Кадровый ЭДО (КЭДО): что это такое, как перейти и внедрить кадровый электронный документооборот

Много говорить о переходе на электронный кадровый документооборот начали в конце 2021 года. Это связано с нововведениями в Трудовом кодексе РФ. Разберемся, что такое КЭДО, какие документы можно вести в рамках него и что нужно для его внедрения в организации.

Объясняя простыми словами, что такое КЭДО, нужно иметь в виду понятие электронного документооборота как такового. Под ним подразумевают формирование документов не в бумажном, а в цифровом виде. Такими отчетами, счетами и договорами можно обмениваться с контрагентами, клиентами или государственными органами. Цифровые документы можно подписывать, согласовывать, редактировать, рассылать, хранить. Электронные и бумажные договора и соглашения имеют одинаковую юридическую силу.

КЭДО расшифровывается как "кадровый электронный документооборот". Здесь все то же самое, только речь уже о бумагах, которые сопровождают оформление взаимоотношений между работодателем и сотрудником. Официально понятие появилось в правовом поле после 22 ноября 2021 года с принятием Федерального закона № 377, дополнившим новыми статьями Трудовой кодекс РФ. До этого попробовать электронное кадровое делопроизводство можно было в рамках эксперимента.

В Трудовом кодексе РФ появились статьи 22.1, 22.2, 22.3. В них объясняется, в каких цифровых системах ведется отчетность, прописан порядок введения КЭДО и особенности взаимодействия работодателя и работника. Также появляются новые права и обязанности.

Само решение о переходе на кадровое электронное делопроизводство является правом, работодатель делает это по своему желанию. Нельзя принудить к этому или наказать за отказ от такой формы работы.

При введении системы в организации обязательно принимается локальный нормативный акт. Также работодатель обязан взять письменное согласие на ведение КЭДО со всех официально работающих у него сотрудников. Если работник отказывается, его кадровые документы продолжают вести в бумажном виде. Впервые устраивающихся на работу с 1 января 2022 года достаточно просто уведомить о том, что в компании ведется КЭДО.

За выдачу бумажных копий документов и оформление электронной цифровой подписи брать с работника плату нельзя.

Важно, что любой работодатель РФ имеет право перейти на кадровый ЭДО. Здесь нет разницы между ООО или ИП. Сфера ведения бизнеса и величина компании тоже значения не имеют. Если вы понимаете, что ваша команда выиграет от перехода на КЭДО, значит это то, на что стоит обратить внимание.

В числе преимуществ:

• Экономия на бумаге и обслуживании принтеров
• Сокращение площади архива
• Мгновенное перемещение документов в нужное подразделение
• Можно подписывать и согласовать документы, не сходя с места
• Быстрый поиск нужного договора

В числе недостатков:

• Отдельные сотрудники могут отказаться от перехода на кадровый ЭДО и придется оформлять работу с ними на бумаге
• Затраты на специализированное ПО, внедрение и электронные подписи
• Переход персонала на новую систему работы и адаптация к ней могут потребовать дополнительного времени

Если вы берете в штат удаленщиков, которые не планируют приходить в офис, система электронного делопроизводства окажется удобной. Официально оформить в штат по трудовому договору и внести данные в СЗВ-ТД можно прямо через систему. Удаленный найм позволяет не приглашать сотрудника в офис и не тратиться на почтовую пересылку бумаг. Нужно только подключить удаленщика к вашей системе и обучить работе в ней.

Во многие системы КЭДО встроено ведение табеля и учет рабочего времени, а также задачник и чат. Это также облегчает процесс коммуникации с удаленным сотрудником, его контроля, оценки производительности и начисления зарплаты.

Есть законодательные ограничения, связанные с тем, какие документы можно переводить в цифру. Разрешено оформлять только в электронном виде без дублирования на бумаге:

• Сведения о трудовой деятельности СЗВ-ТД
• Локальные нормативные акты
• Трудовые договоры и приказы
• Заявление работника о выдаче документов, связанных с работой, а также сами эти документы, включая объяснительные и служебные записки

Список достаточно широк. В цифре можно вести почти любые документы, кроме тех, которые в РФ законодательно запрещено оформлять в таком виде.

