Облачная и коробочная CRM в 2026: сравнение Мегаплана, Битрикс24, Kaiten и Weeek

В 2026 году у российского бизнеса при выборе CRM возникает один главный вопрос: облачная или коробочная версия. И от него зависит и бюджет, и архитектура, и устойчивость работы при шатдаунах. Облачная CRM (SaaS) — это подписка за пользователя в месяц на сервере разработчика. Коробочная CRM (on-premise) — это установка системы на свой сервер с единоразовой лицензией и контролем всех данных компании. Локальная CRM на собственном сервере дороже на старте, но в ряде сценариев — единственный рабочий вариант.

Команда pickTech собрала четыре отечественные CRM, которые с мая 2026 работают в обеих моделях: Мегаплан, Битрикс24, Kaiten и Weeek. Разбираем тарифы, реальное TCO (Total Cost of Ownership — совокупная стоимость владения), цены коробки на сервере и сценарии выбора. Когда облако дешевле, а когда нужна отечественная CRM на свой сервер.

Давайте разберемся в основных отличиях облачной и коробочной версии системы. Облако (SaaS от англ. Software as a Service - программное обеспечение как услуга) — это подписка на сервис вендора. Систему не нужно устанавливать на свой ПК, все доступы предоставляются через интернет и браузер из любой точки. Компания платит за пользователя в месяц, обновления прилетают сами, резервную копию данных делает разработчик. Коробка (on-premise от англ. - на собственных серверах) — это установка системы CRM на свой сервер. В этом случае оплачивается единоразовая лицензия, а обновлениями и резервным копированием занимается ИТ-отдел. Все данные остаются на сервере компании.

Почему коробочная система актуальна в 2026 году. Россия пережила волну отключений мобильного интернета в 2025 году: 655 шатдаунов в июне и 2 099 в июле — это больше, чем во всем мире за 2024 год вместе взятый (данные Forbes со ссылкой на Access Now и проект «На связи»). С 31 октября 2025 года Ульяновская область живет под бессрочным ограничением мобильного интернета. К этому прибавляются требования 152-ФЗ к локализации персональных данных и штрафы 420-ФЗ за утечки. Для производств, банков и компаний с гостайной коробочная версия перестала быть дорогой избыточностью. Она обеспечивает надежность и страховку от того, что в среду утром сотрудники не смогут открыть CRM с телефонов.

Почему большинство компаний еще остаются в облаке. В системах на серверах вендоров есть и свои преимущества: низкий порог входа, автоматические обновления происходят без штатного админа, бесплатные тарифы для тестирования, отсутствие капитальных затрат на сервер.

В нашей подборке все продукты доступны в облаке. Коробочную версию официально продают Мегаплан, Битрикс24 и Kaiten. У Weeek коробки в публичном прайсе нет. Установка на сервер клиента возможна по индивидуальному договору для команд от 100 сотрудников.

Прежде, чем выбирать систему управления проектами, нужно определиться с моделью CRM. Сначала разбираемся, нужна ли коробочная версия (CRM на свой сервер) по соображениям безопасности и сетевой автономии. И в соответствии с выбранной моделью, подбираем систему, которая подходит под задачи бизнеса.

Когда коробочная CRM нужна обязательно.

• Требование закона хранить персональные данные на собственных серверах: банки, медицина, госструктуры (152-ФЗ).
• Работа с гостайной или конфиденциальной информацией третьих лиц.
• Регион с регулярными шатдаунами мобильного интернета — Краснодарский край, Ульяновская область. Локальный CRM на сервере компании работает без доступа к интернету.
• Внутренние требования безопасности: реестр отечественного ПО, отказ от облачных сервисов на принципиальном уровне.
• Глубокая кастомизация на уровне кода: коробочная CRM даёт доступ к исходникам и таблицам базы данных, облако — нет.

Доступны обе модели использования: облачная и коробочная версия. Существует на рынке с 2008 года — это самая зрелая система из отобранных четырех. Продукт объединяет CRM, управление проектами и задачи.

Рассмотрим сильные стороны системы и отзывы от пользователей на нескольких агрегаторах:

• UX и интерфейс. С 2017 по 2026 год интерфейс хвалят за логичность. По нашему анализу кластеров отзывов на агрегаторах crmindex и a2is, у Мегаплана пять положительных оценок против трех отрицательных. Например, Родион Ширяев в январе 2022 года отмечал: «интерфейс понятный, разобрались быстро».
  
