Тарифы
Возможности
Операционная система
Проанализируйте повседневные задачи бизнеса, зафиксируйте проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники и гости отеля. Если хотя бы один из приведенных ниже пунктов относится к вашей компании, это повод задуматься о внедрении PMS.
Отток клиентов
Если процент возврата клиентов начал снижаться, увеличилось количество негативных отзывов, постояльцев не удовлетворяет уровень сервиса, программа для ведения гостиничного бизнеса станет помощником в решении этих проблем. Платформа обработает комментарии, поможет понять причины недовольства гостей, настроить персонализированные коммуникации с постояльцами, оптимизировать предоставление услуг.
Накладки при бронировании
PMS устраняет такие типичные проблемы, как задвоение, ошибки при резервировании номеров, сложности с оплатой. Администраторы получают полную информацию о бронировании (гостях, датах, пожеланиях) и опираются на нее при выполнении повседневных задач отеля.
Сложности в координации административных задач
Если сотрудники тратят время, усилия на ручное распределение номеров, формируют графики уборки в блокнотах или excel-таблицах, вынуждены самостоятельно синхронизировать данные в разных программах, значит компании срочно нужна автоматизированная система управления отелем.
Нехватка данных для принятия решений
Понимаете ли вы уровень заполняемости гостиницы, можете ли спрогнозировать доходы от номера на следующий квартал? Знаете ли, на что жалуются постояльцы? А сотрудники? Можете ли сформировать персональные предложения для гостей, опираясь на данные? Если нет, обратите внимание на программы управления отелем с усиленным аналитическим модулем.
Планируемое расширение
С ростом бизнеса увеличивается нагрузка на все отделы компании. Даже если сейчас сотрудники справляются с поставленными задачами, увеличение их числа, усложнение может привести к сбоям, простоям, а значит к снижению клиентского сервиса и прибыли. Если вы планируете масштабирование, подумайте о внедрении системы управления гостиницей, которая поможет справиться с растущим потоком задач и клиентов
Программы управления гостиницами созданы, чтобы регулировать, упрощать выполнение комплекса задач, необходимого для слаженной работы отельного бизнеса.
Упрощение, ускорение административной работы. PMS для гостиниц автоматизируют бронирование, регистрацию, распределение номеров. Программы создают графики уборки, техобслуживания, улучшают координацию между отделами. Это уменьшает количество ручной работы, помогает высвободить время для заботы о гостях.
Улучшение клиентского опыта. PMS-системы для отеля оптимизируют работу в каждой из точек касания с гостями. Ускоряется этап бронирования, уменьшаются очереди на стойке регистрации. Номера заранее подготовлены к приезду постояльцев, запросы, пожелания обрабатываются быстро и корректно.
Упрощение ведения бухгалтерии, финансового планирования. Программы PMS для гостиниц оптимизируют управление финансами благодаря автоматизации и аналитике. Платформы упрощают выставление счетов, учет расходов, отчетность. Аналитический модуль демонстрирует финансовые показатели бизнеса, предпочтения клиентов, помогает отслеживать рыночные тренды, оптимизировать расходы.
Доступная аналитика. Информацию, которую собирает, обрабатывает и выдает PMS отеля, используют в работе все отделы и сотрудники, от клинеров до директоров по маркетингу. Данные помогают персонализировать сервис, внедрять динамическое ценообразование, повышать операционную эффективность.
Синхронизация. PMS hotel-программы способны интегрироваться не только с внутренним корпоративным ПО, но и с платформами онлайн турагентств (ОТА) или глобальными дистрибьюторскими каналами (GDS). Благодаря этому в разных точках бронирования клиент видит одинаковую информацию о доступных номерах и ценах.
Программы для гостиничного бизнеса — сложные многомодульные сервисы. Количество, состав модулей у платформ может отличаться, но базовая структура состоит из таких компонентов:
Фронт-офис.
Модуль отвечает за операции на стойке регистрации. С его помощью менеджеры на ресепшене управляют бронированием, электронными ключами, фиксируют заезд-выезд, обрабатывают платежи.
Модуль бронирования.
Помогает организовать резервирование номеров в разных точках продаж. Собирает информацию о номерах, тарифах, гостях, сроках пребывания и передает в другие системы для синхронизации данных. Программа снабжена инструментами для обработки электронных платежей и автоматизации оповещений о подтверждении резервирования.
