вы закончите с кучей 4s и 5s, вы не сделали этот шаг правильно. В идеале вы должны получить оценки важности по всей шкале.

Ваш конечный результат должен выглядеть примерно так:

Как только вы закончите, перейдите на вторую вкладку в таблице: “рейтинги”.

Шаг 4: оцените компетентность каждого сотрудника по каждому навыку

Этот шаг-хлеб с маслом вашего анализа, где вы будете оценивать компетентность каждого текущего сотрудника для определенных вами навыков.

Там, где написано "[название команды / отдела]", добавьте команду или отдел, который вы анализируете, а затем добавьте сотрудников этой команды или отдела ниже—по одному для каждой строки. Вы заметите, что навыки, которые вы ввели на последнем шаге, уже были заполнены в отдельных столбцах на этой вкладке.

Для каждого навыка оцените каждого работника по шкале от 1 до 5: 1 означает, что он уже овладел этим навыком, и 5 означает, что у него вообще нет этого навыка. Это может показаться обратным, но опять же, мы пытаемся измерить разрыв. Чем больше число, тем сильнее разрыв.

Вы можете составить рейтинг компетентности, используя несколько различных источников: 

• Обзоры эффективности
• Оценка навыков и тесты
• Опросы и интервью

Какими бы методами вы ни пользовались, конечный результат должен выглядеть примерно так:

Теперь пришло время посмотреть, где находятся ваши пробелы. Перейдите на последнюю вкладку Таблицы: "Результаты.”

Шаг 5: проанализируйте свои результаты

Ваша вкладка "результаты" будет выглядеть примерно так:

Числа в каждой ячейке, где сотрудник и навык пересекаются, генерируются путем умножения важности навыка на первой вкладке на рейтинг компетентности навыка на второй вкладке. Чем больше число, тем больше разрыв в навыках. Или, для визуальных людей: красный-это плохо, зеленый-хорошо.

Строка "общий разрыв" в нижней части суммирует разрыв в навыках для всей вашей команды. В приведенном выше примере вы можете увидеть, что Драйв (365) и Гибкость (270) представляют собой самые большие пробелы в навыках. Обратите внимание, что Драйв ранее оценивался как более важный, чем Коммуникабельность (5 против 4), но средний рейтинг компетентности Коммуникабельность в этой команде намного ниже, поэтому Драйв представляет собой больший разрыв.

С другой стороны, колонка "общее количество пробелов" суммирует пробелы для каждого сотрудника. В приведенном выше примере Вы можете видеть, что Мария А. (128), Ирина Е. (120) и Кристина Д. (119) нуждаются в наибольшей работе.

Конечно, найти пробел в навыка, это не то же самое, что заполнить его. После того, как вы закончили свой анализ, пришло время использовать эти результаты, чтобы информировать Вас о своих стратегиях обучения и найма. Вот лишь несколько способов, которыми вы можете это сделать:

• Создавайте или покупайте новый учебный контент. Если у вас есть система управления обучением (LMS), вы можете создать или приобрести курсы, посвященные улучшению конкретных пробелов в навыках. Многие поставщики LMS предлагают клиентам библиотеку курсов с готовым контентом для широкого спектра навыков.
• Начните программу наставничества. Еще одна замечательная вещь в анализе пробелов в навыках-это то, что он говорит вам, кто уже владеет определенными навыками. Вы можете использовать эту информацию, чтобы объединить работников в программу наставничества и помочь им научить друг друга важным навыкам.
• Рассмотрим контингент рабочей силы. Если есть определенные жесткие навыки, которые невозможно развить внутри компании, подумайте о найме временных или неполных работников с такими навыками, чтобы быстро укрепить процессы и завершить проекты, требующие немедленного внимания.
• Уточните свою стратегию рекрутинга. Просмотрите все-источники талантов, описания должностей, методы собеседования, шаблоны оценки кандидатов—чтобы убедиться, что вы расставляете приоритеты в правильных навыках кандидатов на работу и настраиваете свой бизнес на долгосрочный успех.

Когда дело доходит до управления персоналом, все меняется быстрее, чем мы можем себе представить. По данным Dell, 85% рабочих мест, которые будут выполнять сегодняшние студенты в 2030 году, еще даже не придуманы. Выполняя регулярный анализ пробелов в навыках и соответствующим образом корректируя свои стратегии обучения и найма, вы можете настроить свою организацию на развитие.