Ввод в оборот в 1С: как завести номенклатуру и ввести коды маркировки

Многим, кто впервые заводит маркируемую позицию, знакома следующая ситуация. Запустили 1С, товар оприходовали, коды маркировки на руках, а подбор в документе реализации так и не открывается. В этом почти всегда виновата настройка 1С, которую выставили месяц назад и с тех пор не трогали.

Команда pickTech вместе с аналитиком 1С от интегратора 1С «Софт-Юнити» разобрали цепочку от первой проверки товара до вывода марок из оборота.

Сначала нужно понять, какой релиз конфигурации 1С установлен сейчас. На устаревшей сборке часть функционала маркировки работает иначе, чем в документации, и ошибку нужно будет искать там, где механизма пока нет.

Дальше необходим базовый набор подключений: электронная подпись, сканер под DataMatrix, для розницы — онлайн-касса с поддержкой маркировки. Точный перечень с требованиями к каждой позиции зависит от роли и товарной группы. Его стоит сверять на портале 1С в разделе «1С:Маркировка». У производителя и импортера набор шире: добавляется членство в ассоциации автоматической идентификации ГС1 РУС по созданию и внедрению стандартов и уникальный номер GTIN. Без них коды маркировки заказать не получится. Чтобы вступить в ГС1 РУС, нужно заплатить взнос. Актуальный размер можно узнать на сайте ассоциации.

Внутри программы работа с маркируемой продукцией активируется по каждой товарной группе отдельно, в разделе интеграции с «Честным знаком» (ИС МП). Если группа не отмечена, документы маркировки по ней система не покажет (БУХ.1С), а причина обнаруживается уже во время продажи. Рядом — таблица с датами обязательных регламентных действий по видам операций и режимам учета. 1С автоматически заполняет их в соответствие с нормативными актами на момент релиза. Как пишет вендор IT-решений для бизнеса Клеверенс, когда вносят правки вручную, ошибки всплывают в подборе кодов.

Сертификат электронной подписи в 1С отвечает сразу за несколько действий: обмен с ИС МП (информационная система мониторинга продукции), подписание УПД (универсальный передаточный документ) и УКД (универсальный корректировочный документ), проверку марок при закупке и продаже. Подпись и ЭДО легко спутать, хотя настраиваются они порознь.

Настройка обмена с «Честным знаком» показана в кейсе «Софт-Юнити» по маркировке в 1С:УТ в рознице из 65 магазинов.

Карточка номенклатуры — очень важный документ. На ней держится маркировка товаров. И если она заполнена неверно, с подбором кодов будут проблемы.

Сначала нужно проставить вид маркировки. Если этого не сделать, товар оказывается вне контура, и документы к нему не притянутся. В ряде конфигураций под это отведен отдельный блок настроек.

ИТС советует завести под нужную товарную категорию отдельный вид ассортимента с особенностью учета и перевести туда маркируемые позиции. Новый вид обязан унаследовать все учетные параметры старого — характеристики, серии, дополнительные реквизиты, — иначе аналитика посыплется. Карточки переносят поштучно или групповым изменением (Клерк).

Аналитик 1С «Софт-Юнити» Полина Тупилейкина подтверждает, что заводить новую карточку не нужно. У существующей позиции меняют вид перечня товаров, и в карточке появляется раздел маркировки. Создавать отдельную как раз рискованно, так как придется перебрасывать остатки, и себестоимость поплывет. Но как только у товара включается признак маркируемой продукции, оприходование и продажи идут уже по правилам маркировки.

GTIN от «Честного знака» прописывают в карточке, в списке штрихкодов. И сделать это надо до заказа марок, так как GTIN подтягивается отсюда. Если список пуст, наверняка карточка товара в личном кабинете «Честного знака» еще не создана.

Национальный каталог. Каждое наименование заводят один раз в справочнике номенклатуры 1С, откуда сервис «1С:Номенклатура» выгружает его в каталог.

ℹ️ Автопроверка выдает GTIN и создает ощущение готовности. Но пока модерация в каталоге не завершена, ввод в оборот не пройдет, даже если коды уже заказаны и получены (ИТС 1С).

Как карточка проходит каталог и какие статусы модерации бывают, можно найти в справочнике ИТС «Маркировка». У набора и вложенных позиций свой состав обязательных полей, и точный перечень зависит от конфигурации (ИТС). Отметим, что «набор» и «комплект» в системе — разные понятия. И 1С-интеграторы с практикой в маркировке, например «Софт-Юнити», хорошо разбираются в этих отличиях.

На внедрениях достаточно часто встречается ошибка: один штрихкод достается нескольким позициям. Так выходит, когда карточки набивают вручную или переводят из старой базы. В результате рушится вся цепочка. Отсканированный штрих-код не с чем сопоставить, коды перестают биться с товарами, подбор марок во время продажи невозможен, отгрузка повисает.

