Прораб подготовил для отдела снабжения список крепежа и фитингов. Снабженец просит оформить его официальной заявкой. Редакция pickTech ввела в поиске запрос «заявка на материалы образец». Мы открыли документы из первой десятки выдачи Яндекса. Больше половины из них — образцы заявок на поставку товара, то есть от покупателя поставщику. Отделу снабжения нужен другой документ.
В статье мы разобрали внутреннюю заявку с объекта в отдел снабжения по реальной печатной форме. К разбору приложили бланк в Excel.
Внутренняя заявка или заявка поставщику: какой документ нужен
В обеих заявках содержится список материалов с количеством и сроками. Отличает их адресат.
Внутреннюю заявку прораб или мастер участка пишет в отдел снабжения своей компании по смете или ресурсной ведомости объекта. Сначала ее согласуют, потом снабженец ищет поставщика.
Заявку на поставку товара покупатель пишет поставщику, чаще всего по подписанному договору поставки, чтобы запустить отгрузку. В ней покупатель указывает, какие позиции нужны и к какому сроку.
Проверяйте, кому адресован образец, отделу снабжения или поставщику, и не доверяйте названию. Печатная форма внутренней заявки, которую мы разбираем ниже, называется «Заявка на поставку» с номером и датой. Если в компании говорят, что нужна заявка на закупку материалов, образец ниже подойдет. Юридическую силу заявки поставщику мы в статье не разбираем.
Что указать в заявке на материалы в строительстве: образец полей
Мы взяли настоящую печатную форму заявки из онлайн-системы для строительства «ПУСК.Снабжение». В ней 17 позиций крепежа и фитингов для жилого дома. Она состоит из пяти блоков: шапка, список материалов, чат по документу, лист согласования и подвал.
| Блок | Поле | Что писать | Зачем |
|---|---|---|---|
| Шапка | Номер и дата | Сквозной номер, дату создания | Найти документ в реестре и переписке |
| Шапка | Описание | Короткое название | Узнать документ в списке, не открывая |
| Шапка | Объект | Литера, тип здания, адрес | Доставка на верную литеру |
| Шапка | Организация | Юрлицо-плательщик | Нужна, если закупают несколько юрлиц группы |
| Шапка | Автор | ФИО, роль, компания | Видно, от кого заявка |
| Позиции | № | Порядковый номер строки | На него ссылаются в чате: например, «поз. 7» |
| Позиции | Наименование | Как в смете или ресурсной ведомости | Снабженец сверяет строку с планом |
| Позиции | Кол-во | Число и единица | Без единицы число читают по-разному |
| Позиции | Дата поставки | Своя дата у каждой строки | Материалы нужны на объекте в разное время |
| Чат | Должность, ФИО, дата и время, сообщение | Вопросы по строкам | Уточнения остаются в документе |
| Подвал | ФИО, подпись | ФИО того, кто сформировал документ | Виден ответственный |
Описание — это короткое имя заявки, например «Заявка 34 крепеж».
Объект записан с литерой и адресом. Литера обозначает корпус площадки.
Автор указан с ролью и организацией. Когда на объекте работают люди из разных компаний, снабжение видит, от кого именно заявка.
Количество в печатной форме записано вместе с единицей измерения: «60 шт» и «50 кг». Вопросы возникают из-за единицы. У грунт-эмали в примере «5 шт». И инженер производственно-технического отдела (ПТО) переспросил в чате по документу: фасовка по 10 кг? В нашем бланке фасовку пишут в колонке «Примечание».
Дата поставки проставлена построчно. В примере она везде одинаковая, но колонка позволяет поставить разные сроки, например, анкеры нужны к началу монтажа, бирки позже. По справочной информации системы «ПУСК.Снабжение», в онлайн-форме требуемый срок можно задать общий, если он одинаковый для всех материалов, или вывести дополнительный столбец и поставить разные даты на отдельные позиции. Обязательные поля строки в веб-форме: наименование, единица измерения и количество.
Бланк заявки на материалы в Excel: образец для скачивания
Мы собрали бланк заявки на материалы: образец Excel-файла по полям разобранной формы. Он состоит из четырех вкладок: «Заявка», «Лист согласования», «Реестр заявок» и «Как заполнять».
Во вкладке «Заявка» находится шапка с общим требуемым сроком, список материалов и чат по документу.