• Интеграция с 1С. Кластер «1С-интеграция» в отзывах за 2023–2026 годы показал пять положительных оценок и ни одной отрицательной. Это единственный кластер во всем ресерче, где нет ни одного негативного отзыва за весь период.
  
• Резервное копирование данных (бэкап) каждые 9 минут в облаке, файлов — каждые 6 часов (megaplan.ru/compare). Это самая высокая частота среди отобранных четырех систем.
  
• База знаний — модуль для хранения стандартов, регламентов и инструкций, инструмент для повышения эффективности управления компанией. Например, он помогает быстрее обучать новых сотрудников, снижает нагрузку на менеджмент, защищает от утечки важной информации.
  
• API v3 с поддержкой webhooks — для интеграций с внешними системами.
  
• Спецпакет «Команда» — 5 сотрудников/год на тарифе «Расширенный» за 30 000 ₽/год (выгода 7 800 ₽ от базовой цены), пакет «Компания» — 20 сотрудников за 60 000 ₽/год по принципу «20 сотрудников по цене 8» (megaplan.ru/prices). Тестовый период — 14 дней без ограничений.
  

Коробочная система доступна в двух тарифах: расширенный и профессиональный. Линейка коробки в первом тарифе стоит от 70 000 ₽ за 10 человек. Во втором - от 150 000 ₽ за такое же количество сотрудников. При увеличении штата в обоих тарифах лицензии можно докупать. Годовое обслуживание — 30% от стоимости лицензии. 

В расширенном тарифе за 50 человек стоимость составит 230 000 ₽, обслуживание в год - 69 000 ₽. В профессиональном Мегаплан коробка на 100 лицензий будет стоить 400 000 ₽ + 120 000 ₽ за обслуживание в год. Для крупных компаний цена рассчитывается индивидуально.

Подходит производственным и строительным компаниям, оптовой торговле, организациям, оказывающим услуги для бизнеса. Минимальные требования к серверу: VPS от 5 000 ₽ в месяц или выделенный сервер от 15 000 ₽/мес. Подробные цены можно посмотреть во вкладке «Локальная версия (коробка на вашем сервере)».

Источник: megaplan.ru/self-hosted.

Работает в обеих моделях: облако и коробка. Запущен компанией «1С-Битрикс» в 2012 году. Системой пользуются более 15 миллионов зарегистрированных организаций.  

Здесь собраны все необходимые инструменты для управления бизнесом: CRM, проекты, телефония, сайты, чаты, диск, видеозвонки, КЭДО (кадровый электронный документооборот), BitrixGPT - AI-помощник для работы в системе.

По исследованиям отзывов, пользователи положительно оценивают многофункциональность этой системы управления проектами. Среди них 14 позитивных упоминаний. Однако, отмечают перегруженный интерфейс: среди 12 упоминаний семь отрицательных и пять положительных. Один и тот же пользователь хвалит возможности системы, но в то же время говорит о сложностях привыкания.

В коробочной версии битрикс24 есть три типа CRM: на 50, 100 и 250 пользователей. Корпоративный портал, Энтерпрайз, рассчитан от 250 сотрудников.

На Битрикс24 коробка цена начинается от 159 000 ₽/год за 50 пользователей и доходит до 349 000 ₽ за 250 человек. Лицензия продлевается каждый год.

С 1 октября 2024 года продление подорожало с 25% до 30% от полной стоимости лицензии.

Система подходит командам от 250 человек с потребностью в управлении учетными записями (AD/LDAP), адаптацией Bitrix Framework, КЭДО с мобильным приложением «Госключ».

Техническое сопровождение входит в ежегодную подписку «BitrixGPT + Маркетплейс» для коробки и оплачивается отдельно. Это нужно учесть в TCO.

Доступна в облачной и коробочной моделях. Система запущена в 2017 году. В основе лежит канбан как замена Jira. Тарифная модель модульная: к базовому набору можно добавить отдельные опции на выбор (Канбан, Скрам, Гант с ресурсным планированием, автоматизации, OKR, служба поддержки, учет времени).

Среди клиентов - Сбер, Ростелеком, S7, Норникель, Самолёт, X5 Tech (около 7 500 пользователей). Облако и коробка собираются из одних и тех же шаблонов, что дает практически одинаковый функционал в обеих моделях (kaiten.ru/blog/oblako-vs-server). В 2026-м появился AI-ассистент, который помогает разобраться в системе.

