Программы для организации онлайн-мероприятий: какие есть платформы для проведения вебинаров, конференций, мастер-классов

В этой статье мы расскажем вам об организации успешного виртуального мероприятия. А также о том, чем программное обеспечение для проведения вебинаров и конференций сможет вам в этом помочь.

Планирование и проведение онлайн мероприятий - это достаточно сложная и требующая усилий задача. Когда дело до этого доходит, возникает стрессовая ситуация: вы можете не знать, какие инструменты использовать или как сделать вашу встречу интересным для участников. 

Мы постараемся разобрать все, что вам нужно знать об организации онлайн мероприятия, в том числе: 

• Преимущества онлайн-мероприятий.
• Форматы (вебинар, видеоконференция, прямая трансляция).
• Длительность конференции.
• Варианты программных обеспечений для онлайн мероприятий (вебинар, видеоконференция, прямая трансляция).
• Взаимодействие с пользователями.
• Настройка.

Одним из преимуществ проведения мероприятий в онлайн режиме является то, что вам не нужно арендовать физическое пространство, а это значит, что вы также экономите деньги. В том числе вам не нужно устанавливать столы, стулья и громоздкое презентационное оборудование, что сэкономит еще больше денег и времени.

Вы также можете воспользоваться преимуществами дополнительных данных и отслеживания аудитории с вашей платформы. Благодаря лучшей аналитике вовлеченности посетителей - как долго гости настраивались перед тем, как уйти? Какая сессия была самой популярной? - вы можете лучше спланировать свою следующую конференцию.

Еще одно преимущество заключается в том, что у вас есть возможность расширить свой охват до новых мест и поделиться с более широкой аудиторией. Например, ваша расширенная аудитория может включать людей, которые не могли присутствовать синхронно (синхронное мероприятие требует, чтобы люди одновременно находились в сети и взаимодействовали в режиме реального времени), но хотели бы смотреть ваш контент асинхронно (люди могут участвовать в одном и том же в удобное для них время, например, в разных часовых поясах).

Как и события в реальном мире, онлайн события имеют широкий диапазон форматов, продолжительности и цели. Ниже приведены некоторые из основных форматов виртуальных событий.

Это мероприятие, на котором в течение нескольких дней может выступить несколько спикеров. График обычно включает в себя более длинные программные выступления один или два раза в день и более короткие почасовые сессии в течение дня. Такие сеансы хорошо сочетаются с функциональностью веб-семинаров платформы для проведения онлайн мероприятий.

Во время пандемии многие переносят свои мероприятия в онлайн, где проводят прямые трансляции выступлений, музыкальных шоу и прочих масштабных событий. Это может варьироваться от книжных фестивалей, до фестивалей искусства и культуры, в том числе и музыкальных фестивалей.

Это такое онлайн выступление, которое варьируется от авторских чтений в местных книжных магазинах до встреч по профессиональному развитию. Зачастую это делается с использованием функций потоковой передачи в реальном времени или видеоконференцсвязи программного обеспечения для организации виртуальных мероприятий.

Возможно вам интересно, как долго должно длиться онлайн мероприятие. Опять же, это будет зависеть от того, в каком формате вы его проводите. Можно использовать реальные события в качестве основы, но имейте в виду, что в онлайн среде может быть еще труднее удержать внимание участников. По этой причине лучше всего максимально сократить длительность.

Чтобы дать вам некоторое представление, более важное онлайн-мероприятие, такое как онлайн трансляция или видеоконференция, может длиться от одного до четырех дней, в зависимости от количества выступающих и участников, с официальным программированием на весь рабочий день. Одноразовая виртуальная конференция по профессиональному развитию может длиться от 45 минут до часа. Вы также можете оставить 15 минут в конце или начале запланированного времени, чтобы гости могли «пообщаться» через чат или видеоконференцию.

