Программы для создания блок-схем бизнес-процессов

Нарисовать схему процесса можно в любом редакторе диаграмм. Разница становится заметной, когда схем много. Универсальный редактор хранит каждую схему отдельным файлом или доской: если отдел продаж участвует в двадцати процессах и его переименовали, правку придется вносить в каждую схему вручную. Система описания процессов держит роли, подразделения, документы и информационные системы в общих справочниках, связывает процессы в иерархию от карты верхнего уровня до отдельных шагов и собирает из модели готовые регламенты.

В этот раздел вошли программы, у которых разработчик прямо заявляет работу со схемами бизнес-процессов: системы описания и регламентации процессов, а также редакторы и онлайн-доски с отдельными шаблонами и наборами фигур для процессных схем. Редакторы общего назначения, в которых рисуют любые блок-схемы — алгоритмы, схемы данных, планы, — собраны в соседнем разделе. Если нужна строгая нотация BPMN 2.0 с проверкой модели по стандарту, удобнее начать с раздела о BPMN-моделировании.

• Блок-схема — универсальные редакторы блок-схем и диаграмм любого назначения
• Программы для BPMN-моделирования — моделирование процессов в нотации BPMN 2.0
• Управление бизнес-процессами (BPM) — системы, которые запускают процессы в работу и контролируют их исполнение

Простое правило выбора: если схема нужна разово — для презентации или обсуждения на встрече, — хватит редактора или онлайн-доски. Если описание процессов становится постоянной работой и по схемам выпускают регламенты, удобнее система с общим хранилищем моделей.

Нотация — набор условных обозначений и правил, по которым читается схема. Когда вся компания рисует в одной нотации, схемы разных авторов понятны без пояснений. Для процессов обычно применяют несколько нотаций и сочетают их по уровням детализации.

• Цепочка добавленной стоимости (VAD) — верхний уровень: крупные процессы компании и порядок, в котором они создают результат для клиента
• EPC, событийная цепочка процессов — шаги чередуются с событиями, к каждому шагу привязаны исполнители, документы и системы; широко применяется в проектах по регламентации
• BPMN 2.0 — международный стандарт с пулами, дорожками, событиями и шлюзами; подходит и для описания, и для последующей автоматизации
• Схема с дорожками (swimlane), или кросс-функциональная блок-схема, — шаги разложены по полосам исполнителей; самая понятная форма для сотрудников без подготовки
• IDEF0 — функциональная модель: что делается, что поступает на вход и выходит, чем управляется работа; используется реже, ее поддержку стоит уточнять у разработчика

Типичная модель устроена так: наверху карта процессов в виде цепочки добавленной стоимости, ниже каждый процесс расписан в EPC или BPMN, а для инструкций сотрудникам делают упрощенную схему с дорожками. Не каждая программа поддерживает все нотации, поэтому нужный набор лучше определить до выбора. Ниже — продукты каталога, у которых поддержка нотации подтверждена на сайте разработчика.

• EPC: Business Studio, SILA Union, АСПРА Старт, ARIS, BP Simulator, Графолайт
• Цепочки добавленной стоимости: Business Studio, SILA Union, АСПРА Старт, ARIS
• Схемы с дорожками: Bizagi, Microsoft Visio, Lucidchart, Creately, Miro, Графолайт

Нотацию BPMN 2.0 поддерживает большинство программ раздела. Подробнее о ней и о специализированных BPMN-редакторах — в разделе о BPMN-моделировании.

Программы этого раздела удобно делить на группы по тому, что происходит со схемой после того, как ее нарисовали. В одних схема становится частью общей модели компании, в других остается отдельным рисунком, который обсуждают и пересылают коллегам.

• Системы описания процессов — модель компании из связанных схем, у многих есть общее хранилище, справочники ролей и документов, выпуск регламентов: Business Studio, SILA Union, ARIS, АСПРА Старт, Bizagi, Nintex Promapp (сейчас Nintex Process Manager)
• Онлайн-редакторы и доски с шаблонами процессов — быстрый старт и совместная работа в браузере: Lucidchart, Creately, Miro, Unidraw, Visual Paradigm
• Настольные редакторы схем с наборами фигур для процессов: Microsoft Visio, Графолайт
• Моделирование с имитацией — расчет времени, очередей и загрузки исполнителей по схеме процесса: BP Simulator

Системы описания процессов выбирают компании, которые выстраивают процессное управление: ведут реестр процессов, назначают владельцев, выпускают регламенты и поддерживают их в актуальном виде. Онлайн-доски и редакторы подходят командам, которым нужно быстро нарисовать и обсудить процесс, — например, перед изменением или внедрением новой системы. Часто компании начинают с редактора, а к системе с репозиторием переходят, когда схем становится больше нескольких десятков.

