Система электронного документооборота (СЭД) необходима для обмена юридически значимыми электронными документами между контрагентами и внутри организации. Внедрение СЭД на предприятии позволяет создать единое пространство, где можно создавать, редактировать и хранить документы, контролировать выполнение заданий персоналом, оперативно находить нужный документ в архивах, сократить трудозатраты сотрудников при выполнении бумажной работы. СЭД решения позволят сократить затраты на канцелярские изделия, почтовые и курьерские услуги, при этом выполнять согласование и доставку документации гораздо быстрее, без рисков потери.
Внедрение СЭД в организацию - это возможность повысить защиту конфиденциальной информации и сократить угрозы потери или кражи важных сведений благодаря шифрованию и разграничению прав доступа. Система электронного документооборота берёт на себя функционал регистрации, контроля и учёта над организационными вопросами в организации. Внедрение СЭД обычно проходит в несколько этапов, например, вначале ЭДО вводят только некоторые отделы предприятия или применяют его для определённой категории документов, организуют систему специальные операторы, имеющие необходимые ресурсы для обеспечения безопасного ЭДО.