Тарифы
Возможности
Операционная система
Программное обеспечение для автоматизации документооборота автоматизирует процесс создания, управления и обработки форм в электронном виде. Он выполняет разные бизнес-функции в разных секторах. Например, медицинские компании используют этот тип программного обеспечения для сбора информации о пациенте / посетителе, кадровые организации используют его для сбора отзывов сотрудников и других входных данных, розничные продавцы используют его для создания счетов, а группы службы поддержки используют его для создания заявок в систему поддержки.
Автоматизация документооборота является одним из ключевых инструментов, используемых предприятиями для сбора, хранения и организации данных в формате, который можно интерпретировать, анализировать и использовать для различных операций. Ниже приведены некоторые преимущества использования инструментов для автоматизации документооборота:
Простой обмен файлами: ПО для автоматизации документооборота оцифровывает весь процесс сбора данных, позволяя предприятиям обмениваться формами в электронном виде сразу с несколькими пользователями. Это приводит к значительной экономии средств, поскольку расходы на печать, почтовые расходы и физическое хранение в значительной степени сокращаются.
Ввод данных на основе правил: предприятия могут устанавливать расширенные правила для полей документов, например, поле «имя» не может быть пустым, или возраст должен быть числовым вводом, который должен соблюдаться для успешной отправки формы. Ввод данных на основе правил также позволяет компаниям создавать интуитивно понятные формы, которые могут инициировать различные действия на основе ответов респондентов, и создает набор данных, который является более целесообразным.
Более быстрая обработка: данные, полученные с помощью электронных форм, могут обрабатываться и извлекаться быстрее, чем записанные вручную на бумаге. Ускоренная обработка данных повышает эффективность рабочих групп и ускоряет процесс анализа данных.
Создание и дизайн документов: создание электронных форм с использованием редактора форм и настраиваемых шаблонов.
Хранение файлов: храните документы в централизованном хранилище с возможностью поиска.
Автоматизация процессов / рабочих процессов: определите шаги для автоматизации отправки документов, от обмена ссылками до сбора данных.
Элементы управления доступом / разрешениями: установите правила и разрешения, чтобы назначать, редактировать и утверждать права доступа дл разных пользователей.
Типы размещения: ПО для автоматизации документооборота может быть размещено в облаке или локально, в зависимости от типа собираемых данных. Облачный вариант требует небольших предварительных инвестиций и обеспечивает простоту масштабирования, но ваши бизнес-данные размещаются на стороннем сервере. Это может стать причиной для беспокойства, если вы используете формы для сбора конфиденциальной информации, такой как медицинские данные и данные учетной записи. В таких случаях предпочтительным может быть локальное размещение, поскольку ваши данные хранятся на внутренних серверах.
Уровень автоматизации в сравнении с количеством форм: некоторые инструменты для автоматизации документооборота позволяют пользователям создавать и совместно использовать неограниченное количество форм каждый месяц, но предлагают ограниченные настраиваемые поля и автоматизацию, в то время как другие имеют ограничение по количеству форм, но предоставляют больше возможностей для настройки и автоматизации. Таким образом, важно оценить ваши требования с точки зрения количества форм и уровня автоматизации. Поделитесь этими требованиями с потенциальными поставщиками, а затем выберите решение, которое может удовлетворить все ваши потребности по наиболее разумной цене.
Богатые графикой формы для улучшения пользовательского опыта: современные инструменты для автоматизации документооборота представляют богатые графические элементы, такие как интерактивный контент, анимация и визуальные диаграммы. Эти элементы помогают компаниям разрабатывать графические формы вместо текстовых форм, чтобы повысить удобство работы пользователей и снизить вероятность отказа.
Формы становятся мобильными: многие предприятия и поставщики начинают предлагать мобильные приложения со своим программным обеспечением для автоматизации документооборота. Они также начали предлагать возможности для создания мобильных форм и обмениваться ими на смартфонах с помощью текстовых сообщений и приложений.