По исследованиям отзывов, жалобы 2023 года о том, что «сайт лежал часами», в 2025 году ушли.

Минимальное количество лицензий kaiten on-premise - от 300 пользователей. ПО разворачивают через контейнерные Docker Compose или Kubernetes, где в команде нужны навыки разработки и эксплуатации.

Лицензия on-premise продлевается каждые 12 месяцев, иначе система перестаёт работать.

Цены публично не указаны, стоимость уточняется по запросу через kaiten.ru/onpremise.

Kaiten коробка подходит enterprise-компаниям уровня X5, Сбер, Ростелеком с большими ИТ-командами.

В этой системе доступно только облачное использование. Все серверы находятся в России. Если нужна коробочная версия, можно заключить индивидуальный договор для команд от 100 сотрудников.

CRM запущена в 2019–2020 годах. Система универсальная, подходит для малых команд. Включает CRM, задачи, базу знаний, встроенный GPT-ассистент. Обновления выпускаются еженедельно. Доступно четыре тарифа: старт - бесплатно до 5 чел., плюс - до 10 чел., профи и бизнес. Стартапам, НКО и университетам скидки, для студентов и преподавателей доступ бесплатный.

Облако в 2026 году — это базовый сценарий для 80% компаний. Разбираемся в тарифах и считаем реальную годовую стоимость.

Во всех таблицах ниже приводим цены при максимально длительной предоплате (год для Мегаплана, Битрикс24, Weeek и 3 года для Kaiten). Разница «помесячно vs длительная предоплата» — это не маркетинговая акция, а штатная модель ценообразования у всех четырех вендоров.

Таблица 2. Годовая стоимость подписки cloud и цена за пользователя в месяц

Для корректности сравнения берем разные «средние» тарифы по своему месту в линейке каждого вендора, на котором уже есть полная CRM, проекты и видеосвязь. Поскольку именно они соответствуют рабочему набору для среднего бизнеса.

• Мегаплан «Расширенный» - 630 ₽/польз/мес при оплате за год;
  
• Битрикс24 «Стандартный» - 58 716 ₽/год за весь портал, 50 пользователей;
  
• Kaiten «Стандарт» - 430 ₽/польз/мес при оплате за 3 года;
  
• Weeek «Профи» - 399 ₽/польз/мес при оплате за год.
  

Цифры выглядят неожиданно — на 100 человек Битрикс24 заметно дешевле остальных. Потому что модели ценообразования у отдельной системы управления проектами разные и у каждой есть свои плюсы и минусы.

• Битрикс24 работает по портальной пакетной цене. Тариф «Профессиональный» — это коробка возможностей с фиксированным потолком в 100 человек, до которого оплата одинаковая. Это удобно для стабильно крупных команд, но привязывает к одному вендору. И при росте >100 человек придётся переходить на «Энтерпрайз» с большим скачком цены.  
  
• Мегаплан, Kaiten, Weeek работают по подписке за каждого пользователя отдельно. Эта модель прозрачнее для финансовой команды: легче планировать бюджет, гибче при росте команды. Можно добавлять лицензию каждому новому сотруднику. И нет жёсткой привязки к вендору.
  

Для команд до 10 человек у Мегаплана работает спецпакет «Команда» для 5 сотрудников с оплатой за год 30 000 ₽ (500 ₽/польз/мес на «Расширенном» тарифе). У Weeek для команды до 5 человек доступен бесплатный тариф «Старт».

Главное в таблице — две принципиально разные модели цены. Per-user-модель (Мегаплан, Кайтэн, Weeek) дает линейный рост стоимости: каждый новый пользователь прибавляет фиксированную сумму. Портальная модель Битрикс24 дает лестницу: до потолка тарифа (5/50/100/250 пользователей) оплата одинаковая, при выходе — переход на следующую ступень. До 10 пользователей линейные модели дешевле. На 25–100 портальная модель Битрикс24 заметно дешевле в абсолютных цифрах. Какая удобнее, зависит от того, насколько стабильна численность команды и насколько важна предсказуемость роста бюджета.

С Битрикс24 стоимость не сводится к одной строке в прайсе. Вместе с оплатой самого тарифа нужно приобрести ежегодную подписку «BitrixGPT + Маркетплейс», в которую входит техническая поддержка. Она предоставляет доступ к платным приложениям каталога и расширенным AI-функциям BitrixGPT. Бесплатные приложения работают без нее на любом коммерческом тарифе, но многие готовые интеграции (расширенная телефония, отраслевые модули, продвинутые отчеты) лежат именно в платной части. Перед покупкой стоит пройти по списку платных приложений на bitrix24.ru/apps/market и понять, есть ли в нем нужные команде интеграции.

