ПО с бессрочной лицензией: кому выгодна разовая покупка

Подписки удобны, пока эта постоянная статья расходов не начинает расти каждый год. А на удаленном объекте или в цеху со слабым интернетом облачная программа просто перестает открываться в нужный момент. Случился шатдаун, или связь прервалась, и мастер не закрыл задачу, кладовщик не отметил выдачу. Тогда и появляется желание купить софт один раз, поставить на свой сервер и больше не зависеть ни от абонентской платы, ни от качества связи. Команда pickTech изучила, какие классы программ до сих пор продаются по бессрочной лицензии, чем разовая покупка отличается от подписки и кому она правда выгодна, а кому обернется лишними расходами.

Подписка — это аренда права пользоваться программой. Компания платит помесячно или за год, обновления и серверы держит вендор. Техподдержка обычно входит в тариф. Такой вариант удобен стартапам: низкий порог входа, ничего не нужно администрировать. Однако, если перестать оплачивать подписку, работа в программе закроется вместе с накопленными внутри данными.

Бессрочная лицензия устроена иначе. Право пользоваться программой покупается один раз. Система устанавливается на свой сервер, а за обновления и поддержку можно платить отдельно по желанию. Если перестать продлевать сопровождение, старая версия продолжит работать, просто без новых функций и патчей.

Если сравнить преимущества обоих вариантов, у аренды — ниже первый платеж, у собственности — контроль и независимость от ежемесячного счета.

Отметим, что коробка и бессрочная лицензия — не одно и то же. Часть вендоров оставили коробочную поставку, но перевели ее на срочную лицензию с продлением. Например, Битрикс24 больше не выпускает новые бессрочные лицензии на свою коробку. Иногда это та же подписка, только установленная на сервер компании.

Также антивирусы вроде Kaspersky давно перешли на чистую подписку. Их ценность в постоянно обновляемых базах угроз, так как сама программа без свежих данных почти бесполезна. Там, где ценность в обновлениях, бессрочная лицензия теряет смысл. Она нужна там, где важны контроль, автономность и предсказуемость.

Подробное сравнение облачной и коробочной версий на примере CRM команда pickTech провела в отдельном разборе. В нем представлены разные классы софта, которые покупают навсегда, и ситуации, когда эти решения себя оправдывают.

Разовая покупка подходит тем, кто не готов платить постоянно и может потратить крупную сумму из бюджета единовременно. Также уместна для стабильных компаний с софтом, не требующим частых обновлений. Удобна компаниям с постоянным количеством сотрудников, без текучки кадров. Вот что чаще всего берут по бессрочной лицензии.

• Учетные платформы. К примеру, 1С продается по постоянным лицензиям, клиентским и серверным, а обновления идут через платную подписку на сопровождение ИТС. Учетная система годами стоит в основе бизнеса, ее данные критичны и должны оставаться под рукой, без зависимости от чужого дата-центра.
• Инженерный и проектный софт. Платформы КОМПАС-3D и nanoCAD предлагают постоянную лицензию наряду с временной (по данным neocad.ru, snabsoft.ru). Если конструктор или проектировщик долго работают в одной среде, проекты ведутся годами, то платить ежемесячно за инструмент, который не меняется каждый сезон, невыгодно.
• Складское и мобильное ПО для терминалов сбора данных. Например, лицензия DataMobile действует, пока работает устройство, к которому она привязана. Для склада, где десятки терминалов сканируют товары целыми сменами, разовая привязка к технике надежнее помесячной оплаты за каждое место.
• Отраслевые системы. В программах для управления рестораном iiko и R-Keeper сам софт продается навсегда, а обновления и поддержку оформляют по подписке (по данным iikoservice.ru, multi-bit.com). Касса и учет в ресторане в час пик должны работать независимо от того, оплачен ли в этом месяце облачный сервис.
• Офисные пакеты. Р7-Офис и МойОфис предлагают в том числе бессрочные лицензии на десктоп. Текстовый редактор и таблицы — базовые инструменты, которые удобно купить один раз на все компьютеры.
• Коробочные CRM и таск-менеджеры. Как пример, сюда относится коробка Мегаплана с разовой лицензией и установкой на свой сервер. Обслуживание оплачивается отдельно. Важно, что продажи и задачи команды можно держать в собственном контуре. Стоимость за 10 пользователей — 70 000 ₽ единовременно по тарифу «Расширенный» или 150 000 ₽ — на «Профессиональном», с бесплатной установкой.

Сравнивать модели стоит по совокупной стоимости владения. Разовая покупка — это крупная оплата единовременно с расходами на ежегодное обслуживание. Подписка — регулярные платежи, которые на горизонте нескольких лет складываются в заметную сумму и обычно растут год к году.

Чтобы приобрести коробку, нужны свой сервер, администратор, резервные копии и обновления. На коротком горизонте или для небольшой команды облако почти всегда дешевле и проще, так как не нужно свое железо и человек, который за ним следит. Разовая модель начинает выигрывать там, где система работает годами, используется плотно и где у компании уже есть своя инфраструктура и ИТ-специалист.

Некоторые вендоры вместе с коробочной системой предоставляют бесплатные дополнения и открытые интеграции. К примеру, у Мегаплана маркет приложений и доступ к API не требуют доплат. И в самой компании это называют принципиальной позицией: за маркет не берут денег и не планируют. Коробку можно взять на тест за 11 000 ₽ в месяц, а облако попробовать бесплатно две недели. Когда расширения и обмен с другими системами не превращаются в отдельную растущую статью расходов, экономика владения становится понятнее и предсказуемее.

