Организаторы мероприятий используют программное обеспечение системы управления мероприятиями, чтобы упростить и организовать логистику планирования встреч и мероприятий. Системы управления мероприятиями предоставляет планировщикам цифровое пространство для сотрудничества друг с другом, с клиентами, а также с участниками и поставщиками. Прикладные инструменты управляют координацией, регистрацией посетителей, маркетингом, созданием значков, созданием календаря и управлением пространством места проведения.
Эти приложения также предлагают множество функций самообслуживания для участников мероприятия, таких как онлайн-регистрация, доставка контента и оплата сборов.
Эффективность планирования: планирование мероприятий связано со сложной логистикой, и любой недосмотр в какой-либо одной области может привести к срыву мероприятия. Программное обеспечение и системы управления мероприятиями хранит все детали в одном месте. Это облегчает организацию мероприятий и позволяет планировщикам сосредоточиться на выполнении ожиданий, а не на жонглировании деталями.
Управление экспонентами и поставщиками: экспоненты платят много за пространство на стенде и специальный доступ, а поставщики предоставляют товары и услуги, необходимые для успешного проведения мероприятий. Эта логистика имеет решающее значение, и лучшие системы управления мероприятиями имеют специальные инструменты, чтобы помочь.
Управление блоком номеров и путешествиями: когда планировщики мероприятий инвестируют в специальные приложения системы управления мероприятиями, блок номеров и детали путешествий становятся более управляемыми. Ищите тарифы отелей, создавайте безбумажные контракты и записывайте VIP-маршруты прямо в приложении. Добавление этих возможностей может расширить бизнес по планированию мероприятий, включив блокировку помещений и управление командировками в качестве центров прибыли.
Управление посетителями: собирайте и храните информацию о людях, посещающих мероприятия, включая контактную информацию, предпочтения в еде, регистрацию на сессиях, статус VIP и планы прибытия.
Управление клиентами: сотрудничайте с организаторами событий и объединяйте их контактную информацию и предпочтения в одной системе.
Управление экспонентами: управление пространством столов и стендов, уровнями спонсорства, бронированием номеров и другими показателями.
Управление поставщиками: поддерживайте ваши отношения с AV-специалистами, ИТ-специалистами, поставщиками услуг, вспомогательными службами и другими поставщиками. Эти базы данных хранят контактную информацию, историю разговоров, данные бюджета, детали контракта и т. д.
Планирование событий: планируйте и отслеживайте резервирование мест в календарях управления событиями.
Управление собраниями: планируйте встречи один на один, собрания, секционные заседания, совещания по планированию и аналогичные сетевые возможности во время мероприятия.
Отчеты и аналитика: отслеживание показателей для различных целей, включая расходы на мероприятия и доходы для учета, а также вовлечение пользователей в онлайн для аналитики в социальных сетях.
Продажа билетов: организация, маркетинг, продажа, распространение и обработка входных билетов на мероприятия и специальных пакетов доступа.
Маркетинг по электронной почте: переписывайтесь с потенциальными посетителями и клиентами по электронной почте с легким руководством для онлайн-продажи билетов.
Каталог систем управления мероприятиями позволяет выполнять фильтрацию по функциям, чтобы просматривать только те варианты, которые соответствуют потребностям вашего бизнеса, что может помочь вам сузить список программного обеспечения.
Помимо стоимости и основных функций, есть еще несколько соображений, чтобы убедиться, что выбранное вами программное обеспечение отвечает всем вашим потребностям в управлении мероприятий.
Убедитесь, что программное обеспечение предлагает маркетинговые инструменты, соответствующие вашим потребностям: стандартное системы управления мероприятиями должно включать дизайнера веб-сайтов, инструменты продвижения в социальных сетях и возможности маркетинга по электронной почте.
Рассмотрите интеграцию программного обеспечения: интеграция программного обеспечения с учетом, управлением членством и другим программным обеспечением позволяет легко обмениваться данными между различными системами. Это может ускорить рабочие процессы и предотвратить ошибки.