Кроме того, в тарифах Битрикс24 разный продукт лежит за разной строкой прайса: «Базовый» — одна воронка продаж, «Стандартный» — пять воронок, «Профессиональный» — неограниченные воронки плюс КЭДО, BI-конструктор и Сквозная аналитика. При росте функциональных требований без апгрейда тарифа не обойтись. Также переход через потолок тарифа со 100 пользователей до 105 нужен «Энтерпрайз 250», где счет прыгает с 117 тыс. ₽ до 285 тыс. ₽ в год.

У трех остальных систем модель проще. У Мегаплана цена за пользователя фиксирована — 630 ₽ на «Расширенном» тарифе. Покупать дополнительные модули или отдельную подписку для разблокировки интеграций не требуется: API и Маркет интеграций бесплатны на всех тарифах. У Weeek та же логика: открытый API на всех тарифах, цена за пользователя растет линейно. У Kaiten — модульная подписка: оплата за базовую цену плюс 80 ₽/польз/мес за каждый дополнительный модуль сверх того, что входит в тариф (Канбан и Скрам идут в «Старте», 2 модуля включены в «Стандарте», 6 — в «Бизнесе»). Это дает гибкость: компании, которой нужен только Канбан, не приходится платить за весь стек.

Итог для финансовой модели. В тарифах до 10 пользователей у Мегаплана, Kaiten и Weeek абсолютная стоимость ниже Битрикс24. На 25–100 человек Битрикс24 дешевле по прайсу, но реальный TCO зависит от того, нужны ли платные приложения каталога и придется ли апгрейдиться при выходе функциональных требований за потолок тарифа.

Коробочные системы управления проектами перестали быть нишевой опцией. После волны шатдаунов 2025 года к традиционным покупателям добавились производства, ритейл с локальными серверами в регионах и логистика. Разбираемся, у кого какая коробка и сколько она стоит.

Порог разумности коробки. Если бизнес уже глубоко в 1С, коробочная версия CRM Мегаплана — выгодное решение. Интеграция с 1С готова из коробки, поддерживается формат CommerceML 2.05. Для Битрикс24 — от ~250 пользователей или при потребности в AD/LDAP для интеграции и адаптации Bitrix Framework. Kaiten on-premise в тарифе энтерпрайс ставится от 300 человек.

Шатдауны как фактор актуальности. Краснодарский край за май–июнь 2025 года потерял 5,8 млрд ₽ выручки МСП за 10 дней ограничений мобильного интернета (Forbes / Access Now). Для компаний коробочная система (premises) — это страховка операционки.

По словам гендиректора Мегаплана Сергея Козлова, коробочная версия устанавливается на сервер компании, клиентская база и задачи хранятся локально в закрытом контуре, и система остается работоспособной даже без доступа к интернету. Главное преимущество здесь именно в чувстве независимости и устойчивости бизнес-процессов.

Мы собрали основные группы функций в таблицу и сравнили их наличие во всех четырех российских системах управления проектами. У каждой из них выделили сильные и слабые стороны.

Таблица 4. Сравнение функционала

Мегаплан. Сильные стороны видны из отзывов пользователей. За 2017–2026 годы интерфейс хвалят за логичность. Для команд, где не все сотрудники ИТ-специалисты, это особенно важно. Например, бухгалтер или специалист по кадрам разбираются в системе за один день. На 1С-интеграцию нет ни одного отрицательного отзыва, по сравнению с другими системами управления проектами. Резервное копирование данных происходит каждые 9 минут. Это самая высокая частота среди всех четырех систем.

Битрикс24. Функция видеозвонков доступна на всех тарифах, до 300 участников. AI-резюме и расшифровка встреч - на профессиональном и энтерпрайзе. Опцию КЭДО часто упоминают в отзывах с 2025 года. Например, Александр Свев отметил, что она заметно упростила работу с удаленщиками и аутсорсом (a2is). Маркетплейс — крупнейший в нише с более 5 000 приложений. Отдельные платные доступны только по подписке «BitrixGPT + Маркетплейс».

