Снабженец по одной заявке сводит в конкурентный лист три коммерческих предложения. Все в разных форматах: файл PDF, электронная таблица и фото счета с телефона. У одного поставщика доставка входит в общую стоимость. У второго стоит отдельной строкой, третий указал другие единицы измерения. Поставщика выбрали, счет оплатили, и руководитель просит объяснить выбор.
Объяснение должно лежать в самом документе. Команда pickTech сравнила справки электронных торговых площадок и описания систем снабжения. В статье отвечаем на вопросы снабженцев о листе: образец документа, оценка коммерческих предложений (КП) по позициям, переторжка и инструменты.
Что такое конкурентный лист и почему его путают с анализом конкурентов
Конкурентный лист — это таблица, в которой предложения поставщиков по одной закупке сводятся к общим позициям и условиям. Их сравнивают, оценивают, выбирают поставщика и обосновывают решение.
Путаница идет из выдачи Яндекса. Глоссарий otveto.ru вкладывает в название маркетинговый смысл. В определении глоссария таблица сопоставляет компании одного рынка по ассортименту и каналам продаж. Образец с брендами и рекламой — это документ для анализа конкурентов.
По справке электронной площадки Tender.Pro, лист формирует система, чтобы свести поданные к тендеру предложения в форму для сравнения. В блоге mbsgroup.ru формулировка ближе к повседневному снабжению: этим документом закупка объясняет выбор поставщика.
Разбираем два случая: снабженец собирает КП по заявке сам или тендер идет на электронной площадке.
Как выглядит конкурентный лист: образец таблицы
Лист Tender.Pro делится на три части:
- шапка с названием тендера и датами открытия и закрытия;
- основная таблица с товаром, участниками и ценами;
- завершающая часть с комментариями участников и указанием сотрудника, проводившего тендер.
Образец для снабжения стройки тоже состоит из трех частей. Графы по поставщику взяты из критериев вендоров. В «ПУСК.Снабжении» это цена, срок поставки, логистика и условия по НДС. В разборе mbsgroup.ru — цена без НДС отдельно от ставки, порядок оплаты и гарантия.
Конкурентный лист: пример структуры для стройматериалов. Цен в образце нет, значения берутся из полученных КП.
| № | Позиция, ед. изм., кол-во | Поставщик А | Поставщик Б | Поставщик В | Выгодное условие |
|---|---|---|---|---|---|
| Шапка | Номер и дата листа, объект, заявка-основание, составитель | ||||
| 1 | По заявке с объекта | Цена за ед. без НДС, ставка и сумма НДС, срок, доставка (в цене / отдельно), оплата, гарантия — из КП | Графы из КП Б | Графы из КП В | Поставщик и причина: «Б — ниже цена с доставкой» |
| Та же позиция после переторжки | Пересмотренное значение | Пересмотренное значение | Пересмотренное значение | Смена выбора: да / нет | |
| Итог | Вариант закупки, обоснование, изменения по итогам переторжки, согласующий, дата |
Последний столбец избавляет согласующего от пересчета: причина выбора записана рядом с позицией.
Конкурентный лист на закупку: образец для внутренних закупок
Во внутренней закупке лист сводит снабженец: вручную в таблице или в системе снабжения с загрузкой КП. Образец выше рассчитан на этот сценарий и ссылается в шапке на заявку-основание. В выдаче встречаются и бланки белорусских организаций с собственными формами.
Как составить конкурентный лист: от запроса КП до варианта закупки
Конкурентный лист собирают в четыре шага. Порядок одинаковый и для таблицы, и для системы снабжения.
- Взять позиции из заявки и отправить запрос КП нескольким поставщикам одним текстом. Наименования и единицы переносят из заявки с объекта без изменений, иначе ответы поставщиков не сопоставить. Из чего состоит сама заявка на материалы, мы разбирали отдельно. Единый запрос работает как общая анкета для кандидатов: ответы ложатся в одинаковые графы. Число КП во внутренней закупке задает регламент компании. Например, клиент «ПУСКа», генподрядчик, по данным вендора, обязал снабженцев загружать в систему минимум три КП.
- Привести ответы к общей форме: единицы измерения, НДС, доставка, срок действия цены. Вендоры выносят шаг в отдельную функцию. «ПУСК.Снабжение» приводит номенклатуру поставщиков к справочнику компании и унифицирует единицы. У «Синтеки» единицы пересчитывают нейросетевые алгоритмы.
- Сравнить по каждой позиции. Методику рассказываем в следующем разделе.
- Собрать вариант закупки и отдать на согласование. В вариант попадают выбранные строки и краткое обоснование. Документ уходит согласующему.
Запрос коммерческого предложения: образец письма поставщику
Шаблон редакционный, собран по графам листа выше. В скобках указать свои данные.
Добрый день. Просим прислать коммерческое предложение на позиции из списка ниже, количество и единицы измерения — по списку. Поставка на объект по адресу (адрес) к (дата), доставка до площадки (нужна / не нужна). Укажите цену с НДС или без и ставку НДС, условия оплаты и срок действия предложения. Ответ пришлите таблицей по позициям списка, по вопросам пишите (контакт).
Формат ответа просите явно. Таблицу по позициям переносят в лист копированием, фото счета без распознавания приходится перепечатывать.