• Трудовая книжка
• Акты о несчастных случаях на производстве, форма № Н1
• Приказы об увольнении
• Журналы инструктажей по пожарной безопасности, электробезопасности, охране труда

Трудовую книжку можно перевести в цифру только по заявлению работника. Все остальное из перечисленного ведется строго на бумаге и подписывается живыми личными подписями сотрудников.

Трудовой кодекс РФ говорит, что для обмена и хранения можно использовать Единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" или информационную систему работодателя. Стабильность и безопасность работы официальной ЕЦП гарантируется государством. Доступ к ней осуществляется через портал Госуслуг РФ. Начать полноценно пользоваться ей можно с 1 сентября 2022 года.

В случае выбора своей системы обязательно должны быть соблюдены все требования ТК РФ. ПО работодателя должно обеспечивать хранение документа и фиксировать факт его получения. Софт также должен уметь обмениваться информацией с Госуслугами РФ. Формат шаблонов документов пока не регулируется, однако уже в марте 2023 года будут приняты единые требования к виду "цифровых бумаг". Выбирая из готовых решений для КЭДО, обратите на это внимание. Также провайдер системы должен быть внесен в реестр Роскомнадзора РФ.

Если сотрудник хочет направить заявление об увольнении или запрос на предоставление справки, это разрешается делать как через систему, так и очно письменно или по e-mail.

Интерфейс СБИС Кадровый электронный документооборот.

Специально разработанные платформы избавляют от необходимости досконально разбираться, что такое кадровый документооборот в электронном виде и как это работает. Готовые программные решения для КЭДО созданы для того, чтобы экономить время и усилия при работе с "цифровыми бумагами". Эти системы умеют:

• Автоматически формировать документы из готовых шаблонов
• Создавать новые шаблоны под задачи пользователей
• Распознавать сканы и брать из них данные
• Обеспечивать работу над одним документом нескольким сотрудникам одновременно
• Отправлять договора на согласование и подпись
• Вести табель рабочего времени
• Отправлять сотрудника в отпуск
• Работать с больничными
• Контролировать время работы сотрудников
• Рассчитывать зарплаты и назначать премии
• Формировать и отправлять отчетность
• Хранить документы и искать среди них нужный
• Генерировать штрихкоды для маркировки бумажных аналогов

При работе с каждым документом можно отследить его текущий статус, перемещение между отделами и сотрудниками. При отклонении от принятого в компании алгоритма система пришлет уведомление. Можно настроить автоформирование документов при запуске определенного бизнес-процесса.

Кадровый ЭДО СБИС позволяет решать все кадровые задачи онлайн, без бумажной рутины:

• быстро создавать любые документы с помощью готовых шаблонов, подписывать — одной кнопкой на компьютере или смартфоне;
• за пару минут оформлять отпуска, отгулы и командировки;
• легко настраивать маршруты согласования документов;
• автоматически проверять благонадежность сотрудников при приеме на работу;
• знакомить работников с ЛНА и инструкциями, быстро собирать подписи в компании любых масштабов;
• распознавать документы с помощью нейросетей;
• безопасно хранить документы на защищенном сервере.

Работу и общение сотрудников легко объединить, подключив корпоративный портал. На нем работники смогут подать заявку на отпуск, назначить совещание, найти обучающий материал или прочитать главные новости компании из одного окна — не переключаясь между программами.

СБИС можно интегрировать с 1С, SAP или любой другой системой по API. Технические специалисты помогут с настройкой и внедрением КЭДО в любое время и день.

Решение ELMA365 КЭДО объединяет в себе возможности для комплексной автоматизации кадрового электронного документооборота, а не просто подписание документов:  

• Дистанционный прием сотрудника;
  
• Выпуск электронной подписи без отдельного обращения в УЦ;
  
• Автоматизированные проверки в части соблюдения ТК РФ;
  
• Распознавание документов при приеме;
  
• Планирование и исполнение графика отпусков. 

И еще 25+ кадровых процессов и документов. 

В системы можно интегрировать электронную почту, мессенджеры, телефонию. С помощью внутренних чатов и комментариев сотрудники смогут обсудить правки и дальнейшее движении документа. "Цифровые бумаги" можно распечатать, приложить к задаче, отправить по e-mail. Во встроенном календаре можно отмечать встречи и собеседования с соискателями. Многие системы поддерживают возможность видеоконференций.

