Тарифы
Возможности
Операционная система
Программное обеспечение для закупок позволяет компаниям управлять своим циклом закупок и поддерживать оптимальный уровень запасов в любое время. Программное обеспечение помогает создавать заказы на покупку (PO), выполнять эти заказы, сопоставлять счета-фактуры с полученными материалами и осуществлять платежи поставщикам. Это помогает связывать и управлять взаимодействиями между всеми заинтересованными сторонами, вовлеченными в процесс покупки, включая покупателей, поставщиков, утверждающих и получателей.
Программное обеспечение часто связано с программным обеспечением для выставления счетов, программного обеспечения для закупок и программного обеспечения для управления поставщиками.
Предприятия все чаще используют цифровые инструменты, такие как программное обеспечение для электронных закупок, для улучшения своей цепочки поставок и повышения производительности. Оно предлагает существенные преимущества, такие как:
Снижение затрат: программное обеспечение для закупок преобразует бумажные рабочие процессы в электронные транзакции, тем самым снижая затраты, связанные с бумажными процессами, печатью и физическим хранением. Цифровые копии ПО являются более безопасными, чем физические документы, которые могут быть легко подделаны, украдены или утеряны, что приводит к спору между партнерами по цепочке поставок.
Сокращенный бизнес-цикл: отправка цифровых заказов на покупку поставщикам и это поставщикам намного удобнее и быстрее, чем отправка физических заказов на поставку в автономных режимах, таких как курьеры. Это сокращает общее время закупок и ускоряет процесс цепочки поставок.
Управление запасами: использование ручки и бумаги или электронных таблиц Microsoft Excel для ручного отслеживания и мониторинга сотен предметов и материалов на складе может быть сложной задачей. С помощью программного обеспечения для закупок предприятия могут легко отслеживать внутренний уровень запасов всех товаров и даже устанавливать пороговые пределы для автоматизации переупорядочения товаров. Это обеспечивает достаточный запас на складе, что приводит к непрерывной цепочке поставок.
Прозрачные расходы: программное обеспечение для закупок ведет подробный учет всех расходов компании на приобретение материалов. Это обеспечивает прозрачность для бухгалтерского учета и поддержки предприятий при составлении бюджетов для следующего цикла закупок. Наличие подробных записей о покупках, совершенных в предыдущем цикле, позволяет предприятиям анализировать и идентифицировать свои критические потребности и количество потребляемых предметов, что является жизненно важным показателем при определении целевых показателей закупок на следующий цикл.
Управление поставщиками: управляйте взаимодействиями с поставщиками, включая их контактную информацию, историю поставок и платежей, а также коммуникации.
Управление заявками: рассматривайте, утверждайте и отменяйте запросы на закупку товаров и услуг.
Управление каталогами: создание и управление цифровыми каталогами продуктов и услуг с такими подробностями, как описание продукта, спецификация и цены.
Обработка счетов: управляйте счетами поставщиков, сопоставляйте счета с полученными товарами и соответственно производите платежи.
Управление заказами на покупку: управление всем жизненным циклом PO, от создания и выпуска PO до закупки товаров и осуществления платежей.
Управление расходами: отслеживайте количество денег, потраченных на закупочную деятельность для различных предметов.
Интеграция с существующими системами: прежде чем покупать какие-либо приложения для закупок, сначала проверьте жизнеспособность системы и требования к приложениям. Посмотрите, совместимо ли приложение с существующей ИТ-инфраструктурой, и требуется ли для работы какие-либо дополнительные установки или обновления. Во-вторых, проверьте простоту интеграции с любым из ваших существующих приложений, таких как программное обеспечение планирования ресурсов предприятия (ERP) или управления цепочками поставок (SCM). Плавная интеграция с этими существующими системами позволит объединить уже существующие бизнес-структуры и данные, такие как рабочие процессы, сведения о поставщиках, а также информацию каталога. Это спасет вас и вашу команду от повторного ввода данных.
Мобильные возможности: организации все чаще заставляют своих сотрудников выполнять больше действий с помощью мобильных приложений, поскольку это увеличивает скорость работы, сокращает время отчетности и улучшает взаимодействие с заинтересованными сторонами как внутри компании, так и за ее пределами. Поэтому рекомендуется выбирать приложения, которые предлагают мобильную доступность либо через собственные мобильные приложения, либо через мобильный веб-браузер.
Поддержка: поддержка является одним из ключевых факторов, которые следует учитывать при оценке нового решения по закупкам. В любое время с программным обеспечением могут возникнуть проблемы, которые могут нарушить ваш цикл закупок и остановить цепочку поставок. Рекомендуется иметь полную ясность относительно уровня поддержки, предлагаемой в вашем программном обеспечении, а также стоимости любой дополнительной специальной поддержки. Кроме того, проверьте, предоставляет ли поставщик какие-либо учебные пособия или обучающие видео, чтобы обучить ваших сотрудников тому, как использовать программное обеспечение.
Облачные программные обеспечения для закупок набирают обороты: Предприятия переводят свои решения для закупок с собственных моделей на облачные. Этот переход обусловлен рядом преимуществ, связанных с облачной архитектурой, включая доступность данных в реальном времени при сравнительно меньшей стоимости.
Компании нуждаются в возможностях аналитики: Все большее число поставщиков программного обеспечения для закупок начали включать функции аналитики в свои программные приложения. Встроенные аналитические возможности могут помочь предприятиям анализировать данные о закупках за прошлые периоды, касающиеся товаров, объемов, расходов, результативности поставщиков и т. д. Это поможет компаниям получить осмысленное представление о текущих данных о закупках и принять основанные на фактах решения о закупках.