Чтобы наглядно посчитать выгоду от двух моделей, нужно сложить подписку за выбранный срок, например, за пять лет, с поправкой на ежегодный рост цены. Рядом поставить разовую лицензию с обслуживанием на пять лет плюс стоимость своего сервера и часть времени администратора. Там, где вторая колонка становится меньше первой, — зона окупаемости. Если нужно короткое использование системы, на 1-2 года, чаще выигрывает подписка. Для маленькой команды без своего сервера и админа разовая модель экономически невыгодна. Когда программой планируют пользоваться плотно несколько лет, нужна собственная лицензия.

Выбор более выгодного варианта для компании зависит от задач бизнеса. Разовая модель оправдана в нескольких ситуациях, и почти во всех важны автономность и контроль.

Автономность при перебоях связи. На производстве, удаленном складе или выездном объекте интернет может работать с перебоями, и облако становится недоступным. Если в цехе связь будет прерываться несколько раз за смену, в облачной системе мастер не закроет операцию, и кладовщик не проведет выдачу материалов. Тогда работа перейдет на бумагу. Система, развернутая в локальной сети, продолжает работать без внешнего канала. Остановка одной смены часто бывает дороже покупки сервера.

Та же история иногда случается на удаленных объектах: стройплощадка, склад в промзоне, выездной участок, где устойчивой связи нет в принципе. Локальный сервер снимает зависимость от внешнего канала, и бригада работает в системе так же, как в центральном офисе. Особенно это оправдано, когда объектов несколько и связь подводит достаточно часто. Но для офиса со стабильным интернетом проще и дешевле облачный сервер.

Отдельная и все более ощутимая причина — отключения мобильного интернета. В разных регионах России мобильную связь периодически ограничивают. У сотрудников на выезде и точек, которые работают через мобильный интернет, облачная программа в такие моменты перестает открываться и не работает, пока связь не восстановится. Для системы в локальной сети такой проблемы не существует, потому что она не зависит от внешнего канала. Для компаний с выездными бригадами, складами и розницей в разных городах автономность превращается из приятной опции в рабочую необходимость.

Контроль над данными. Информация хранится на своем сервере, под собственными правилами доступа, и не делит инфраструктуру с чужими клиентами провайдера. Доступ можно ограничить кругом компьютеров на балансе компании. Более того, коробку можно вообще не выставлять в интернет и работать только в локальной сети, что заодно снижает риск внешних атак. Для бизнеса, которому важна защита данных, — конструкторской документации, клиентской базы, финансов, — это важнее экономии на лицензии.

Требования к персональным данным. Закон требует хранить персональные данные граждан России в базах на территории страны. Свой сервер помогает держать закрытый контур. Но важно понимать, что соответствие закону обеспечивают правильно работающие процессы компании и соблюдение регламентов. Точные формулировки законов и ответственность за нарушения стоит уточнить у юриста перед запуском.

Предсказуемый бюджет и контроль ресурсов. Разовую покупку лицензии и понятное ежегодное обслуживание легче заложить в бюджет, чем подписку с ежегодным повышением стоимости. Для производств и компаний, которые рассчитывают бюджет на будущее, этот вариант переводит ИТ из режима вечной аренды в актив на балансе. А вычислительные ресурсы под нагрузку компания наращивает сама и не упирается в ограничения тарифа провайдера.

Кому стоит остаться на подписке:

• стартапу с непредсказуемым ростом лучше остаться в облаке, так как оно гибче масштабируется, и не придется покупать лишние лицензии при увеличении штата;
• компаниям без своего сервера и системного администратора будет сложно и финансово затратно обслуживать коробку, делать бэкапы и ставить обновления;
• бизнесу, у которого все деньги в обороте и нужно недорогое быстрое решение, крупный разовый платеж только свяжет оборотные средства;
• тем, у кого ценность софта — в постоянных обновлениях (как у антивирусов или сервисов с живыми данными), подписка логичнее по самой природе продукта.

Коробка в описании еще ничего не гарантирует, поэтому перед покупкой стоит задать вендору несколько прямых вопросов.

• Лицензия точно бессрочная или срочная с продлением? Нужно уточнить, останется ли программа работать, если перестать платить за сопровождение. Если без продления доступ закрывается, перед вами подписка на своем сервере, только под другим названием.
• Что входит в обслуживание и сколько оно стоит в год? Обновления, патчи безопасности, техподдержка обычно оплачиваются отдельно.
• Какие требования к серверу и кто его обслуживает? Нужно узнать минимальную конфигурацию, операционную систему, объем под базу, есть ли резервное копирование. Если своего администратора нет, заложить подрядчика на сопровождение.
• Как переносится лицензия и покупаются дополнительные места? При росте команды или замене сервера условия должны быть понятны заранее, чтобы расширение не превратилось в новую крупную покупку.
• Как устроены интеграции и обновления данных? Открытый API и бесплатный обмен с другими системами сильно влияют на итоговую стоимость владения.

По этим пяти вопросам можно сравнить стоимость настоящей бессрочной лицензии с облачной, без опоры на обещания из презентации.

Бессрочная лицензия — это инструмент под конкретные задачи. Она обеспечивает автономную работу там, где подводит связь, осуществляет контроль над данными и помогает спланировать расходы на будущее. Разовая покупка перестает быть переплатой и становится вложением. Если эти задачи перед компанией не стоят, подписка чаще оказывается проще и дешевле. Сравнить решения с разными моделями оплаты и подобрать подходящее под свой бизнес можно в каталоге pickTech.