Если вы уже положительно ответили себе на вопрос "обязателен ли для внедрения кадровый ЭДО или нет", переходите к выбору платформы. Напомним, что с 1 сентября 2022 года можно полноценно пользоваться ЕЦП "Работа в России". Если вы хотите перейти на другую систему, обратите внимание на такие основные моменты.

При подписке на облачную версию вы получаете доступ к цифровому пространству для работы. Если вы покупаете коробочную версию, специалисты будут инсталлировать программу на ваше оборудование.

Первый вариант проще и дешевле. Во втором случае у вас появляется больший контроль над системой. Это удобнее, если вам важно самостоятельно обеспечивать безопасность работы, иметь дополнительные возможности для кастомизации и доработки платформы.

Система должна быть удобной для сотрудников и закрывать большую часть рабочих задач. При подборе софта пройдите по стандартным бизнес-процессам и пропишите, как вы работаете с документами. Хорошо, если получится найти готовое решение, которое подойдет для ваших целей. Но если вы сразу понимаете, что стандартного функционала будет недостаточно и это сильно усложнит работу, уточните, получится ли настроить платформу под вас.

Госуслуги, мессенджеры, системы для видеоконференций и другие нужные вам приложения должны быть доступны в одном окне. Вести двойную работу в 1С и системе КЭДО неприемлемо. Отдельно запускать сервис для чата можно, но неудобно. Большинство систем имеет готовые интеграции или возможность подключить к платформе дополнительные модули по API. Обязательно пользуйтесь этим, чтобы избавиться от работы в нескольких вкладках.

Все нужные вам виды должны поддерживаться системой. Идеально, если на базе платформы их можно создавать и сразу применять, потому что она является удостоверяющим центром.

Если есть ограничения по количеству или виду поддерживаемых ЭЦП, это затруднит работу.

Чтобы архивировать документы на облачных серверах, у разработчиков должны быть действующие в РФ сертификаты безопасности. Даже при наличии такого удостоверения рекомендуется заключать дополнительное соглашение к договору, где будут оговариваться условия хранения и архивирования документов. Важно, чтобы "цифровые бумаги" были доступны в течение всего срока, указанного в законодательстве РФ. Для некоторых групп документов это десятки лет. С вашими бумагами не должно ничего случиться, даже если разработчик уйдет с рынка. Обговорите и пропишите это.

Сотрудники проводят в программе все свое рабочее время. Это цифровое пространство должно быть удобным и интуитивно понятным при использовании. Отгулы, отпуска, больничные, документы, задачи, табель, уведомления часто выносят на отдельные кнопки для быстрого доступа. Обязательно наличие личного кабинета с информацией о должности и фото сотрудников. Решать рабочие задачи с улыбающимся аватаром легче и приятнее.

Интерфейс СБИС Кадровый электронный документооборот.

Вам понадобится техническая поддержка при некорректной работе функционала, а также обучение персонала работе в системе.

Обратите внимание, прилагается ли к софту база знаний в виде инструкций или уроков. Справочная информация может размещаться прямо внутри системы или на отдельном сайте. Многие поставщики ПО заводят YouTube-каналы, куда выкладывают гайды и вебинары по работе с платформой. Наличие таких материалов сократит количество обращений за консультацией при возникновении проблем и поможет быстрее освоить новый функционал.

Стандарт технической поддержки – 24/7 в режиме онлайн или по телефону. Иногда достаточно наличия тикет-системы. Также имейте в виду, часто возможности техподдержки и адаптации предоставляются в урезанном виде на дешевых тарифах. Заранее обговорите, на какое сопровождение вы рассчитываете.

Пригодится, если ваши сотрудники мобильны в течение дня или работают из дома на свободном графике. Приложение позволяет подписать документ или оставить комментарий к задаче со смартфона. В качестве альтернативы подойдет веб-версия системы, адаптированная под мобильное использование.

Мобильное приложение СБИС Кадровый электронный документооборот.

Итак, вы выбрали систему для работы. Осталось внедрить ее. Перечислим стандартные этапы, через которые нужно пройти любой компании для перехода на КЭДО.

Выберите человека, который поможет организовать электронный кадровый документооборот в организации как со стороны технического внедрения, так и в вопросах адаптации персонала. Это тот, кто будет отвечать за соблюдение сроков, подготовку документов, оформление доступов и подписей. Обычно это руководитель Отдела кадров в паре с техническим специалистом.

