Конструкторы бизнес-процессов

Границы между этими классами размыты, и один продукт нередко попадает сразу в несколько разделов каталога. Различие проще проводить по двум вопросам: кто работает с инструментом и что получается на выходе.

BPM-система — комплекс для процессного управления всей организацией: описание, исполнение, мониторинг и улучшение процессов. Визуальный дизайнер в ней обычно есть, но внедрение идет проектом с аналитиками и разработчиками, и конструктор становится лишь одной из частей системы. Платформа с минимумом кода шире по назначению: на ней строят прикладные системы с собственными справочниками, интерфейсами и расчетами, а маршруты процессов — только один из ее инструментов. Редакторы схем в нотации BPMN нужны для описания и анализа: они рисуют процесс, помогают выпустить регламент и найти узкие места, но сами задачи сотрудникам не ставят.

В этот раздел вошли продукты, у которых визуальный редактор процессов — заметная часть возможностей: сервисы для настройки маршрутов силами бизнеса, корпоративные платформы с дизайнером процессов и редакторы схем, которые разработчик сам называет конструктором. Соседние классы собраны в отдельных разделах каталога.

• Полный цикл процессного управления, моделирование и мониторинг: системы управления бизнес-процессами (BPM)
• Разработка прикладных систем с минимумом кода: Low-Code платформы
• Описание процессов по стандарту BPMN, регламенты и анализ: программы для BPMN-моделирования
• Простые схемы без строгой нотации: программы для создания блок-схем бизнес-процессов
• Повторяющиеся задачи команды и чек-листы: системы управления рабочим процессом

Удобное правило выбора: если нужна схема для обсуждения и регламента, хватит редактора схем. Если схема должна сама ставить задачи и собирать данные, нужен конструктор с исполнением. Если вместе с маршрутами требуется построить справочники, отчеты и рабочие места для целого подразделения, стоит смотреть платформы для разработки приложений.

Набор блоков у разных продуктов похож, отличается глубина настройки. При первом знакомстве с конструктором полезно проверить каждую из этих частей на своем примере.

• Визуальный редактор маршрута: этапы перетаскивают на холст и соединяют стрелками либо выстраивают списком шагов
• Конструктор форм: поля заявки, обязательные реквизиты, справочники, вложения, видимость полей на разных этапах
• Задачи и согласования: последовательное и параллельное согласование, замещение, возврат на доработку
• Условия и ветвления: маршрут меняется в зависимости от суммы, подразделения, типа заявки или решения согласующего
• Сроки и эскалации: длительность этапа, напоминание исполнителю, сообщение руководителю при просрочке
• Уведомления: письма, сообщения в мессенджерах, пуш-уведомления в мобильном приложении
• Интеграции: программный интерфейс (API), вебхуки, готовые коннекторы к учетной системе, почте и электронной подписи
• Отчеты: сколько заявок в работе, сколько длится каждый этап, на ком чаще всего застревают задачи

Шаблоны ускоряют старт. Многие сервисы предлагают готовые сценарии для типовых случаев, например согласования счета или заявки на отпуск. Шаблон все равно придется подогнать под свою оргструктуру и правила, но разбираться в редакторе с готовым примером заметно проще.

Отдельный вопрос — нотация. Часть конструкторов поддерживает международный стандарт BPMN 2.0, и схему, нарисованную аналитиком, можно запустить с минимальными правками. Другие предлагают собственный упрощенный редактор: новичку он понятнее, зато перенести такие схемы в другую систему сложнее.

По назначению и масштабу продукты каталога можно разделить на несколько групп. Деление условное: многие сервисы развиваются и со временем переходят из одной группы в другую.

• Сервисы для командной работы и заявок с настройкой маршрутов без программиста: Pyrus, Neaktor, Zoho Creator
• Корпоративные платформы с визуальным дизайнером маршрутов: ELMA365 BPM, Comindware, Первая Форма, SimpleOne Low-code platform, Naumen BPM, Studio Creatio Enterprise, Bizagi
• Платформы для отраслевых и ведомственных решений: AMBER BPM, LogicBPM, Платформа NBT, Nocode.ru, Visary BPM
• Конструктор внутри корпоративного портала и CRM: Битрикс24
• Конструктор процессов для учетных систем на 1С: 1BPM
• Редактор схем, который разработчик называет конструктором: STORMBPMN

Сервисы первой группы можно запустить за день: регистрация, готовый шаблон, правка полей под себя. Платформы второй и третьей групп рассчитаны на десятки сценариев, сложные роли и интеграции, их обычно внедряют вместе с партнером вендора или собственной командой аналитиков. Конструктор в составе портала удобен, если сотрудники уже ведут в нем задачи и клиентов. Решения для 1С выбирают, когда заявки и документы и так живут в учетной системе.

