Премия Левитана о кейсе Мегаплан CRM
Каждый год Национальная премия имени Юрия Левитана собирает работы дикторов, актеров дубляжа, чтецов, радиоведущих и подкастеров. Команде премии было важно выстроить понятный и прозрачный процесс — от получения заявки до сортировки, уведомлений, документооборота и отчетности. Решением для этой задачи стал Мегаплан CRM.
Справка от pickTech: Национальная премия имени Юрия Левитана — ежегодная награда для известных голосов России: дикторов, актеров дубляжа, чтецов, радиоведущих и подкастеров. Подробнее — https://premlev.ru/
Задача
Перед командой премии стояло несколько задач:
- структурировать прием заявок;
- распределять работы по номинациям и подноминациям;
- видеть весь процесс в одном пространстве;
- упростить работу с посетителями, подрядчиками и документами;
- обеспечить прозрачность для руководителя и команды.
До внедрения Мегаплана часть процессов уже велась вручную или в простой программе, но она не позволяла полноценно управлять большим объемом задач и не закрывала потребности проекта.
С этой платформой команда познакомилась еще в 2015 году — тогда у учредителя премии Александра Лапшина была собственная продакшн-студия, и в ней появилась потребность систематизировать работу с клиентами, подрядчиками и документами. Прежнее простое решение не позволяло гибко настраивать процессы. Сначала рассматривалась идея создать собственную систему, но это оказалось непросто. После сравнения нескольких вариантов выбор пал на этот сервис — как на более удобный и понятный по интерфейсу и бизнес-процессам инструмент.
Решение
В рамках автоматизации команда премии настроила в системе сквозную работу с заявками и участниками:
- все обращения с сайта автоматически попадают в систему обработки заявок, получают регистрационный номер и распределяются по номинациям — без ручной сортировки;
- авторы заявок сразу получают уведомление с подтверждением и инструкциями;
- в единой базе хранятся все участники и посетители с контактами и историей общения — это помогает быстро находить нужные данные и делать рассылки;
- документы и отчетные формы заполняются автоматически, внутренняя переписка и комментарии доступны всем в одном окне;
- к системе подключили телефонию, почту, Telegram и сайт — все обращения собираются в одном месте;
- повторяющиеся задачи автоматизированы: из заявок подставляются данные в документы, выставляются счета, отправляются напоминания, меняются этапы.
Так команда премии сократила объем ручной работы, снизила нагрузку на сотрудников и убрала риск ошибок и потерь данных.
Как это работает на практике
Прием заявок устроен так. Когда человек отправляет заявку на сайте, система сразу фиксирует обращение, присваивает ему номер и отправляет уведомление автору. Затем заявка автоматически попадает в нужный сценарий обработки.
Для премии это критично: номинаций много, и нужен точный учет и сортировка. Обработка заявок в CRM системе сделала весь процесс прозрачным и удобным для работы.
В системе хранятся данные обо всех участниках, подрядчиках и посетителях, а также вся переписка. Это удобно, когда над проектом работает несколько человек — дела легко передавать, и ничего не теряется.
О том, как команда восприняла переход на новый инструмент, учредитель премии рассказывает так:
Александр Лапшин, учредитель Премии Левитана
Любое внедрение программы вызывает сначала страх, особенно у творческих людей. Но когда они начинают понимать, как всё просто, удивляются, как это удобно, и спрашивают: “Почему мы не пользовались этим раньше?”
Почему Мегаплан подошел
Команда премии отметила несколько причин, почему Мегаплан закрыл задачи проекта:
- понятный интерфейс;
- простота настройки;
- возможность адаптировать систему под конкретные процессы;
- удобная работа со сценариями и шаблонами;
- прозрачность данных и отчетности;
- поддержка сложных и нестандартных процессов.
Особенно важно, что сервис подошел не только для типовых задач, но и для специфики творческого и событийного проекта.
Результаты
После внедрения Мегаплана работа команды стала быстрее и спокойнее. По оценке команды премии:
- заявки обрабатываются без задержек;
- документы оформляются автоматически — ручной рутины стало меньше;
- данные и заявки больше не теряются: вся информация хранится в одной системе;
- отчетность готовится быстрее, нужные данные собираются за несколько минут;
- время на выполнение задач сократилось в 5 раз — процессы стали заметно быстрее и четче;
- руководитель получил полный контроль: видно, на каком этапе каждая заявка, кто за что отвечает и где есть проблемы.
По оценке команды, без Мегаплана пришлось бы нанимать еще 3–5 человек. Теперь CRM Мегаплан выполняет большую часть рутинных задач и существенно снижает нагрузку на сотрудников.
Александр Лапшин, учредитель Премии Левитана
Для меня Мегаплан — это прежде всего инструмент контроля. В любой момент я могу посмотреть, сколько заявок пришло, как идут продажи и обработка, какие клиенты приносят основную прибыль, что происходит в проектах и где есть узкие места. Это помогает принимать решения не интуитивно, а на основе данных.