Во вкладке согласования этапы идут по порядку, на одном может быть несколько согласующих. Когда у каждого стоит «согласовано», появляется отметка «Документ согласован» с датой и временем.
В реестре заявок собраны все заявки, где просроченные подсвечиваются.
Во вкладке «Как заполнять» указаны правила заполнения бланка. Главные из них:
- Одна строка — одна позиция, иначе ее не посчитать и не отметить отдельно.
- Единица измерения — в отдельной колонке, количество — числом в соседней.
- Дата поставки — своя у каждой строки. Если ячейку оставить пустой, действует срок из шапки.
- Наименование — по смете или ресурсной ведомости.
- Номер заявки — сквозной на всю компанию. По нему строка реестра связана с бланком.
Компании, у которой уже есть форма заявки на материалы, образец из файла целиком переносить не нужно. Достаточно проверить две вещи: единица измерения стоит отдельно от количества, у строки есть колонка для даты поставки.
Лист согласования: порядок подписания заявки
В открытых нами образцах из первой десятки выдачи листа согласования по этапам нет. В одном docx-бланке был блок подписей с отметками «Заявку составил», «Согласовано» и «Утверждаю» с указанием должностей.
В печатной форме системы лист согласования сделан в виде таблицы: должность и организация, ФИО согласующего, дата и время, статус, комментарий. Этапы разделены заголовками. В примере на первом этапе — один согласующий, отвечающий за инженерные сети, на втором — инженер ПТО и руководитель проекта. Внизу стоит отметка «Документ согласован» с датой и временем.
Например, инженер ПТО согласовал заявку с комментарием «Уточнить фасовку поз. 7» через две минуты после вопроса в чате. И уточнение ушло по маршруту с документом. Комментарий согласующего оставляйте в листе: через месяц по нему можно уточнить причину правки.
По данным «ПУСКа», в кейсе подрядчика по инженерным системам количество материалов сверх лимита согласуют с указанием причины перерасхода. В Excel достаточно будет комментария в строке этапа. В онлайн-системе для строительства «ПУСК.Снабжение» лист показывает текущего ответственного и стадию, а в истории видны действия на этапах. У других вендоров лист может выглядеть иначе.
Маршрут согласования: коротко о процессе
Маршрут согласования задает порядок этапов, а лист согласования хранит отметки по ним в документе. Например, в одном из кейсов «ПУСКа» маршрут настроили по ролям: прораб → снабжение → руководитель проекта. Этапы бывают последовательными и параллельными. Первый вариант — когда документ не уходит к следующему специалисту, пока его не рассмотрел предыдущий. Второй — когда его согласовывают сразу несколько человек, чтобы сэкономить время. Срок рассмотрения на этапах можно задать в днях.
Как заявка проходит от прораба до снабженца и что делает каждая роль на своем шаге, разобрано в посте блога «ПУСК.Снабжения».
Реестр заявок отдела снабжения: шаблон колонок
Реестр заявок — это таблица с отдельной строкой под каждую заявку. Зачем реестр снабжению, разобрано в посте по ссылке выше. Ниже мы расположили колонки так же, как во вкладке «Реестр заявок» в Excel-файле.
| Колонка | Что в ней | Зачем |
|---|---|---|
| № заявки | Сквозной номер из шапки | Связь строки с бланком |
| Дата | Дата создания заявки | Сколько времени ждет заявка с момента подачи |
| Объект | Как в шапке | Отбор заявок по корпусу |
| Автор | Должность или ФИО подающего заявку | Какой отдел или специалист подает |
| Описание | Короткое название | Поиск глазами |
| Требуемый срок | Дата из шапки | Что закупать первым |
| Статус заявки | Новая, согласование, в работе, исполнена, закрыта, отклонена, отменена | На каком этапе документ сейчас |
| Ответственный снабженец | Должность или ФИО того, кто ведет заявку | Кого спрашивать о поставке |
| Состояние позиций | Сводка по материалам | На каком этапе каждый материал |
| Приоритет | Срочная, плановая, резервная | Порядок работы снабжения с заявкой |
| Комментарий | Свободный текст | Аналоги, замены, новые даты |
Статусы в шаблоне мы взяли из справки «ПУСК.Снабжения»: Новая → Согласование → В работе → Исполнена → Закрыта, отдельно Отклонена и Отменена. В отдел снабжения попадает только согласованная заявка в статусе «В работе».