Перед выбором стоит ответить на несколько вопросов: кто будет рисовать схемы, кто их читать, сколько процессов предстоит описать и что должно получиться на выходе — набор картинок, база знаний или комплект регламентов.

• Нотации — поддерживает ли программа нотации, принятые в компании или требуемые заказчиком
• Масштаб — сколько процессов и авторов, нужна ли иерархия процессов и общие справочники
• Совместная работа — правка одной схемы несколькими людьми, комментарии, согласование
• Документы на выходе — формирует ли программа регламенты и описания процессов по модели
• Перенос старых схем — умеет ли программа импортировать файлы Visio или другие форматы
• Размещение данных — облако разработчика или собственный сервер; для части заказчиков важна запись в реестре российского ПО
• Стоимость владения — подписка за пользователя или лицензия, цена обучения и поддержки

Надежный способ проверки — взять один реальный процесс средней сложности и нарисовать его в двух-трех программах из короткого списка. За один-два дня станет понятно, где схему проще читать, где удобнее вносить правки и насколько пригоден для работы документ, который программа выпускает по модели.

• Генерация регламентов и описаний по модели: Business Studio, SILA Union, Bizagi
• Импорт схем из Visio: SILA Union, Bizagi, Miro
• Совместное редактирование схем: Microsoft Visio, Lucidchart, Creately, Miro, Unidraw, Visual Paradigm

Российские системы описания процессов во многом ориентированы на отечественную практику регламентации: связку карты процессов, детальных схем, положений о подразделениях и должностных инструкций. Для компаний с требованиями к импортозамещению важны и другие вещи: работа на собственном сервере, поддержка отечественных операционных систем, запись в реестре российского ПО.

• Business Studio — система бизнес-моделирования: нотации EPC, BPMN 2.0 и цепочки добавленной стоимости, регламенты и положения формируются из модели
• SILA Union — платформа моделирования процессов и корпоративной архитектуры, генерация документов по шаблону, импорт из Visio
• STORMBPMN — онлайн-редактор процессов в BPMN 2.0 с каталогом процессов и выпуском регламентов
• АСПРА Старт — облачный сервис: оргструктура, дерево функций, цепочки добавленной стоимости и событийные цепочки процессов
• Графолайт — настольный редактор схем с наборами фигур для EPC, BPMN и схем с дорожками
• Unidraw — онлайн-доска с шаблоном для BPMN и картами процессов

Запись в реестре российского ПО разработчики указывают на своих сайтах; если она нужна для закупки, номер записи лучше проверить на сайте реестра.

Полностью бесплатных систем для регламентации процессов немного. Бесплатно чаще всего дают ограниченный тариф онлайн-сервиса или пробный период, которого хватает, чтобы нарисовать несколько процессов и оценить программу на своих задачах. Ограничения бесплатных тарифов обычно касаются числа схем, участников и форматов выгрузки.

• Бесплатная версия или тариф: Bizagi (бесплатный Bizagi Modeler), Creately, Miro, BP Simulator
• Можно начать бесплатно и перейти на платный тариф: Unidraw, Visual Paradigm
• Пробный период: Business Studio — 30 дней, АСПРА Старт — месяц, Microsoft Visio — 30 дней, Lucidchart — 7 дней, Nintex Promapp
• Бесплатная проба по заявке или загрузке: SILA Union, Графолайт

В карточках продуктов функцией «Бесплатная версия или пробный период» отмечены программы, у которых такой доступ подтвержден на сайте разработчика. Условия бесплатных тарифов меняются, поэтому перед стартом их стоит сверить на сайте.

Описание процессов дает результат, когда схемы используют в работе. Поэтому начинать лучше с небольшого набора процессов, которые сильнее всего влияют на клиента или вызывают больше всего вопросов, и договориться о правилах рисования до того, как схемы начнут появляться.

• Составить карту процессов верхнего уровня и выбрать три-пять процессов для первого этапа
• Принять соглашение о моделировании: нотации, уровни детализации, правила названий шагов и ролей
• Провести интервью с владельцами процессов и исполнителями, нарисовать процесс как есть
• Проверить схему с участниками процесса и исправить расхождения с реальной работой
• Выпустить регламент или инструкцию и назначить ответственного за актуальность схемы
• Пересматривать схемы при изменениях в оргструктуре, системах и требованиях

Расходы складываются из нескольких частей. Онлайн-сервисы обычно берут подписку за пользователя в месяц или год, настольные редакторы продают лицензии на рабочее место, а корпоративные системы описания процессов считают по числу пользователей и модулей, отдельно оценивая установку на сервер компании. Помимо лицензий в бюджет стоит заложить обучение аналитиков и время владельцев процессов на интервью и согласование. Ссылки на тарифы есть в карточках продуктов.