Системы управления знаниями (KMS)

Программное обеспечение для управления знаниями позволяет организациям сохранять знания, полученные сотрудниками со временем и опытом, а также делиться ими с другими. Вот список преимуществ использования этого программного обеспечения:

• Улучшение обучения сотрудников: этот инструмент помогает компаниям документировать такие сведения, как отраслевые знания, навыки сотрудников и лучшие практики. Хранение этих данных на портале самообслуживания позволяет сотрудникам учиться у коллег и лидеров отрасли в соответствии с их удобством. Инструмент также может быстро принимать на работу новых сотрудников, поскольку в их распоряжении будут все учебные ресурсы.

• Ускоренный доступ к информации: обширная база знаний позволит сотрудникам быстро находить ответы на свои вопросы. Вы также можете поделиться базой данных с клиентами в виде портала часто задаваемых вопросов. Программное обеспечение будет гарантировать, что ответы являются последовательными, точными, а время отклика коротким.

• Более эффективное устранение неполадок с запросами: программное обеспечение позволяет отслеживать тенденции в отношении проблем и запросов клиентов и сотрудников. Эти тенденции могут помочь вам устранить проблемы, что в конечном итоге сэкономит ваше время и деньги в долгосрочной перспективе.

• Управление базой знаний: создание и хранение документов в централизованной базе данных, которая работает как организованное хранилище для поиска знаний.

• Полнотекстовый поиск: поиск конкретных ключевых слов во всех документах, а не только в ограниченных разделах.

• Контроль доступа: определение уровней доступа для разных файлов и папок. Назначьте разные разрешения пользователям в организации.

• Каталогизация: организация документов на основе похожих тегов и ключевых слов.

• Сотрудничество: работайте вместе над проектами, обмениваясь информацией с коллегами в режиме реального времени.

• Управление контентом: создание, доставка и управление информацией в различных форматах в рамках совместной среды.

• Дискуссионные доски: задавайте вопросы и делитесь идеями через онлайн-форумы или группы.

• Портал самообслуживания: доступ к базе знаний, доскам обсуждений и вспомогательным инструментам, таким как служба обмена сообщениями и система отслеживания билетов, на одной платформе.

• Текстовый редактор: позволяет пользователям редактировать текст из приложения через встроенный редактор.

• Согласование бизнес-целей: каждый поставщик предлагает различные функции для различных бизнес-задач. В то время как некоторые решения предназначены для службы поддержки клиентов, другие предназначены для совместной работы по управлению идеями и проектами. Перед покупкой приложения перечислите свои бизнес-потребности и сопоставьте их с функциями программного обеспечения. Кроме того, создайте дорожную карту для интеграции программного обеспечения в ваши процессы и информационные системы.

• Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных: это жизненно важно, поэтому проверьте, где будут храниться ваши данные, и меры безопасности для их защиты. Вы можете выбрать развертывание в облаке (где данные размещаются на сторонних серверах / серверах поставщиков) или локально (на ваших собственных серверах). Просмотрите меры для обоих вариантов и оцените, какой вариант подойдет вашему бизнесу. Также проверьте сертификаты соответствия поставщика безопасности.

• Оценка общей стоимости программного обеспечения: цена программного обеспечения может варьироваться от бесплатной до нескольких сотен долларов. Чтобы избежать переплаты за программное обеспечение или его недооценки, убедитесь, что выбранный тарифный план имеет все функции, соответствующие вашим основным потребностям. Вам могут не понадобиться некоторые из расширенных функций или полный набор, которые уменьшат стоимость программного обеспечения. Кроме того, участвуйте в бесплатных пробных версиях и демонстрациях, чтобы лучше оценить решения, которые вы выбрали.

• Расширенное использование ИИ для фильтрации информации: поставщики программного обеспечения для управления знаниями используют ИИ для автоматической пометки контента по категориям, что делает индексацию поиска более эффективной. Они также используют ИИ, чтобы автоматически рекомендовать контент, когда пользователи вводят запросы во встроенную панель поиска, чат или электронную почту. Это помогает им находить актуальную информацию в нужное время.
  

• Совместимость с мобильными устройствами: Шестьдесят процентов сотрудников используют мобильные приложения для выполнения задач, связанных с работой, а 71 % тратят более двух часов в неделю на доступ к информации компании на мобильных телефонах. Исходя из этой тенденции, поставщики программного обеспечения для управления знаниями предлагают мобильные приложения для устройств Android и iOS, чтобы обеспечить пользователям доступ к информации на смартфонах без необходимости идти на компромисс с опытом.