Менеджер каналов.
Управляет каналами дистрибуции. Через менеджер каналов данные из модуля бронирования попадают в агентства и метапоисковые системы. Модуль позволяет настроить ценовую политику для каждой из точек сбыта, установить лимиты резервирования или ограничить бронирование в определенные дни.
Финансовый модуль.
Отвечает за управление транзакциями, выставление счетов, обработку платежей. Отчеты модуля позволяют отслеживать KPI, контролировать доходы и расходы.
Бэк-офис.
Помогает управлять командой отеля и внутренними операциями. Бэк-офис автоматизирует бухгалтерский учет, инвентаризации, распределяет смены для персонала, упрощает работу с дополнительными услугами гостиницы: спа, фитнес-центром, конференц-залами.
Модуль обслуживания номеров.
Инструмент помогает планировать, распределять, контролировать работы по уборке, ремонту, замене мебели, инвентаря в номерах и других гостиничных зонах.
CRM.
Модуль отвечает за сбор, хранение данных о клиентах, сегментацию, создание маркетинговых акций, программ лояльности. Функционал CRM используют, чтобы улучшить клиентский сервис, привязать пользователя к бренду.
Система аналитики.
Информация из других модулей консолидируется, обрабатывается аналитическими инструментами и выдается в виде отчетов или инфографики. Этот блок платформы помогает прогнозировать спрос, оптимизировать тарифы, повышать доходность.
Стоимость системы управления отелем (PMS) зависит не только от количества модулей, но и от модели развертывания программы, поставщика решения, размера бизнеса (числа обслуживаемых клиентов).
Цены стартуют от нескольких тысяч рублей в месяц за базовый тариф для маленьких отелей и достигают сотен тысяч для крупных гостиничных сетей.
PMS-системы — это сложные комплексные программы, которые нуждаются во внедрении, настройке, поддержке, что требует дополнительных расходов. Компаниям приходится выделять время и деньги на обучение персонала работе с платформой.
Как правило, начало использования PMS сопряжено с ощутимыми расходами, однако в перспективе выгоды от применения автоматизированных систем управления в гостиницах перекрывают траты.
В качестве примера популярного PMS-решения рассмотрим TL: WebPMS. Автоматизированная система гостиничного управления, разработанная командой TravelLine, предлагает функции для работы с бронированиями, номерами, платежами. Программа интегрируется более чем с 20 сервисами и доступна с любого устройства, подключенного к интернету.
Среди возможностей платформы:
разграничение прав доступа для групп пользователей,
редактирование бронирований,
управление статусами уборки,
регистрация гостей, выдача электронных ключей,
управление доступом к wi-fi,
до 27 форм отчетов.
TL: WebPMS подходит для объектов с разной размерностью и потоком клиентов, снабжена интуитивным интерфейсом и набором инструментов для оптимизации работы отельного бизнеса.
Чтобы не ошибиться и выбрать лучшую PMS-систему управления гостиницей, определитесь с текущими потребностями, целями бизнеса. Именно это станет главным критерием выбора программы. К остальным параметрам, на которые важно обратить внимание, можно отнести:
Возможности интеграции. Если вы владеете отельным бизнесом, то, скорее всего, компания уже пользуется ПО для автоматизации отдельных направлений работы. Убедитесь, что новая программа поддерживает API для бесперебойного обмена данными с другими внутренними и внешними сервисами.
Кастомизация платформы. Ищите ПО с гибкими настройками, чтобы используемые инструменты оптимизировали процессы даже при изменении условий работы. Например, если решите продавать не номера, а места, увеличите число отелей, расширите сервисы.
Простота использования. Чем интуитивнее интерфейс, тем быстрее персонал освоит платформу, выше будет продуктивность работы, ниже затраты на обучение. Изучите демо-версии, убедитесь, что программа понятна, удобна в использовании.
Уровень поддержки. Чтобы сохранить репутацию, не потерять клиентов, отельерам нужно максимально быстро решать возникающие проблемы. Поэтому выбирайте решения от надежных поставщиков, которые предлагают круглосуточную поддержку, оперативно реагируют на запросы.
Способ развертывания. Определите, что важнее для компании: полный контроль над системой и данными или простота развертывания, доступ к платформе с любого устройства. В зависимости от этого выбирайте между коробочным или облачным решением.
