Сервисы для работы с документами

Решения для управления документами могут помочь в цифровом преобразовании вашего бизнеса, устраняя необходимость в ручном оформлении документов.

Ниже перечислены некоторые преимущества использования приложения для управления документами:

• Доступ к документам в любом месте и в любое время

• Совместная работа через общий доступ к файлам

• Защита критически важных для бизнеса документов от несанкционированного доступа, киберпреступности, программ-вымогателей и стихийных бедствий.
  

• Сокращает расходы, связанные с хранением физических документов

• Захват документов: использование технологии захвата изображений для оцифровки печатных документов. Усовершенствованные платформы предлагают оптическое считывание символов (OCR) и функции поиска.

• Хранение документов: хранение, доступ, совместное использование и редактирование документов на общей платформе.

• Полнотекстовый поиск: для поиска соответствующих файлов и документов введите ключевые слова в поле поиска.

• Управление доступом / разрешениями: управляйте разрешениями на доступ к документам для определенных людей или групп, а также управляйте тем, кто может просматривать и / или редактировать документы.

• Инструменты для совместной работы: делитесь документами с отдельными лицами или группой людей, позволяя им редактировать и добавлять комментарии.

• Архив документов: создайте централизованное хранилище для хранения конфиденциальных и архивных данных для дальнейшего использования.

• Возможности интеграции: чтобы оптимально использовать приложение для управления документами, пользователям необходимо интегрировать его с другими ключевыми бизнес-системами, такими как бухгалтерский учет, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), HR и бухгалтерские решения. Эти интеграции не только помогают вам использовать возможности хранения и обмена документами, которые предлагаются в системе управления документами, но также позволяют осуществлять поиск текста в масштабах всей компании. Например, интеграция программного обеспечения для управления документами с бухгалтерским решением помогает пользователям индексировать и хранить бухгалтерские и финансовые документы, что оказывается полезным при доступе к документам во время внутреннего или внешнего аудита.
  

• Безопасность данных: малые предприятия сталкиваются с внешними угрозами безопасности данных (такими как взлом и утечка данных), а также с внутренними угрозами безопасности данных (такими как кража сотрудников). А поскольку система управления документами является хранилищем важных деловых документов, они намного более подвержены взлому данных. Чтобы обеспечить нулевую потерю данных, вы должны убедиться, что выбранная вами система управления документами оснащена новейшими протоколами и методиками безопасности. К ним относятся 256-битный стандарт Advanced Encryption Standard (AES) и шифрование SSL / TLS (Secure Sockets Layer / Transport Layer Security).
  

• Требования по сканированию документов и обработке изображений: сканирование и обработка документов помогает пользователям сканировать бумажные документы и индексировать их с помощью набора ключевых слов. Цифровое хранилище в сочетании с точной индексацией помогает пользователям искать эти документы. Некоторые продукты также предлагают оптическое распознавание символов (OCR), которое помогает пользователям конвертировать рукописные документы в цифровой формат. Покупатели, которые работают с большим количеством физической документации, должны выбрать продукты, которые включают эту функцию.
  

• Предприятиям требуется более тесная интеграция между программным обеспечением для управления проектами и программным обеспечением для управления документами: сотрудничество охватывает различные группы в рамках одного бизнеса. Чтобы повысить операционную эффективность, предприятия переходят к программным комплексам, которые экономят время и усилия при переключении между различными инструментами. По этой причине компании стремятся интегрировать свою систему управления проектами с системой управления документами, позволяя пользователям обмениваться документами во время работы над проектом.
  

• Мобильность - это будущее управления документами: с ростом использования мобильных устройств приоритетным для малых предприятий является наличие мобильных возможностей. Мы можем ожидать, что поставщики будут предлагать все больше и больше мобильных услуг, таких как мобильные адаптивные интерфейсы, мобильные приложения и клиентские порталы.