Начните с двух-трех реальных задач, которые сильнее всего мешают работе, и опишите их на бумаге: кто начинает, кто согласует, какие данные нужны, где бывают исключения. С таким описанием удобно идти на демонстрацию или в пробный период и сравнивать продукты на одной и той же задаче.

• Сможет ли ваш сотрудник без программиста собрать процесс с ветвлением и параллельным согласованием за один-два дня
• Можно ли поправить маршрут так, чтобы не сломались заявки, которые уже в работе
• Хватает ли типов полей в формах и можно ли скрывать поля на отдельных этапах
• Как устроены права: кто видит заявку, кто может ее изменить, как работает замещение на время отпуска
• Есть ли мобильное приложение, в котором руководитель согласует заявку с телефона
• Как система связывается с учетной программой, почтой, электронной подписью и мессенджерами: готовым коннектором, через API или только доработкой
• Какие отчеты по срокам и загрузке доступны без дополнительной настройки
• Где хранятся данные: в облаке разработчика, в российском дата-центре или на ваших серверах

Отдельно уточните модель лицензирования. Одни продукты считают стоимость по числу пользователей, другие — по числу процессов, записей или серверов, а для коробочной версии техническая поддержка и обновления нередко оформляются отдельным договором. Прикиньте стоимость при росте числа участников: в согласованиях со временем оказывается задействована почти вся компания, и платить приходится за каждого, кто нажимает кнопку «Согласовать».

Для государственных заказчиков и многих коммерческих компаний важно, чтобы продукт был включен в реестр российского программного обеспечения и мог работать в закрытом контуре на отечественных операционных системах и базах данных. Ниже — продукты каталога, для которых российское происхождение или запись в реестре указаны на сайте разработчика.

• Платформы для среднего и крупного бизнеса и госсектора: ELMA365 BPM, Comindware, Первая Форма, SimpleOne Low-code platform, Naumen BPM, AMBER BPM, Visary BPM, LogicBPM, Платформа NBT
• Сервисы для отделов и небольших компаний: Pyrus, Neaktor, Битрикс24, Nocode.ru

Запись в реестре подтверждает происхождение программы, однако совместимость с вашей инфраструктурой нужно проверять отдельно. Если планируется установка на свои серверы, запросите у разработчика список поддерживаемых операционных систем и СУБД, требования к оборудованию и сведения о сертификатах безопасности, если они нужны вашей организации.

Полностью бесплатный конструктор с исполнением процессов для всей компании встречается редко. Чаще разработчики дают бесплатный тариф с ограничениями по числу пользователей или функций, пробный период либо бесплатную версию редактора схем без запуска процессов. Пробного периода обычно хватает, чтобы собрать один настоящий маршрут и проверить его на нескольких коллегах.

• Бесплатный тариф или бесплатная версия: Битрикс24, Zoho Creator, Bizagi
• Пробный период или бесплатный старт: ELMA365 BPM, Comindware, Pyrus, Neaktor, Studio Creatio Enterprise, Платформа NBT

Учитывайте ограничения бесплатных вариантов. У некоторых продуктов новые возможности конструктора открыты только на платных тарифах, а бесплатный редактор схем позволяет нарисовать процесс, но не запустить его. До старта проверьте, можно ли выгрузить данные и схемы, если позже придется перейти на платный тариф или на другой продукт.

Для старта лучше взять простую и частую задачу: согласование счета, заявка в ИТ-отдел или заказ пропуска для гостя. Сотрудники быстро привыкнут к новой системе, а вы увидите, как она ведет себя при реальном потоке заявок, и поймете, сколько времени занимает настройка.

• Опишите, как работа идет сейчас, и договоритесь о правилах с участниками
• Соберите форму и маршрут, задайте сроки этапов и ответственных
• Проверьте маршрут на небольшой группе и исправьте ошибки
• Подключите уведомления, мобильное приложение и нужные интеграции
• Через месяц посмотрите отчеты по срокам и упростите маршрут там, где заявки задерживаются

Сроки и бюджет внедрения сильно зависят от масштаба. Облачный сервис для одного отдела можно настроить своими силами, а проект на корпоративной платформе с интеграциями обычно ведет партнер разработчика или внутренняя команда. Часть вендоров публикует тарифы на сайте, другие называют цену после демонстрации, поэтому сравнивайте предложения на одинаковом наборе сценариев и пользователей.