Статус заявки и состояние позиций держите в разных колонках. Позиции одной заявки движутся с разной скоростью. Цепочка позиции в справке проходит от отметки «Новая» и «Сбор КП» через «Выбор поставщика» и «Выбран поставщик» до отметки об оплате. А доставку разрешено отметить до оплаты. В реестре на Excel для этого хватит короткой сводки.
Приоритет по поставке материалов удобно задавать готовым списком значений. Например, в кейсе «ПУСКа» подрядчик примерно на 60 инженерно-технических работников разделил закупки на срочные, плановые и резервные. В «ПУСК.Снабжении» заявки помечают тегами, например «Срочно». По описанию вендора, теги помогают быстро фильтровать заявки и работать с приоритетами.
Excel или система снабжения: бизнесу какого масштаба нужен сервис
Разработчик «ПУСК.Снабжения» ориентирует сервис на компании «от 10 сотрудников и нескольких прорабов на разных площадках» (FAQ на pusk.app). Наш вывод из этого ориентира: компании меньше этой планки может хватить бланка и реестра в Excel. На систему можно переходить, когда заявки идут в мессенджеры с разных объектов, а превышение лимита всплывает задним числом. Еще один признак — история договоренностей уходит с уволившимся снабженцем.
Программа для снабжения в строительстве «ПУСК.Снабжение» — один из достойных вариантов для такого сценария. Прораб собирает заявку в мобильном приложении из материалов ресурсной ведомости и прикладывает фото чертежа. В веб-форме позиции из бюджета подставляются с соответствующей статьей и остатком. Печатная форма заявки выгружается в DOCX, Excel или PDF. Подробнее — на сайте разработчика.
У сервиса есть ограничения. В мобильном приложении нет офлайн-режима, и для стройплощадки без связи это минус. По словам разработчика, сервис рассчитан только на строительные компании, 44-ФЗ и 223-ФЗ — не его область, ERP и BIM он не заменяет. Бесплатного тарифа нет, пробный период — 14 дней.
У «Синтеки» в цепочке снабжения предусмотрен этап «Заявка с объекта». По описанию вендора, сотрудники на объекте создают заявки и принимают поставки, а превышения лимита система показывает до того, как заявку и счет согласуют.
Внедрение «Синтеки» у девелоперского холдинга «Сэтл Групп» мы разбирали в отдельном кейсе.
В «Майснабе» заявку создают и отслеживают в мобильном приложении, а обсуждают в отдельном чате по заявке и счету. По описанию вендора, при согласовании счета система сверяет его с планом проекта и предупреждает согласующих о превышении бюджета.
У Gectaro заявки на снабжение формируются из сметы автоматически, по каждой видны экономия и перерасход. В мобильном приложении Gectaro Прораб, по базе знаний вендора, прораб добавляет заявку сверх сметы, и она появляется в модуле «Снабжение» веб-версии.
В 1С:Подрядчик строительства. Управление строительным производством (ред. 3.0) заявлена многоуровневая процедура, по которой согласуют заявки на закупку материалов.
Первый сигнал слышно по телефону: прораб звонит в снабжение узнать, заказали материал, оплатили или он уже едет. Второй — у файла заявок несколько версий, и не понять, кто внес строку и кто ее поправил. Третий — материал покупают дважды: прораб не знает, что его уже заказали для соседней секции. Если это знакомо, бланк и реестр в Excel свою задачу на старте выполнили, и заявкам пора в систему с ролями и историей изменений.
Как выбрать систему снабжения, мы разбирали в нашем обзоре решений 2026 года.
Частые вопросы о заявке на материалы
Заявка на приобретение материалов: образец внутри организации — та же заявка?
Да, внутренняя заявка в снабжение своей компании с полями из разбора выше.
Кто подписывает заявку на материалы?
Порядок согласования заявки задает регламент компании. В печатной форме системы внизу подпись того, кто сформировал документ. Согласующие отмечаются в листе по этапам.
Заявка и лимитно-заборная карта — один документ?
Нет. Лимитно-заборная карта — это документ складского и бухгалтерского учета, по ней отпускают материалы со склада в пределах лимита. Заявка появляется раньше, до покупки материала.
С чего начать
- Заполнить бланк по ближайшей настоящей заявке.
- Назначить согласующих и срок каждого этапа.
- Завести реестр с первой заявки.
- Через месяц выписать по отметкам часы ожидания заявки на этапах. С этих цифр можно начинать разговор о системе.
