Cодержание
В процессе выбора программного обеспечения вы добрались до этапа "нужно или не нужно": У вас есть один или два понравившихся варианта программного обеспечения, которые вы оценили и пришло время увидеть их в действии.
Для продавца это также шаг, на котором он может сделать или сорвать сделку, его задача продать продукт любой ценой.
Чтобы понять, подходит ли вам программное обеспечение для решения вашей задачи, необходимо преодолеть навязчивую рекламу и получить точную информацию о функциональности, возможностях, реальной стоимости при дополнительных настройках и техническом соответствии.
Советы, приведенные здесь, предназначены в случае персональной демонстрации программного обеспечения в режиме реального времени, которую вам покажет поставщик, а не для первоначального обсуждения или демонстрационных видеопросмотров, размещенных им в Интернете. В этой статье вы найдете универсальные рекомендации.
Мы расскажем о лучших практиках демонстрации программного обеспечения и о том, что вы можете сделать до, во время и после демонстрации продукта, чтобы получить информацию, необходимую для принятия оптимального решения.
Перед демонстрацией программного продукта: Создайте себе условия для дальнейшей успешной работы
Попросите продавца о двух разных демонстрациях продукта
Вот два различных варианта демо-версий, которые вам следует посмотреть:
- Одна демонстрация в режиме реального времени, которая сосредоточена исключительно на том, как программное обеспечение будет использоваться для поддержки ваших бизнес-процессов. Например, вы хотите увидеть сценарии работы, форму регистрации, а также возможности просмотра на iPad и мобильных устройствах.
- Вторая демонстрация продукта должна быть посвящена техническому аспекту для вашей команды разработчиков. Обязательно пригласите представителей ИТ-отдела вашей компании, чтобы вы могли обсудить техническую совместимость. Например, спросите об ожидаемом времени вынужденного простоя для установки обновлений и о том, где будут храниться данные.
Пригласите ключевых владельцев бизнеса и руководителей отделов, которые будут управлять командами, выполняющими эти ежедневные функции.
Предоставьте вендору не менее двух вариантов применения, которые должно реализовывать программное обеспечение
Вы должны представить как минимум один вариант использования для обычного пользователя с необходимым ему рабочим процессом, а другой - для руководителя, которому нужны уровни согласования и приборная панель управления.
Пример для программного обеспечения для управления проектами: "Как менеджеру проекта, мне нужна возможность просматривать ход выполнения нескольких процессов на панели управления и создавать отчет о состоянии каждого проекта".
Пример для программы бухгалтерского учета: "Как менеджеру по работе с кредиторской задолженностью, мне нужно просматривать и утверждать заказы на поставку в массовом порядке и иметь возможность переназначить партию заказов на обработку для исправления ошибок".
Если программное обеспечение будет предназначено для клиентов, попросите показать его с точки зрения потенциального клиента.
Будьте готовы к тому, что некоторые из шагов, которые вы попросите показать, окажутся индивидуальными настройками
Функции, выходящие за рамки базовой функциональности платформы и требующие настройки, вероятно, не смогут быть показаны во время демонстрации в стандартной версии. Просто запишите их, они должны быть включены в настройки при внедрении.
Пример для программного обеспечения по управлению взаимоотношениями с клиентами (CRM): вы хотите, чтобы CRM отправляла клиентам автоматические текстовые сообщения, подтверждающие их номера телефонов, но для этого конкретной CRM требуется сторонний плагин. В этом случае вы захотите посмотреть, как работает такая интеграция. Имейте в виду, что поставщику может потребоваться дополнительное время на подготовку. Также не забудьте узнать стоимость этого плагина!
Попросите разработчика посвятить время рассказу о самых сильных сторонах предлагаемого программного обеспечения.
Это даст отделу продаж возможность показать продукт во всей красе. Вы можете узнать о функциональности, о которой раньше не знали, но с удовольствием воспользовались.
Пример для программного обеспечения по управлению проектами: Возможно, этот вендор предлагает что-то, чего вы раньше не видели или о чем не задумывались, например, возможность автоматически переключать задачи проекта с вида "Списка" на вид "Канбан". Возможно, эта функция не входит в ваш первоначальный запрос, но вы, конечно, не захотите ее упустить.
Во время демонстрации: Вопросы, которые необходимо задавать
Большинство демонстрационных презентаций поставщиков программного обеспечения проходят по определенному сценарию, поэтому важно подготовить вопросы, которые выведут их из режима автопилота и заставят вступить с вами в более честный контакт. Вот подборка рекомендаций, которые помогут вам в этом деле.
Из тех возможностей, о которых я спрашивал, что такое настраиваемые функции?
Несмотря на то, что некоторые индивидуальные настройки могут быть неизбежны, они дорого стоят и их сложно поддерживать во время обновлений. Лучше избегать этого, когда есть возможность.
Могу ли я увидеть эти шаги в мобильном приложении?
Если есть мобильное приложение, вы захотите посмотреть, как выглядит форма регистрации и приборная панель. Иногда они не настолько оптимизированы для маленьких экранов, как можно было бы ожидать.
Подключаются ли интеграции, о которых я прошу, по принципу "подключи и работай" или их нужно дополнительно разрабатывать?
Ваш технический специалист уже должен был задать этот вопрос, но не пропускайте его, если он этого не сделал.
Существует ли альтернативный способ для выполнения этой функции?
Способ, о котором вы заявили, что хотите, чтобы что-то работало - например, как сделать передачу данных из бухгалтерии в ERP - является индивидуальной настройкой. Но учитывая, что это не уникальный бизнес-процесс, спросите поставщика, как он рекомендует выполнять передачу. Возможно, вы измените свое мнение о первоначальном варианте действий и решите выбрать то программное обеспечение, которое предназначено для этого.
После демонстрации продукта: Получите все в письменном виде
Надеемся, что демонстрация продуктов помогла вам принять окончательное решение - но пока не говорите вендорам о своем выборе. Если только один из них не продемонстрировал совершенно потрясающую версию. Попросите предоставить документацию о том, как будет выглядеть процесс внедрения.
Часто это называется запросом на разработку проекта. Обычно это формальный документ, но не всегда. По крайней мере, убедитесь, что он включает следующую информацию:
Включает ли разработка проекта общую стоимость с учетом стоимости лицензии, внедрения, текущей поддержки и расходов на доработку?
Одной суммы недостаточно, вам необходима разбивка по пунктам, чтобы вести переговоры и проверять любые ранее заявленные цены.
Четко ли распределены роли и обязанности?
Скорее всего, часть работы будет выполняться вашей командой, поэтому необходимо прописать обязанности. Это поможет вам избежать переплаты или пренебрежения важными задачами.
Что говорит вам ваша интуиция?
Знайте, если есть тревожные сигналы или что-то упускается из виду - не бойтесь сказать поставщику о своих сомнениях. Вендор должен быть готов пересмотреть разработку проекта.
Это начало сотрудничества, и от их ответа зависит, как они будут обращаться с вашими обращениями в будущем.
Подведение итогов и рекомендованные материалы
Мы рассказали много информации о том, как прорваться сквозь навязчивую рекламу перед, во время и после демонстрации программного обеспечения. Но у нас есть еще много советов! Здесь представлены статьи, посвященные конкретным типам программного обеспечения и подробно описывающие процесс выбора:
ERP и MRP: что это за системы, есть ли стандарты и в чем их отличия
Адаптация команды к новому отраслевому программному обеспечению
Что нужно знать перед покупкой программного обеспечения
6 шагов на пути к приобретению ПО для бизнеса
CRM или CDP?