Конкретное решение, которое вам потребуется, будет зависеть от формата онлайн мероприятия, которое вы проводите. Например, в зависимости от логистики вам могут потребоваться функции веб-семинара, интеграция чата или сеанса обсуждения, виртуальное лобби или пространство для проведения или для возможности потоковой передачи в реальном времени.

Важно сначала составить план проведения, а затем найти подходящее для него решение с нужными функциями для выполнения работы. Разберем несколько вариантов программного обеспечения.

Программное обеспечение от крупнейшего производителя, СБИС славятся своими решениями любых задач. Огромным преимуществом является то, что оно имеет мобильное приложение. Вот список основных возможностей:

• Возможность записи трансляций;
• Демонстрация экрана;
• Доступ с мобильных устройств;
• Обмен файлами;
• Онлайн чат;
• Прямые трансляции;
• Возможность группового собеседования.

Имеет пробный бесплатный период. Стоимость начинается от 12 000 р. в год. Максимальное количество слушателей 500 человек.

Это российская платформа, которая работает на основе WebRTC. Не имеет мобильного приложения, но хорошо работает на любом смартфоне в любом браузере. Содержит в себе следующие функции:

• Возможность демонстрации экрана;
• Отчетность/аналитика;
• Возможность проведения тестов и опросов;
• Отправка извещений и уведомлений;
• Встроенная платформа для электронного обучения;
• Разработка курсов;
• Возможность обмена файлами;
• Имеет чат в реальном времени.

Позволяет работать одновременно до 10 спикерам и присутствовать до 10 000 участникам. Имеет бесплатную версию с ограничениями и возможность приобретения доступа на один день.

Это также российская платформа на основе WebRTC, которая даже при плохой скорости интернета предоставляет стабильную трансляцию видео и звука. Так же как и предыдущая платформа не имеет мобильного приложения и стабильно работает через браузер на смартфоне, но уже имеет несколько меньший функционал. Основными функциями являются:

• Онлайн чат;
• Возможность обмена файлами;
• Возможность заранее загрузить нужный для мероприятия контент;
• Возможность пользователям скачивать этот контент.

Тут количество участников ограничено до 250 человек. Имеет отличную бесплатную версию, ограниченную в возможности записи мероприятия и количеством участников до 25 человек.

Этот сервис является достаточно многофункциональным и обеспечивает двустороннюю связь со слушателями. Она имеет простой и понятный интерфейс и весьма гибкую тарификацию. Вот основные функции данной платформы:

• Одновременное подключение до 9 ведущих;
• Демонстрация экрана;
• Возможность проведения опросов;
• Возможность делиться файлами;
• Многофункциональный онлайн чат;
• Запись мероприятия;
• Облачное хранение данных.

Не имеет бесплатной версии и мобильного приложения, но имеет достаточно доступные тарифы, которые позволяют платить за фактически использованные функции.

Это российская система для проведения вебинаров, рабочих совещаний и для проведения других онлайн мероприятий. Имеет возможность одновременного подключения до 9 спикеров. Основной функционал этой системы:

• Отчетность/аналитика;
• Онлайн чат;
• Возможность вопросов и ответов;
• Демонстрация экрана.

Имеет мобильное приложение, что является достаточно хорошим преимуществом несмотря на ограниченный функционал.

Также идеально подойдет для видеоконференций. Программа обеспечивает отличное качество звука, видео, никаких временных ограничений, российский производитель. 

С помощью Gurucan легко организовать онлайн курсы, различные марафоны на любые темы с большим количеством участников, есть возможность проводить персональные консультации и мастер- классы. Это система нацелена на обучение и  позволяет запускать обучающие онлайн-мероприятия, а также проводить живые сессии и вебинары.

Skype - классический вариант для проведения видеоконференций, довольно хорошее качество звука, видео, связи.

Популярное облачное, многофункциональное решение для организации видеосвязи и онлайн-конференций с готовым набором инструментов для трансляции на большую аудиторию слушателей и с функцией демонстрации рабочего экрана.