Kaiten. Импорт из Jira, Trello и Asana — самый продуманный в нише. Например, «Вкусвилл» закрыл миграцию с Trello за 2 дня, ОФД — за 48 часов. Стабильность за 2024–2025 годы выросла, жалобы 2023 года ушли. Контейнерная архитектура — облако и коробка собираются из одних шаблонов, что дает одинаковый функционал.

Weeek. GPT встроен прямо в продукт. Слабая сторона — поверхностная аналитика и отсутствие план/факт и ресурсного планирования. Для проектных компаний это критично.

5Post — сервис доставки заказов из онлайн-магазинов и маркетплейсов в постаматы и пункты выдачи. За пять лет сеть расширилась до 20 тысяч точек выдачи по всей России. Кейс опубликован в открытой базе клиентов Мегаплана с пометкой «Новое».

Что внутри. С масштабированием логистической сети учет задач в почте и таблицах перестал тянуть нагрузку: сроки подключения точек, согласования с собственниками помещений, контроль интеграций с курьерскими партнерами требовали единого пространства. Мегаплан развернут как единая система для задач, проектов и работы с подрядчиками. Карточки задач связаны с CRM-данными по контрагентам. Обсуждение конкретных пунктов выдачи ведутся в чатах задач. Контроль сроков по регионам - в дашбордах. Подробнее можно прочитать в карточке кейса.

X5 Tech — ИТ-компания торговых сетей «Пятёрочка», «Перекрёсток» и «Чижик». Полная миграция с Jira: около 7 500 пользователей за период около года. Пилотный проект на 15 командах длился 9 месяцев. По описанию кейса, у Kaiten низкий порог входа и интуитивная логика применения функций. Редкий публичный кейс уровня enterprise на отечественной системе после ухода Atlassian.

ПАО «Шатура» — производитель мебели с сетью более 600 магазинов. По описанию в материале корп.CNews, внедрение шло с июля 2024 года по август 2025-го. По итогам, произошел рост укомплектованности персонала с 73% до 83%. Затраты на поддержку и подрядчиков снизились почти в три раза. Кейс пока не размещен в публичной ленте на сайте Битрикс24, поэтому опираемся на цифры из публикации CNews.

Для того, чтобы было проще подобрать CRM под конкретные бизнес-задачи и структуру, мы приводим примеры пяти сценариев. Для каждого указываем подходящую систему и предлагаем два разных способа решения одной и той же задачи.

Контекст: конвейер, заказы по 44-ФЗ/223-ФЗ, бухгалтерия и склад в 1С, нужна тесная связка CRM и проектов с 1С-документами.

CRM для производства с коробкой выгодна, когда в команде более 80 человек, бухгалтерия работает в 1С, а часть данных не должна покидать контур компании. Мегаплан эффективен в таких сценариях. Кластер «1С-интеграция» упоминают в отзывах за 2023–2026 годы с пятью положительными оценками и ни одной отрицательной. Среди них нативный обмен счетами, контрагентами, товарами. Понятный интерфейс важен для нелинейного штата. Например, бухгалтер или начальник цеха смогут разобраться без специального обучения. Варианты решения: облако от 315 ₽/польз/мес или коробка под нужную численность.

Коробочная версия Битрикс24 подходит, если кроме CRM и проектов производству нужен корпоративный портал в едином контуре. Общий каталог сотрудников, КЭДО с приложением «Госключ» для приема-передачи документов на производстве, многоступенчатые согласования заявок на закупку. Также широкий рынок интеграторов с компетенциями в производственной автоматизации и AI-помощник BitrixGPT 4.5/5 в коробке для разбора заявок и помощи операторам.

Контекст: команда работает по Kanban, нужны импорт из Jira/Trello, интеграция с GitLab, низкий порог входа после Atlassian.

Kaiten профильно сильнее в Agile. Импорт из Jira продуман на уровне нишевого лидера: «Вкусвилл» закрыл миграцию с Trello за 2 дня. Сильные Agile-метрики — CFD (Cumulative Flow Diagram) - графики объема работы, прогнозирование времени на выполнение задач, количество оставшихся задач до дедлайна, распределение работы и бюджета в Ганте. Гибкие канбан-доски с WIP-лимитами, дорожками, отметкой устаревания карточек. Гостевым пользователям доступ бесплатный. Это удобно при работе с аутсорсерами. Варианты решения: облако, тариф стандарт за 430 ₽/польз/мес или бизнес.