Чтобы исправить ошибку, нужно прогнать справочник ассортимента на дубли и посмотреть позиции, заведенные в обход регламента.

Ввод в оборот в 1С состоит из трех операций: эмиссия кодов маркировки (выпуск), печать и нанесение, процесс ввода (БУХ.1С). У каждой свое узкое место.

Станция управления заказами. Без нее коды заказать не получится. Заводят ее отдельным элементом справочника, а параметры подключения переносят из личного кабинета «Честного знака» («Такском»). Что именно туда вписать, подскажет документация. Станций бывает несколько, и под каждую базу 1С нужно указать идентификатор своей инфраструктуры, иначе заказы уедут не по адресу.

Сам заказ на коды оформляется одноименным документом эмиссии через систему управления заказами (СУЗ). Состав его полей — шапки и строки — зависит от товарной группы и сценария ввода в оборот. Точный перечень стоит смотреть в ИТС. Часто ошибки бывают в несовпадении полей с выбранной товарной группой. Отдельно нужно учесть срок жизни кодов, так как единого значения для всех групп нет. Как поясняют аналитики «Софт-Юнити», для большинства товаров это 30 дней при самостоятельном нанесении и 365 дней через сервис-провайдера. Для косметики, к примеру, 60 и 545. После отчета о нанесении и оплаты код действует бессрочно, но до этого срок нужно сверять в соответствие со своей товарной группой.

Если заказ ушел, а коды не приходят, то причина почти всегда — в статусах и расписании. Заказ проходит через несколько состояний. Их точные названия и путь до нужного окна зависят от конфигурации. Разбор с примерами есть в статье БУХ.1С о заказе кодов. На практике важнее диагностика. Если состояние заказа зависло, нужно посмотреть расписание регламентных заданий. При редком запуске статусы обновляются с опозданием (по данным вендора IT-решений для бизнеса Клеверенс). Если заказ крупный, коды придут порциями.

Печать. Пришедшие коды маркировки попадают в пул СУЗ, а оттуда идет печать и сбор виртуальных агрегаций. Они находятся там до нанесения, после чего в пуле их быть уже не должно. Как рассказывает официальный партнер 1С MoscowSoft, шаблон этикетки настраивают отдельно.

⚠️ В вопросе перепечатки кодов вендоры расходятся. Российские цифровые платформы для автоматизации бизнеса, ЭДО и логистики «Такском» и eRide утверждают, что код печатают единожды, и файлы нужно сохранять сразу. MoscowSoft отмечает, что есть команда сброса признака печати, открытая ограниченное время. Аналитик 1С «Софт-Юнити» Полина Тупилейкина уточняет: повторных печатей отдельно можно сделать неограниченное количество, но один код наносится только на одну единицу товара. Полный файл с кодом маркировки повторно доступен в личном кабинете «Честного знака» в течение двух суток после последнего получения по GTIN. Позже отдается только код идентификации, без криптографической части.

Процесс ввода, нанесение и агрегацию проводят одним документом 1С — «Маркировка товаров ИС МП». Вид операции зависит от товарной группы, полный их перечень приведен в БУХ.1С. На «импорте» декларирование в ФТС не контролируется. На «импорте с ФТС» коды заранее уходят в таможню, и без этого ГИС МТ («Честный знак») вернет ошибку.

Теперь начинается повседневная работа с кодами маркировки: подбор при закупке и продаже. В форме подбора и проверки марки набирают сканером или грузят с терминала сбора данных, после чего они уходят в «Честный знак». Откуда открывается форма подбора — из документа реализации или из расходного ордера при ордерной схеме — и как она подписана, зависит от конфигурации и товарной группы. Точный путь есть в ИТС, его нужно сверить в своей базе.

Графа «Статус проверки» показывает состояние кода маркировки и его владельца по данным сервиса плюс итог ручной сверки при сканировании. Если владелец верный и марка не помечена как «выбыл», строка проходит. Иначе некорректный статус или чужой ИНН всплывут еще до проведения документа и отгрузки.

Некоторые пользователи жалуются, что графа работает только при включенных флагах контроля статусов и владельцев кода в настройках сканирования (ИТС, релиз 2.5.20 для ERP, КА и УТ). Если флаги выключены, графа молчит, и отгрузка идет вслепую.

Нужен ли сертификат ЭП на каждом рабочем месте? На кассах работает механизм токена. Кладовщики и кассиры проверяют статус и владельца кода без собственной подписи. А вот при оптовой продаже сертификат нужен на том компьютере, где идет обмен. Как это устроено, описано в статье БУХ.1С «Работа с маркировкой без установки сертификата ЭП на каждое рабочее место». Важны две оговорки: подписание УПД и документов прямого обмена сертификата все равно требует, а по истечении токена операции с кодами встают. Нужно заранее назначить ответственного за обновление.