Как сравнивать предложения и кто утверждает выбор поставщика
Выбор зависит не от итоговой суммы. Решает выгодное условие по каждой позиции. У Tender.Pro минимальная цена по каждой позиции выделена в листе цветом, в разборе mbsgroup.ru победителя определяют по каждой позиции отдельно.
Выгодные позиции из одной заявки можно взять у разных поставщиков. В «ПУСК.Снабжении» отдельная кнопка собирает вариант из наименьших цен за единицу среди поставщиков запроса.
Реальную стоимость позиции меняют доставка отдельной строкой, предоплата или отсрочка. В образце их заносят у каждого поставщика.
Свести КП в один лист мешают наименования: поставщики называют один и тот же материал по-своему, и при ручном переносе в таблицу без путаницы в номенклатуре обходится редко. Поэтому строки КП сначала связывают с позициями заявки и только потом сравнивают цифры. Доставку и другие услуги мы советуем пометить отдельно до этой связки, чтобы строку с транспортом не поставили в пару к материалу из заявки. После автосопоставления стоит вручную проверить позиции, связанные не полностью или оставшиеся без пары: по похожим названиям алгоритм иногда ошибается.
Документ готовит снабженец или собирает система, решение в разобранных примерах принимает другой человек или группа. По справке Tender.Pro, победителя выбирает руководитель. В разборе mbsgroup.ru документ получает тендерная комиссия и решает коллегиально.
В конкурентном листе «ПУСК.Снабжения» согласующий утверждает вариант, возвращает исполнителю с комментарием или собирает свой. Из утвержденного варианта система формирует счет и график поставки. В «Синтеке», по описанию вендора, руководитель видит, кем согласован счет и чем обоснован выбор поставщика.
Историю выбора хранят и «ПУСК.Снабжение», и «Синтека». В «ПУСК.Снабжении» для этого есть отчет с датами, поставщиками и ценами покупок материала.
Что такое переторжка в тендере и с поставщиками стройматериалов
Переторжка — это, простыми словами, второй раунд цен, когда поставщику дают улучшить поданное предложение. По справке B2B-Center, на этой площадке переторжка — дополнительный этап процедуры. Организатор объявляет ее по своему усмотрению после даты вскрытия заявок. Участники подают обновленную цену онлайн или заочно.
Вне процедуры на площадке снабженец может повторно обратиться к выбранному поставщику и показать минимальные цены других. В «ПУСК.Снабжении» такое обращение оформляют печатной формой запроса минимальных цен. Форма подставляет минимумы других поставщиков и просит выбранного пересмотреть цену. Поставщику, уже выставившему счет, отправляют перезапрос счета с просьбой о новых условиях. На сайте вендора есть и функция «Переторжка на основе рыночных цен».
Порядок конкурентных процедур по 44-ФЗ и 223-ФЗ, правила закупок белорусских организаций и юридическую оценку листа этот материал не покрывает.
Конкурентный лист с переторжкой: что это и как проходит
В нашем образце у позиции две строки: первая — из КП, вторая — после переторжки. По итогам сравнения выбираете поставщика для пересмотра, отправляете запрос с минимальными ценами конкурентов и записываете ответ. В итог листа вносите изменения по итогам переторжки. Так согласующий увидит, откуда экономия.
Где вести конкурентный лист
Рассмотрим три варианта: таблица в Excel, тендерная площадка или автоматизированная система снабжения.
Таблица по образцу выше. Внедрения не требует, но КП переносят вручную. Клиент «ПУСКа» в кейсе описывал, как было до замены Excel и мессенджеров: «Трудно отслеживать доступы, кто внес данные, кто их исправил».
Электронная площадка. На Tender.Pro лист формируется из ставок участников, на B2B-Center переторжка идет этапом процедуры.
Система снабжения для стройки. Заявка, КП, лист и согласование находятся в общем контуре. Профильные сервисы собраны в нашем рейтинге ПО для снабжения.
«ПУСК.Снабжение» — один из достойных вариантов. Поставщиков для запроса КП система подбирает по истории поставок и похожей номенклатуре. Ответы в PDF, офисных форматах или на фото распознаются вместе с позициями, суммами и НДС и собираются в конкурентный лист.
Пошаговое описание можно посмотреть в справке вендора.
«ПУСК» не подойдет для переторжки этапом процедуры. В продукте нет торговой площадки и юридически значимого электронного документооборота. Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, по словам разработчика, сервис не закрывает, он рассчитан на строительные компании. Бесплатного тарифа нет, проверить сервис на своих КП можно за пробные 14 дней.
В «Синтеке» у конкурентного листа свой этап в цепочке снабжения. В системе позиции счета с заявкой сверяет нейросеть. Предложения собирают у поставщиков напрямую или через тендерную площадку «Закупай».
«Майснаб» описывает на сайте заявки с согласованием и отдельным чатом по каждой. По данным вендора в каталоге pickTech, из «Майснаба» заявку передают на ЭТП «Закупай», а полученные предложения сводят в сравнительную таблицу.
«Синтека», «Майснаб» и «ПУСК.Снабжение» есть и в нашем обзоре программ для закупок и снабжения — рядом с ERP и SRM-системами.
Лист нужен и после оплаты счета. Когда материал закупают повторно, старый лист служит записной книжкой снабженца. В нем видны прежние цены поставщиков и причина выбора. Если лист ведут в таблице, храните файлы в общей папке с номером заявки в названии, и история выбора не уйдет со снабженцем.