Можно принять отдельный локально-нормативный акт или сделать дополнение к действующим Правилам внутреннего трудового распорядка и коллективным договорам. В любом случае обязательно нужно указать:

• Какую информационную систему планируете использовать для КЭДО, кто и как будет получать к ней доступ
• Какие документы переводите в цифровой формат
• Кадровый документооборот с какими сотрудниками будете вести в электронном виде
• Сроки введения системы в работу и уведомления сотрудников, в рабочих днях
• Порядок адаптации персонала к КЭДО, сроки и мероприятия
• Какие виды электронных подписей понадобятся и для чего их будете использовать
• Ситуации, в которых документы дублируются на бумаге или оформляются исключительно в традиционном виде
• Сколько документы будут храниться и в как будут передаваться в архив
• Как будете взаимодействовать с профсоюзом по вопросам соблюдения прав рабочих

Каждый сотрудник пишет письменное согласие на перевод работы с ним в цифровую форму. При отказе работника все кадровые документы на него продолжают оформлять в бумажном виде. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в дальнейшем. Работника можно будет в любое время подключить к уже внедренной системе.

Дожидаться согласия от всего персонала компании не обязательно. Вы можете внедрить систему и начать работать в ней с теми, кто уже дал письменное разрешение. Документы на остальных нужно будет вести в традиционной форме.

Еще раз отметим, что получать согласие от сотрудников, которые впервые устраиваются на работу в РФ с 1 января 2022 года не нужно совсем. Их следует только уведомить о том, что такая система работы принята в вашей компании.

Чтобы понять, какие подписи можно использовать для кадрового ЭДО, проанализируйте документы, с которым вы работаете. Усиленная квалифицированная УКЭП нужна для работодателя и сотрудника кадровой службы предприятия. Простая ПЭП и усиленная неквалифицированная УНЭП используются преимущественно работниками. Все случаи использования каждой из подписей регламентированы, но отдельные ситуации остаются на усмотрение работодателя.

Обязательно уточните этот момент и подробно пропишите процедуру использования каждой из ЭЦП, составьте соглашение с работниками. Здесь указывается порядок применения подписи, а также уточняется, какие меры по сохранению конфиденциальности доступов будут применять обе стороны и как это будет контролироваться. Всем должно быть понятно, что и как можно или нельзя подписывать при КЭДО, как обращаться с паролями.

Помните, что затраты на приобретение и продление подписей всегда остаются на работодателе.

Разъясните персоналу, что такое переход на КЭДО, как теперь изменятся привычные рабочие процессы и алгоритмы. Проведите общую презентацию системы, составьте памятки и инструкции, пригласите специалистов внедрения для инструктажа. Многие разработчики предлагают онлайн-вебинары или записанные видеоуроки, которые персонал можно просматривать в удобное время. Используйте все возможности.

Чем больше времени и сил вы затратите на этапе адаптации персонала, тем быстрее эти вложения окупятся эффективной работой в системе КЭДО.

Только в случае чрезвычайных обстоятельств. Сюда относят форс-мажор вроде пандемии или стихийный бедствий. Если существует явная угроза жизни и здоровью и введение кадрового электронного документооборота предпочтительно, работодатель может обязать к этому своих сотрудников.

Такой переход на КЭДО будет временным. После окончания действия чрезвычайных обстоятельств все документы, которыми за это время сотрудники обменялись в цифровом виде, нужно будет оформить в традиционной бумажной версии.

Переходить на систему кадрового электронного документооборота не обязательно. Но право на это имеют все организации РФ.

Вести кадровые документы на сотрудника в цифровом виде можно только после его письменного согласия. Работники без стажа, принятые после 1 января 2022 года, просто уведомляются о внедрении КЭДО в компании. Ввести цифровую работу с кадрами без согласия персонала можно только в случае форс-мажора.

Оформлять в электронном виде можно большую часть кадровых документов, но есть исключения. Например, приказ об увольнении и Журнал инструктажей по охране труда обязательно должны быть в бумажном виде и с настоящими подписями.

Для ведения КЭДО разработана Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России", которая полностью заработает с 1 сентября 2022 года. Вы также можете разработать свою систему или приобрести готовую, интегрированную с Госуслугами РФ.

Единые требования РФ к "цифровым бумагам" появятся в марте 2023 года.

Чтобы внедрить систему в организации, нужно назначить ответственного, разработать Положение, приобрести ЭЦП. Все финансовые затраты ложатся на работодателя.