Битрикс24 имеет встроенный Скрам-модуль (бэклог, спринты, ретроспективы, burndown), Канбан и Гант. А также бесплатный тариф без лимита по пользователям — это сильный аргумент для распределенной команды с подрядчиками. Минус в том, что Битрикс24 устроен как «все-в-одном» вокруг CRM. И для команды, которой нужны именно проектные доски и agile-метрики, набор инструментов оказывается шире нужного.

Контекст: клиентский сервис, телефония, лиды и сделки, видеовстречи с клиентами, бухгалтерия в 1С.

Мегаплан дает цельную CRM-сборку на одном тарифе. Расширенный включает воронки, до 15 бизнес-процессов,100 кастомных полей в карточке клиента, нативный 1С-обмен. Per-user цена 630 ₽/польз/мес. Кейс 5Post (рост сети до 20 тыс. точек выдачи) показывает, что система держит масштаб рознично-логистических процессов.

Битрикс24 силен встроенной телефонией с виджетом, контакт-центром и крупнейшим в нише маркетплейсом приложений (5 000+). Если нужные интеграции укладываются в бесплатную часть Маркетплейса, это хороший выбор. Минусы — частые жалобы на очереди в техподдержку (отзывы от 200–300 человек, a2is) и перегруженный интерфейс.

Контекст: стартап, маркетинговое агентство, малый бюджет, важен понятный интерфейс, минимум зависимости от вендора.

Мегаплан через спецпакет «Команда»: 5 сотрудников на расширенном тарифе за 30 000 ₽/год. В пакет уже входит полная CRM (воронки, бизнес-процессы, 100 кастомных полей в карточке клиента), нативная 1С-интеграция. Это 500 ₽ за пользователя в месяц при базовой цене «Расширенного» от 630 ₽. Для растущей команды предусмотрен пакет «Компания» (20 чел/год за 60 000 ₽). Простой интерфейс: адаптация сотрудников занимает один день.

Weeek — бесплатный «Старт» для команды до 5 человек с CRM, Базой знаний и Гантом. Платный тариф «Плюс» от 199 ₽/польз/мес. Сильная база знаний с блочным редактором и совместным редактированием в реальном времени, 5 режимов просмотра проекта одной кнопкой (Канбан, Список, Неделя, Месяц, Гант). Пользователи хвалят минималистичный интерфейс: «переехали из Trello командой из 7 человек за один день». Подойдет, если главный фокус сосредоточен на задачах и базе знаний, а CRM и видеозвонки не нужны или закрываются отдельными инструментами.

Контекст: внутренние требования безопасности, обработка персональных данных и платежной информации, реестр отечественного ПО, работоспособность при шатдаунах мобильного интернета.

Коробочная версия мегаплан. По словам гендиректора Мегаплана Сергея Козлова, коробочные версии берут в первую очередь те, у кого жесткие внутренние процедуры по безопасности. Обычно это небольшие банки. У Мегаплан каждый месяц появляется один, два, три новых банковских клиента (интервью JSON.TV). Преимущества для них: нативная интеграция с 1С:Бухгалтерия и УТ, понятный интерфейс для нелинейного штата (юристы, кредитные офицеры, контакт-центр), линейная цена за пользователя

Битрикс24-коробка эффективна в компаниях с корпоративным порталом и КЭДО с Госключом: BitrixGPT 4.5/5 в коробке, AD/LDAP-модуль для интеграции, BI-конструктор для бизнес-аналитики и сквозная аналитика на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз». Большинство интеграторов на рынке работают с адаптацией и настройкой Bitrix Framework. Однако, подписку на «BitrixGPT + Маркетплейс» для коробки нужно включить в отдельную статью TCO.

Kaiten-коробка в этом сценарии тоже жизнеспособна, но предназначена для больших компаний от 300 пользователей (минимальный порог лицензирования). Для банка среднего размера на 100–300 человек она обычно слишком избыточна.

Сводная таблица сценариев

Считаем полную стоимость владения (TCO) коробочной CRM на своём сервере за 3 года для команды 30 человек — это типовой размер, когда коробка реально нужна. Сравниваем двух кандидатов с коробкой, Мегаплан и Битрикс24: сколько на деле стоит купить коробку и держать её на своём сервере.

Мегаплан. Коробка — это разовая лицензия: для 30 человек на тарифе «Расширенный» — 180 000 ₽ один раз. Годовое обслуживание — 30% от стоимости лицензии, то есть 54 000 ₽ в год. За 3 года: 180 000 + 54 000 × 3 = 342 000 ₽.