Главный симптом блокировки, когда подбор кодов вообще недоступен. Причин обычно три.

• Дата начала обязательной маркировки указана неверно. Типовая беда самостоятельного обмена, когда в таблице не то значение, и подбор кодов маркировки во время продажи не всплывает.
• Товарная группа не отмечена в интеграции с ИС МП. Итог тот же: для программы такой группы будто и нет.
• В карточке нет признака маркируемой продукции. Позиция выпала из контура маркировки, и подбирать нечего.

Марка обязательно должна покинуть оборот, иначе получится, что товар давно продан, а в системе он еще числится. В рознице об этом можно не думать: касса с поддержкой маркировки списывает код в момент пробития чека. Остальное проводят руками.

Тут важно не перепутать две соседние операции.

Первая — вывод из оборота. В «1С:Бухгалтерии 8» для нее есть документ «Вывод из оборота ИС МП» (путь Администрирование — Обмен с ИС МП), а оснований под ним около двух десятков: экспорт, безвозмездная передача, порча, собственные нужды и другие. Полный список приведен в самом документе и в описании БУХ.1С. Важно другое: он отражает выбытие только в ИС МП, движений по хранилищу продукции и финансам не делает.

Вторая — списание кодов маркировки, которую путают с первой. Разница в том, что здесь, наоборот, уходит код, а товар остается. Под это в «1С:Бухгалтерии 8» есть отдельный документ «Списание кодов маркировки ИС МП». Свои основания у него тоже перечислены в БУХ.1С. Здесь важно знать один нюанс. Флаг «Отчет производственной линии» задает одну причину на весь документ, но заодно снимает контроль статусов и проверку владельца. Для большого товарооборота это ускоряет процесс, но для разбора ошибок — это нюанс, который нужно иметь в виду (БУХ.1С). Этот набор оснований не распространяется на управление торговлей (УТ), управление бизнесом (ERP), комплексную автоматизацию (КА), управление нашей фирмой (УНФ) и «Розницу».

Свериться помогают штатные отчеты. Они показывают маркированные позиции по складам, в обороте, а также ушедшие в списание и выбытие. Обе позиции, списание кодов маркировки и вывод из оборота, разнесены. Полезно сверять остатки марок с товарными раз в месяц, чтобы найти расхождения заранее.

Отдельным группам товаров необходимо больше оборудования. Например, лекарственным препаратам вдобавок к сканерам нужен регистратор выбытия для вывода из оборота. Подробно про технику для маркировки разной продукции можно прочитать на сайте вендора Клеверенс. Также эксперты «Софт-Юнити» советуют оборудование для маркировки товаров разных отраслей.

Собрали частые ошибки в один список. Указали симптомы, причины и как можно их проверить.

Взгляд эксперта со стороны внедрения:

Проверку нужно делать в таком порядке: версия, обмен, потом справочники.

Отдельный проект внедрения нужен далеко не каждому.

Для одной-двух маркируемых позиций и обычной розницы хватит штатных возможностей конфигурации 1С. В этом случае бухгалтер или внешний специалист сможет самостоятельно отметить одну товарную группу, завести карточки, настроить кассу и сканер всего за несколько дней.

Если версия 1С свежая, интеграция с «Честным знаком» налажен, а справочник номенклатуры чист, хватит разовой консультации по нужной операции вместо сопровождения.

Проект нужен крупной компании, у которой набирается для него сразу несколько условий:

• обширный ассортимент;
• много товарных групп;
• производство или импорт с собственным заказом кодов;
• несколько баз и юрлиц;
• доработанная конфигурация 1С;
• интеграция с терминалами сбора данных.

Если из списка совпадает один пункт, достаточно точечной помощи. Если три и больше — нужен проект с эмиссией и вводом в оборот под разные группы, настройкой интеграции и подбором оборудования. Такой проект ведут интеграторы, у которых маркировка идет отдельным направлением. Например, у «Софт-Юнити» это сквозное направление: от постановки учета до оборудования, с практикой на производстве и в импорте.

Маркировка товаров в 1С коварна одним: сами по себе шаги несложны и все описаны, но промах на первом всплывает только на пятом. Отсюда и порядок работы: сперва дотошная выверка версии 1С, флагов, дат и карточек, а следом быстрая рутина с кодами маркировки.

А когда товарных групп больше одной и разбираться самому некогда, присмотреться к исполнителям удобно в каталоге интеграторов «Честного знака» на pickTech. Там собраны компании с подтвержденной практикой в маркировке, «Софт-Юнити» в том числе.