Система для коммуникаций и организации видеоконференции для команд любого размера, которым необходимо проводить встречи, вести обсуждения и дискуссии.

Чтобы ваше онлайн мероприятие выделялось из толпы, нужно проявить творческий подход. Вот несколько идей, которые помогут вашему творческому мышлению работать:

• Отправьте забавный анимированный гиф в качестве приглашения.
• Предложите подписчикам электронной почты скидку на посещение трансляции.
• Создавайте индивидуальные футболки, сумки или плакаты.
• Пожертвуйте процент от продажи билетов некоммерческой организации, связанной с вашей тематикой.

Ваши гости хотят общаться и учиться чему то новому, а еще больше они хотят хорошо провести время. Не смотря на то, что все происходит в онлайн формате, вы все равно можете делать трансляции увлекательными, используя специальную площадку.

Проведите успешную видеотрансляцию, чтобы гости хотели возвращаться к вам снова и снова. Несмотря на то, что пробовать что-то новое может быть пугающим, ваше следующее мероприятие в онлайн режиме может иметь еще больший такой же успех.

Имейте в виду, что такой тип онлайн опыта может быть новым и для ваших гостей, поэтому у вас есть возможность выделиться среди своих конкурентов, сохраняя актуальность и пробуя творческие способы удержать внимание ваших гостей.

После того, как вы определитесь с форматом, настанет время перейти к его настройке. Мы собрали несколько полезных пунктов, которые вам в этом помогут:

1. Обзаведитесь первоочередным оборудованием. В первую очередь вам потребуется мощный ПК, который справится с непрерывной работой программного обеспечения на случай прямой трансляции. Далее необходимо настроить надежное подключение к интернету с помощью Wi-Fi сети или кабеля. А также заранее подумайте о приобретении веб-камеры или камера, микрофона и гарнитуры.
2. Определитесь с выбором подходящего для вас программного обеспечения. Есть множество вариантов решений, которые закрывают различные потребности. Хорошо подумайте над тем, что остановили свой выбор на наиболее подходящим программным обеспечением. Вот варианты, которые мы предлагаем вам рассмотреть: для вебинаров - Mirapolis LMS, GetCourse, Etutorium; для видеоконференций - СБИС: Видеокоммуникации, Pruffme, VideoMost; для прямых трансляций - YouTube Live, Facebook Live, Instagram Live.
3. Организуйте тестовое мероприятие. Не всегда все получается с первого раза. Проведите хотя бы одно тестовое, чтобы убедиться, что все ваше оборудование и программы работают исправно. Попросите членов команды, коллег или друзей присоединиться, чтобы убедиться, что они могут это сделать без проблем, и что все налажено правильно.
4. Как следует прорекламируйте свое мероприятие. Сообщите людям о том, что вы проводите вебинар, конференцию или видео-встречу. Отправьте им ссылку на приобретение доступа к нему. Воспользуйтесь двумя вариантами: - Разместите рекламу в социальных сетях. Используйте социальные сети для привлечения новых гостей. Создавайте красивые посты в социальных сетях, чтобы люди знали, что вы предлагаете; - Отправьте новостную рассылку. Используйте email-маркетинг, чтобы привлечь предыдущих посетителей. Напишите броские темы, чтобы получатели открыли письмо.
5. Поддерживайте связь с приглашенными пользователями. После регистрации, отправляйте людям подтверждение по электронной почте с ссылкой. Сообщите им заранее, какое программное обеспечение им потребуется для доступа к вашей видеоконференции, и пошаговые инструкции о том, как принять в нем участие. Предоставьте несколько советов по устранению неполадок и правила сообщества, чтобы каждый мог принять участие и почувствовать себя желанным гостем.

После окончания мероприятия еще немного потрудитесь. Разместите видео на вашем сайте в качестве ресурса для сообщества и будущих посетителей.