Битрикс24. Коробка покупается на год и продлевается. Минимальный портал — на 50 пользователей (30 человек попадают в него), цена коробки — 159 000 ₽ за первый год. Продление — 30% в год (47 700 ₽). Поддержка и интеграции входят в платную подписку на маркетплейс — 73 200 ₽ в год. За 3 года: 159 000 + 47 700 × 2 + 73 200 × 3 = 474 000 ₽.

Сравнение стоимости ПО за 3 года для команды 30 человек:

Сервер для CRM и сопровождение одинаковы для обеих систем — коробка стоит на вашем сервере: выделенный сервер от 15 000 ₽/мес, бэкап и мониторинг от 5 000 ₽/мес, администрирование — 20% времени штатного админа. За 3 года это около 2,5 млн ₽ и в сравнении не участвует: разница только в стоимости самого ПО. Полная стоимость владения с инфраструктурой: Мегаплан ≈ 2,86 млн ₽, Битрикс24 ≈ 2,99 млн ₽.

Вывод. На команде 30 человек за 3 года коробка Мегаплана дешевле Битрикс24 — 342 000 против 474 000 ₽ (на 132 000 ₽ меньше). Причина: Мегаплан — разовая лицензия плюс фиксированное обслуживание, а Битрикс24 — ежегодная лицензия плюс платный маркетплейс. Чем дольше пользуешься коробкой Мегаплана, тем заметнее экономия. На больших командах (от ~100 человек) расклад смещается в сторону Битрикс24: фиксированная цена за портал перестаёт расти, а разовая лицензия Мегаплана дорожает. Поэтому коробочный Мегаплан особенно выгоден небольшим и средним командам.

Мы собрали короткий чек-лист из восьми шагов, который можно использовать для принятия решения по выбору российской системы управления проектами.

1. Определите размер команды на ближайшие три года. Это первый фильтр. Для команды, которая растет с 30 до 150 сотрудников выбор будет отличаться от той, где остаются стабильные 80 человек.
   
2. Выберите модель: облако или коробка. Коробочная версия имеет смысл при выполнении двух условий из четырех: требование законодательства на хранение данных на собственных серверах, численность команды 250–500 человек, необходимость адаптации на уровне кода, своя ИТ-команда и бюджет на админа.
   
3. Зафиксируйте обязательные модули: CRM, управление проектами, телефония, видеосвязь, КЭДО, документы. Сверьте список с тарифной матрицей каждого кандидата. Функционал может быть на разных тарифах или вынесен в отдельные модули.
   
4. Проверьте интеграции: 1С (нативный обмен есть у Мегаплана и Битрикс24), телефония (встроенная у Битрикс24, через провайдеров у остальных), маркетплейсы, мессенджеры. Какие интеграции платные, какие — бесплатные.
   
5. Закажите демо доступ на ваших данных. У Мегаплана 14-дневный тестовый период без ограничений по функционалу. У Kaiten — 14 дней на тарифе «Бизнес» без привязки карты. У Weeek — бесплатный «Старт» до 5 человек как продленный тест без срока.
   
6. Посчитайте TCO на три года: лицензия + сервер (для коробки) + админ + поддержка + опциональные расходы (подписка «BitrixGPT + Маркетплейс» при выборе Битрикс24, доп. модули у Kaiten, обновление коробки у Мегаплана). Заложите запас на возможный апгрейд тарифа при росте команды.
   
7. Заложите миграцию данных как отдельный проект. При переходе через стандартный API часть истории и комментариев теряется. Это нормально, но это нужно планировать.
   
8. Проверьте рынок интеграторов под выбранную систему, чтобы при сбое или росте было к кому обратиться.

Выбор облачной или коробочной CRM зависит от размера команды, чувствительности данных и устойчивости к шатдаунам. Для 1С-интенсивного бизнеса средних размеров Мегаплан предлагает простой интерфейс, нативный 1С-обмен и прозрачную цену за пользователя — и в облаке, и в коробке. Для Agile-команд подойдет Kaiten с on-premise версией от 300 человек. Для тех, кому нужно все-в-одном с телефонией, - Битрикс24 в обеих моделях. Для малой команды до 10 человек с акцентом на знания — облачный Weeek.

Материал подготовлен редакцией pickTech на основе обзоров, отзывов и публичных данных в мае 2026 года.